Firmatari, ruoli, ordine di firma e scadenza

Quando avvii la firma con il percorso «Revisione e firma», l'invio ti fa indicare chi firma, in che ordine e entro quando. Gli stessi dati li puoi preparare in anticipo con Configurare le firme sul contratto.

I firmatari

Nel passo «Firmatari» trovi una scheda per ogni persona, con il contatore «N / 20» in alto: una busta può avere al massimo 20 firmatari.

• Firmatario 1 è il referente della controparte che hai indicato nel passo «Destinatario»: riceve il link al portale ed è il firmatario principale. Puoi correggerne i dati, ma non toglierlo dalla busta.
• Se non hai salvato una configurazione delle firme, l'invio aggiunge già te come firmatario della tua azienda, con la tua email: puoi modificarlo o rimuoverlo con «Rimuovi».
• Con «+ Aggiungi firmatario» aggiungi altre persone, della controparte o della tua azienda.

Per ogni firmatario compili «Nome completo» ed «Email»; il «Codice fiscale (opzionale)» puoi lasciarlo vuoto. Spunta «Firmatario della mia azienda» per chi firma per conto della tua organizzazione: la casella si spunta da sola quando inserisci la tua email.

I ruoli

Con la firma su schermo ogni persona ha il ruolo «Firmatario», che non si cambia. Con la firma certificata, nel campo «Ruolo» puoi scegliere tra «Firmatario», «Approvatore», «In copia (CC)» e «Testimone». Solo chi ha il ruolo «Firmatario» ha bisogno di un riquadro firma sul documento.

Se scegli «Testimone» compare l'avviso "Il provider di firma certificata tratta il «Testimone» come destinatario in copia (nessuna firma): riceve una copia del documento ma non firma né ha valore di testimone eIDAS."

Dove firma ciascuno

Nel passo «Posiziona firme» selezioni un firmatario e clicchi sul documento nel punto in cui deve firmare. Trascini i riquadri per spostarli e li elimini con la × dentro il riquadro. Ogni firmatario deve avere almeno un riquadro firma. Per posizionare le firme serve una versione PDF del contratto.

L'ordine di firma

Nel passo «Tempi» (titolo «Ordine di firma e scadenza») scegli l'«Ordine firma»:

• «Sequenziale» — ogni firmatario firma a turno. Vale una regola automatica: firma prima la controparte, poi i firmatari della tua azienda; a parità (più controparti o più firmatari interni) conta l'ordine in cui li hai aggiunti. Nel passo Firmatari ogni scheda mostra la sua posizione («1ª a firmare», «2ª a firmare»…) e il riquadro «Ordine di firma automatico» ricorda la regola.
• «Parallelo» — tutti ricevono il documento insieme e possono firmare in qualsiasi ordine. Il riquadro in alto diventa «Firma in parallelo».

Con l'ordine sequenziale e la firma su schermo, chi apre la pagina di firma prima del suo turno vede «Non è ancora il tuo turno», ma può comunque rivedere il documento. Quando la controparte ha firmato, il tuo turno ti viene segnalato nella scheda del contratto con «Tocca a te firmare».

La scadenza della busta

Sempre in «Tempi», con il cursore «Scadenza busta firma» scegli quanti giorni resta firmabile la busta, da 1 a 90. Il valore proposto è 14 giorni, oppure quello predefinito della tua organizzazione se è stato impostato. È consigliato non scendere sotto i 7 giorni, per dare tempo ai firmatari.

Dopo la scadenza la busta non è più firmabile: nella scheda del contratto compare «Busta firma scaduta» e, per riaprire la firma, invii di nuovo il contratto con «Invia di nuovo alla controparte».

Il riepilogo

Nel «Riepilogo» ritrovi modalità, ordine, scadenza, campi firma posizionati e l'elenco «Firmatari, in ordine di firma» (o «Lista firmatari» con l'ordine parallelo), con il badge «Interno» sui firmatari della tua azienda. Controlla tutto prima di confermare.

Problemi comuni

• "Aggiungi almeno un firmatario" — la busta non ha firmatari: aggiungine almeno uno.
• "Massimo 20 firmatari per busta" — hai superato il limite: togli le persone in più.
• "Firmatario N: nome mancante" — manca il nome reale della persona indicata (un segnaposto come «Controparte senza nome» non vale).
• "Firmatario N: email non valida" — correggi l'indirizzo: per inviare la firma ogni firmatario deve avere un'email valida.
• "Email duplicata: …" — due firmatari hanno lo stesso indirizzo: ogni persona deve avere un'email diversa.
• "Posiziona almeno un campo firma per ogni firmatario." — nel passo «Posiziona firme» manca un riquadro per almeno un firmatario.
• "Il documento caricato non è in formato PDF: per posizionare le firme serve una versione PDF del contratto. Carica un PDF e riprova." — carica una versione PDF del contratto, poi riapri l'invio.