Inviare un contratto in firma

In Accordyx la firma non è un pulsante a sé: parte sempre dall'azione «Invia alla controparte», che condivide il contratto nel portale e, se scegli il percorso «Revisione e firma», crea insieme la busta di firma.

Avviare l'invio

1. Nella scheda del contratto, in «Stato & Trattativa», clicca «Invia alla controparte» (descritto come «Portale + firma in un'unica azione»). A seconda dello stato del contratto il pulsante può chiamarsi «Invia in firma»: apre la stessa procedura. Se arrivi dalla Dashboard o dalla campanella con l'azione «Avvia firma», atterri sulla scheda Documento con la fascia «Rivedi il documento qui sotto, poi procedi alla firma» e il pulsante «Procedi alla firma», che apre la stessa procedura.
2. In «Percorso» scegli «Solo revisione» (la controparte legge, chiede modifiche e accetta la versione; la firma parte dopo) oppure «Revisione e firma» (la firma parte subito). Il passo compare solo se il piano include il portale controparte. Vedi Solo revisione o revisione e firma.
3. In «Destinatario» inserisci email e nome del referente della controparte: il nome è obbligatorio e non può essere un segnaposto — se la controparte è stata creata in automatico senza nome, il campo resta vuoto finché non scrivi tu il nome reale.
4. Con «Solo revisione» passi subito al «Riepilogo dell'invio» e confermi con «Invia per revisione». Con «Revisione e firma» prosegui con i passi della firma:
   • in «Modalità firma» scegli tra firma su schermo e certificata; con la certificata indichi anche il «Tipo firma»;
   • controlla i «Firmatari» e, in «Posiziona firme», i riquadri di firma di ciascuno (anche con la firma certificata);
   • in «Tempi» (titolo «Ordine di firma e scadenza») scegli l'ordine, «Sequenziale» o «Parallelo», e la scadenza della busta (da 1 a 90 giorni, proposta a 14; è consigliato non scendere sotto i 7);
   • in «Riepilogo» verifichi tutto — compreso l'ordine in cui i firmatari firmeranno davvero — e confermi con «Invia alla controparte».
5. Nella schermata finale trovi «Inviato a …», il «Link al portale» da copiare con «Copia link» e, con «Revisione e firma», «Busta firma creata» con il link di firma di ogni firmatario.

Firmatari, ruoli, ordine e scadenza sono spiegati in dettaglio in Firmatari, ruoli, ordine di firma e scadenza.

Come ricevono il link i firmatari

• Firma su schermo — ogni firmatario riceve via email il suo link personale di firma (se l'invio delle email è configurato); la controparte può firmare anche dal portale.
• Firma certificata — ogni firmatario riceve l'email con il link di firma quando è il suo turno; il referente della controparte può firmare anche dal portale con «Firma ora». Dalla schermata finale puoi comunque copiare i link con «Copia link» e, dal dettaglio della busta, rimandare l'email con «Reinvia notifica». Vedi Seguire e gestire le buste di firma.

L'ordine di firma

Nel passo «Tempi» scegli tra «Sequenziale» e «Parallelo». Con l'ordine sequenziale vale una regola fissa, uguale per tutti: firma prima la controparte, poi i firmatari della tua azienda; a parità, conta l'ordine in cui li hai aggiunti. Nello step Firmatari ogni riga mostra la sua posizione («1ª a firmare», «2ª a firmare»…), e aggiungendo una seconda controparte con + Aggiungi firmatario il tuo firmatario interno scala di posizione di conseguenza. Con l'ordine parallelo tutti ricevono il documento insieme e firmano in qualsiasi ordine.

La firma della tua azienda

Se non hai salvato una configurazione delle firme, l'invio aggiunge già te come firmatario interno, che con l'ordine sequenziale firma dopo la controparte. Puoi modificarlo o rimuoverlo nel passo Firmatari. Quando la controparte ha firmato, nel pannello firma compare «Firma la tua parte →» per completare tu. Vedi La firma su schermo.

Prima dell'invio: l'approvazione

Se il contratto richiede un'approvazione interna, il pulsante diventa «Invia alla controparte (serve approvazione)», con accanto «Vai all'approvazione →». Vale per entrambi i percorsi. Se confermi l'invio prima dell'approvazione, l'invio resta in attesa e parte da solo all'approvazione finale: non devi rilanciarlo a mano. Se per qualche motivo non fosse partito, riparte alla prima riapertura della scheda del contratto. Vedi Dopo l'approvazione: l'invio parte da solo. Appena la richiesta di firma è partita, l'avviso «pronto per invio firma» sparisce da Dashboard e campanella: resta solo il monitoraggio della firma in corso.

Problemi comuni

• «Permesso mancante» con "Non hai il permesso per avviare una firma. Contatta un amministratore dell'organizzazione." — per aprire l'invio serve il permesso «Avvia la firma su schermo», anche con «Solo revisione».
• "Una busta firma è già attiva: la controparte può già firmare." — c'è già una busta in corso: annullala o aspetta l'esito prima di reinviare.
• "Il contratto non è ancora approvato: completa l'approvazione e riavvia la firma." — completa il workflow approvativo, poi riavvia l'invio.
• "Il contratto non è ancora stato valutato per l'approvazione: completa la valutazione dalla scheda del contratto, poi riavvia la firma." o "Valuta l'approvazione interna dalla scheda del contratto prima di condividerlo con la controparte." — il contratto non è ancora passato dal controllo approvativo: avvia l'analisi AI dalla scheda del contratto, poi riprova.
• "È presente una bozza interna con modifiche salvate. Crea la versione del contratto dal documento prima di inviarlo o richiederne la firma." — dalla scheda Documento crea la nuova versione del contratto, poi riapri l'invio.
• "Posiziona almeno un campo firma per ogni firmatario." o "Manca il campo firma per almeno un firmatario: torna alla posizione dei campi e posizionane uno per ciascuno." — assegna a ciascun firmatario almeno un riquadro firma.
• «Continua» resta disattivato nello step Destinatario con "Inserisci email e nome del referente della controparte." — manca il nome reale del referente: scrivere un segnaposto come «Controparte senza nome» non sblocca l'invio, anche sul server.
• "La firma qualificata non è ancora disponibile: scegli la firma avanzata o quella semplice e riprova." — la QES compare come «Prossimamente»: scegli SES o AES.
• "Errore di comunicazione con il servizio di firma. Riprova fra qualche minuto.", "Non è stato possibile verificare se una firma è già in corso su questo contratto: riprova fra qualche minuto." o "L'invio della richiesta di firma non è stato registrato: riprova fra qualche minuto." — problema temporaneo: riprova dopo qualche minuto.
• "Link inviato alla controparte. La firma non è ancora partita." — il portale è stato creato ma la busta no: riavvia la firma dalla scheda del contratto. Vedi Seguire e gestire le buste di firma.
• "Verifica il riquadro del tuo piano per continuare con la condivisione." — in questo momento il piano non consente la condivisione: segui l'avviso del piano che compare a schermo e vedi Utilizzo del piano e quote.
• Il destinatario ha il badge «Email non recapitabile» — l'indirizzo respinge le email: correggilo prima di inviare, vedi Indirizzi email non recapitabili.