Condividere un contratto nel portale

Il portale controparte è lo spazio protetto dove la controparte legge il contratto, lo scarica, chiede modifiche e firma, con accesso tramite un link personale e verifica dell'email. Ecco come condividerlo per la prima volta e come aggiungere altri referenti allo stesso contratto.

Inviare il contratto per la prima volta

1. Apri la scheda del contratto e, in Stato & Trattativa, clicca Invia alla controparte.
2. Nello step Percorso scegli cosa potrà fare la controparte: Solo revisione (legge, scarica, chiede modifiche e accetta la versione; la firma la avvii più tardi) oppure Revisione e firma (questa singola azione crea insieme il link al portale e la richiesta di firma). Vedi Solo revisione o revisione e firma.
3. Nello step Destinatario inserisci email e nome del referente della controparte: diventa il destinatario del portale e, con «Revisione e firma», il primo firmatario del documento. Il nome deve essere quello reale: se la controparte era stata creata senza nome, il campo resta vuoto e Continua si sblocca solo quando lo scrivi tu.
4. Con Solo revisione passi al Riepilogo dell'invio e confermi con Invia per revisione: vedi "Inviato alla controparte: solo revisione, firma non avviata". Con Revisione e firma prosegui negli step successivi — Modalità firma, Firmatari, Posiziona firme, Tempi — fino al Riepilogo, poi confermi con Invia alla controparte.
5. Il referente riceve un'unica email con il link al portale, protetto da un codice di verifica inviato alla sua casella.
6. Nella schermata finale trovi il link copiabile con Copia link, utile se vuoi inoltrarlo anche tu stesso.

Per aprire l'invio servono sia il permesso «Invia alla controparte» sia «Avvia la firma su schermo», anche se scegli solo la revisione.

Se il piano della tua organizzazione non include il modulo portale, l'invio procede comunque solo per la firma: la controparte riceve il link per firmare, ma non l'accesso al portale.

Aggiungere altri referenti allo stesso contratto

Se più persone della controparte devono seguire lo stesso contratto, puoi condividere il link anche con loro.

1. Nella scheda del contratto, in Stato & Trattativa, apri il pannello Condivisioni portale e clicca Condividi con un altro referente: si apre la finestra Condividi con la controparte.
2. Se il contratto è già condiviso vedi l'elenco dei referenti attivi: clicca Aggiungi referente.
3. Compila Email del referente e, se vuoi, Nome del referente (opzionale), poi clicca Invia il link.
4. Ogni referente riceve un link personale, protetto dalla verifica della propria email.
5. La finestra conferma Email inviata a … e la data di scadenza del link (90 giorni). Con Aggiungi un altro referente puoi continuare.

Un referente aggiunto così riceve l'accesso al portale, non una richiesta di firma: firma solo chi è tra i firmatari della busta.

Se reinvii alla stessa email

Se inserisci di nuovo l'email di un referente che ha già un link attivo, vedi l'avviso che verrà generato un nuovo link e quello precedente smetterà di funzionare: ogni referente ha sempre un solo link vivo alla volta. Lo stesso succede quando avvii la firma dopo un invio «Solo revisione»: il referente riceve un nuovo link.

Problemi comuni

• "Invia alla controparte (permesso mancante)" — non hai il permesso per inviare il contratto: chiedi a un amministratore di assegnartelo.
• «Permesso mancante» con "Non hai il permesso per avviare una firma. Contatta un amministratore dell'organizzazione." — l'invio guidato richiede anche il permesso «Avvia la firma su schermo», pure per la sola revisione.
• "Invia alla controparte (serve approvazione)" — il contratto deve prima passare da un'approvazione interna; l'invio parte da solo una volta approvato. Aggiungendo un referente dal pannello vedi invece "Completa l'approvazione interna del contratto prima di condividerlo con la controparte."
• "Valuta l'approvazione interna dalla scheda del contratto prima di condividerlo con la controparte." — il contratto non è ancora passato dal controllo approvativo: avvia l'analisi AI dalla scheda del contratto, poi riprova.
• "È presente una bozza interna con modifiche salvate. Crea la nuova versione dalla scheda Documento prima di condividerla con la controparte." — pubblica prima la nuova versione del contratto dalla scheda Documento.
• "Verifica il riquadro del tuo piano per continuare con la condivisione." — in questo momento il piano non consente la condivisione: segui l'avviso del piano che compare a schermo.
• "Errore creazione condivisione" — la condivisione non è stata creata, per esempio perché il contratto è nel cestino: ripristinalo e riprova; se l'errore resta, scrivi all'assistenza.
• "L'email non è partita: copia il link e invialo tu a …" — l'invio automatico non è riuscito: copia il link dalla schermata e inoltralo tu stesso al referente.
• L'indirizzo mostra «Email non recapitabile» — quella casella respinge le email: correggi il contatto prima di condividere, vedi Indirizzi email non recapitabili.