Seguire e gestire le buste di firma

Dopo l'invio, il pannello «Firma elettronica» mostra lo stato della busta e ti permette di intervenire. Ecco le azioni disponibili.

Seguire lo stato

Il pannello firma e la vista di tracciamento mostrano lo stato della busta con badge come «Inviata», «In corso», «Completata», «Rifiutata», «Scaduta», «Annullata» ed «Errore», oltre allo stato di ogni firmatario («Firmato», «Visualizzato», «Inviato», «In attesa»).

Il pannello si trova nella scheda «Stato & Trattativa» del contratto. Mentre la firma è in corso, il dettaglio della busta è già aperto sotto il riepilogo; a busta conclusa lo riapri con «Vedi dettagli busta firma e storico» (o «Vedi dettagli ultima busta firma» se la busta è stata rifiutata, è scaduta o è stata annullata). Nel dettaglio trovi i firmatari con l'avanzamento «N / N firmato/i», ordine, data di invio e scadenza, e lo «Storico eventi» (busta creata, documento visualizzato, firma apposta, notifica reinviata e così via).

Lo stato si aggiorna da solo, in tempo reale: quando un firmatario apre il documento o firma, lo vedi senza ricaricare la pagina.

Se hai inviato con il percorso «Solo revisione», al posto della busta trovi il riquadro «Firma non ancora avviata» con «Avvia la firma»: vedi Solo revisione o revisione e firma.

Annullare una busta attiva

1. Nella vista di tracciamento, clicca «Annulla busta firma» (disponibile solo su una busta attiva).
2. Puoi aggiungere un motivo facoltativo, poi conferma con «Conferma annullamento».
3. Comparirà "Busta firma annullata". Da lì puoi reinviare il contratto alla controparte.

Con la firma certificata può comparire invece «Annullata qui, ma il servizio di firma non ha confermato»: il contratto è libero per un nuovo invio, ma la richiesta di firma potrebbe essere ancora aperta e il firmatario potrebbe riuscire a firmare. Clicca «Riprova l'annullamento» finché l'annullamento non viene confermato.

Reinviare la notifica a un firmatario

Per un firmatario ancora in attesa, usa «Reinvia notifica»: rimanda l'email con lo stesso link di firma già esistente (non ne crea uno nuovo) ed è soggetta a un limite di frequenza. Serve, per esempio, se il firmatario non trova più l'email con il link. In alternativa, con «Copia link» copi il link di firma e lo recapiti tu.

Recuperare una busta bloccata in errore

Se tutti hanno firmato ma la ricomposizione del PDF fallisce (busta in stato «Errore»), compare «Completa la firma (recupero)»: ricompone il documento firmato senza far rifirmare nessuno. È disponibile solo per la firma su schermo.

Il pacchetto conclusivo

Quando la busta si completa, il pacchetto conclusivo viene generato da solo; se non è stato generato, compare «Genera pacchetto conclusivo». Lo .zip contiene il PDF firmato, lo storico delle approvazioni, il registro delle attività, le evidenze della firma e l'analisi dei rischi al momento della firma, con l'impronta SHA-256 per verificarne l'integrità. Poi puoi usare «Scarica pacchetto (.zip)» o «Solo PDF firmato» (serve il permesso «Esporta / scarica»); quando il servizio di firma lo fornisce, trovi anche il collegamento «Certificato di completamento». Approfondisci in Il pacchetto conclusivo. Un documento entrato nel giro della firma non si può più eliminare dai file del contratto: è una prova e resta.

Problemi comuni

• "Hai fatto troppe richieste di fila. Attendi un minuto e riprova." — il reinvio della notifica è limitato: attendi un minuto.
• "La firma non è più attiva: non c'è nessuna notifica da reinviare." — la busta è chiusa, scaduta o annullata.
• "Questo firmatario ha già firmato o rifiutato: non c'è nessuna notifica da reinviare." — il firmatario non è più in attesa.
• "Questo firmatario non ha un indirizzo email valido: usa «Copia link» e recapitaglielo tu." — copia il link di firma e consegnalo tu alla persona.
• "L'indirizzo del firmatario risulta non recapitabile: correggi l'indirizzo, oppure usa «Copia link» e recapitaglielo tu." — l'indirizzo respinge le email: vedi Indirizzi email non recapitabili.
• "L'invio delle email non è ancora configurato: usa «Copia link» e recapitalo tu, oppure chiedi a un responsabile di completare la configurazione." o "L'email non è partita. Riprova fra qualche minuto, oppure usa «Copia link» per recapitarlo tu." — consegna tu il link con «Copia link».
• "Questo firmatario non ha un link di firma valido. Annulla la firma e inviala di nuovo." — annulla la busta e invia di nuovo il contratto.
• "La firma è già conclusa (completata, rifiutata o scaduta): non c'è più niente da annullare. Ricarica la pagina per vedere l'esito." o "Nel frattempo la firma è andata avanti e non è più annullabile. Ricarica la pagina per vedere lo stato attuale." — ricarica la pagina per vedere lo stato aggiornato.
• "Il recupero è possibile solo quando tutti i firmatari hanno già firmato. Attendi le firme mancanti." — attendi che tutti firmino prima di usare il recupero.
• "Non è stato possibile ricomporre il documento firmato. Riprova fra qualche minuto: nessuno dovrà rifirmare." — riprova il recupero più tardi.
• "La firma non è ancora conclusa: il pacchetto si genera solo a firma completata.", "Il documento firmato non è ancora disponibile. Riprova fra qualche minuto." o "Il pacchetto conclusivo non è stato salvato sul contratto. Riprova fra qualche minuto." — attendi qualche minuto e riprova a generare il pacchetto.
• "Le prove di firma di questa busta non sono complete: il pacchetto non si può generare. Segnalalo all'assistenza." — scrivi all'assistenza indicando il contratto.