Soluzioni · Archivio
Il software di gestione documentale
pensato per i contratti.
Il perimetro, per chiarezza: Accordyx non archivia «tutti i documenti aziendali» — archivia i contratti e ciò che li accompagna. Allegati, versioni, comunicazioni, condizioni generali, fascicoli per controparte: la gestione documentale di chi vive di accordi.
Dalla carta all'archivio: la dematerializzazione utile.
La dematerializzazione dei documenti non significa fare PDF: significa renderli lavorabili. In Accordyx l'area di ingresso accetta bozze, contratti firmati, allegati, scansioni e comunicazioni; l'OCR legge anche l'archivio pregresso e i documenti non strutturati, la classificazione li smista e l'estrazione dei metadati — parti, oggetto, importi, durate, scadenze — li rende ricercabili per contenuto, non solo per nome del file. L'archiviazione dei documenti aziendali smette di essere un faldone e diventa una base dati, senza che nessuno debba ricopiare nulla.
Un archivio che risponde alla domanda «chi ha toccato cosa?»
Versioni
Ogni documento mantiene la sua storia: bozze, revisioni, versione firmata. Il version control chiude il dubbio più costoso delle trattative — «è l'ultima versione?».
Audit trail
Modifiche, approvazioni, firme, invii: ogni attività rilevante resta tracciata. Quando serve ricostruire un rapporto, la cronologia c'è già.
Fascicoli
Ogni controparte ha il suo fascicolo: contratti, allegati, fatture e comunicazioni dello stesso rapporto, insieme. L'export documentale è sempre disponibile.
Perché non un DMS qualsiasi, e quando invece sì.
Un software di gestione documentale generalista tratta il contratto come un file fra i file. Ma un contratto non è un file: ha una scadenza che morde, clausole che impegnano, un rinnovo tacito che parte da solo. Per questo in Accordyx l'archivio è collegato all'analisi IA che estrae le clausole critiche, alle scadenze che diventano alert assegnati, alla firma e alla fatturazione dello stesso fascicolo. Se invece il tuo problema sono verbali, disegni tecnici o documentazione di qualità, un DMS generalista resta lo strumento giusto — e non proveremo a convincerti del contrario. Il quadro completo dei moduli è su la pagina della piattaforma; le altre soluzioni sono nell'hub delle soluzioni.
Domande frequenti sulla gestione documentale
Accordyx è un software di gestione documentale generalista?
No, e preferiamo dirlo subito: è un CLM. Gestisce contratti e i documenti che li accompagnano — allegati, versioni, comunicazioni, condizioni generali, fascicoli per controparte. Se cerchi un DMS per la gestione documentale aziendale di qualunque tipo di file, non siamo la scelta giusta; se i documenti che ti tolgono il sonno sono i contratti, sì.
Posso caricare anche i contratti vecchi, in scansione?
Sì. L’area di ingresso accetta PDF, Word e scansioni: l’OCR rende lavorabili anche gli archivi pregressi e i documenti non strutturati, e l’estrazione dei metadati li rende ricercabili.
Cosa registra l’audit trail?
Ogni modifica, approvazione, firma, invio e attività rilevante sul documento. Il fascicolo di una controparte racconta la storia completa del rapporto: chi ha fatto cosa, quando, su quale versione.
La conservazione sostitutiva è inclusa?
Va detto con precisione: la conservazione a norma decennale in Accordyx riguarda le fatture elettroniche trasmesse allo SDI. Per i contratti l’archivio garantisce versioni, evidenze ed export completo in formati standard; la conservazione sostitutiva dei contratti resta un processo che puoi affidare a un conservatore accreditato, portando fuori i documenti quando vuoi.
E se un giorno volessi andarmene?
I dati restano tuoi: archivio, metadati, documenti e storico si esportano in formati standard. Zero lock-in è una promessa che facciamo su tutta la piattaforma, e l’archivio è il primo posto dove deve essere vera.
Pronti a iniziare
Ogni giorno senza un CLM è un giorno di valore perso.
Scegli il piano e registrati in autonomia: provi Accordyx gratis per 30 giorni, con una procedura guidata che ti mostra ogni operazione su contratti di prova. Nessun impegno, disdici quando vuoi.