Termini di Servizio SaaS B2B

1. Formazione del contratto e documenti

Il contratto si perfeziona con l’accettazione elettronica, la sottoscrizione dell’Ordine o l’attivazione concordata. Ne fanno parte, in ordine di prevalenza: Ordine e addendum negoziati; DPA; presenti Termini; documentazione funzionale richiamata. Per la protezione dati prevale il DPA; per i trasferimenti prevalgono le SCC.

Accordyx conserva o rende riproducibili versione e data dei testi accettati. Chi registra un’organizzazione dichiara di avere i poteri necessari per vincolarla.

2. Servizio e moduli

Accordyx è una piattaforma di contract lifecycle management che può comprendere archivio, scadenze, workflow, approvazioni, comunicazioni, AI, firma, fatturazione/SDI, enrichment e connettori. I moduli opzionali operano solo se attivati o configurati. Descrizioni commerciali, roadmap, demo e beta non estendono le funzioni acquistate né costituiscono garanzia salvo previsione dell’Ordine.

3. Account, organizzazioni e ruoli

Il Cliente mantiene dati corretti, nomina owner e amministratori, assegna il minimo privilegio e revoca tempestivamente gli accessi. Ogni account è personale. Il Cliente risponde dell’attività dei propri utenti e segnala compromissioni.

L’owner dell’organizzazione è l’unico ruolo abilitabile a richiedere la cancellazione integrale del tenant. Finché la funzione self-service non è disponibile, la richiesta è gestita tramite assistenza con verifica dell’autorità e doppia conferma.

4. Contenuti del Cliente

Il Cliente conserva titolarità e responsabilità dei contenuti e concede ad Accordyx la sola licenza tecnica, limitata e temporanea necessaria a erogare, proteggere e assistere il servizio. Il Cliente garantisce liceità, pertinenza, diritti e informative e non carica dati vietati o eccedenti.

5. Intelligenza artificiale e controllo umano

Le funzioni AI assistono estrazione, sintesi, classificazione e generazione. Gli output possono essere incompleti o errati e non costituiscono parere legale, fiscale, finanziario o professionale. Il Cliente verifica ogni output prima dell’uso e mantiene controllo umano su approvazione, firma, invio, pagamento e decisioni rilevanti.

Il servizio non è autorizzato per decisioni unicamente automatizzate con effetti giuridici o analogamente significativi sulle persone senza separata valutazione, configurazione e base giuridica.

6. Firma elettronica

La piattaforma può facilitare firma elettronica semplice o avanzata e, soltanto se espressamente attivato con prestatore qualificato, firma qualificata. La qualificazione dipende dal processo effettivo. OTP, audit trail, sigillo e timestamp rafforzano la prova ma non trasformano automaticamente il flusso in firma qualificata. Il Cliente valuta la forma richiesta dall’atto.

7. Integrazioni e servizi terzi

Il Cliente autorizza i flussi verso le integrazioni che collega. I provider scelti dal Cliente possono applicare termini, ruoli, regioni e retention propri. Accordyx resta responsabile dei connettori e dei sub-responsabili che incarica direttamente, nei limiti di legge e contratto.

8. Uso accettabile

• non violare leggi, diritti o misure di sicurezza;
• non caricare malware o accedere a dati altrui;
• non usare il servizio per discriminazione, sorveglianza illecita o decisioni automatizzate vietate;
• non rivendere, copiare o sottoporre il servizio a test distruttivi senza autorizzazione;
• usare scraping ed enrichment in modo compatibile con fonte, termini applicabili e base giuridica.

9. Piani, prova, corrispettivi e imposte

Piano, durata, quantità, valuta, periodicità e prezzo risultano dall’Ordine o dal checkout. Gli importi sono al netto IVA salvo indicazione diversa. I ritardi producono interessi e costi ai sensi del d.lgs. 231/2002, fermo un ragionevole preavviso prima della sospensione quando possibile.

10. Rinnovo e disdetta

Il contratto si rinnova soltanto secondo l’Ordine. Il preavviso per impedire il rinnovo non supera 30 giorni salvo accordo negoziato. La cessazione anticipata non genera rimborso dei periodi già fruiti, salvo inadempimento di Accordyx, diritto inderogabile o diversa previsione.

11. Disponibilità, manutenzione e supporto

Accordyx presta il servizio con diligenza professionale. Manutenzioni, incidenti, provider e forza maggiore possono causare indisponibilità. SLA, crediti, RTO/RPO e supporto prioritario valgono solo se descritti nel piano o nell’Ordine. Non è promesso un servizio ininterrotto né assenza assoluta di errori o vulnerabilità.

12. Sicurezza e responsabilità condivisa

Accordyx applica misure adeguate al rischio. Il Cliente protegge utenti, dispositivi, credenziali e configurazioni e conserva copie dei documenti essenziali. I backup del database non includono automaticamente i file Storage; un backup separato dei file è servizio distinto se previsto.

13. Riservatezza

Ciascuna Parte usa le informazioni riservate solo per il contratto, le protegge con cura ragionevole e le comunica solo a persone vincolate e con necessità di conoscerle. L’obbligo dura cinque anni dalla cessazione; segreti commerciali e dati personali restano protetti finché ne ricorrono i presupposti.

14. Proprietà intellettuale

Accordyx e i licenzianti conservano i diritti su software, interfaccia, marchi, documentazione e miglioramenti. Il Cliente riceve un diritto limitato, non trasferibile e non esclusivo per la durata del contratto. I feedback possono essere usati senza identificare il Cliente né incorporarne contenuti riservati.

15. Protezione dei dati

Per dati account, commerciale, supporto e sicurezza, Accordyx opera quale titolare secondo l’informativa piattaforma. Per i Contenuti Cliente opera di regola quale responsabile o sub-responsabile secondo il DPA. Il Cliente non impartisce istruzioni illecite e coopera su diritti, DPIA e incidenti.

16. Portabilità, switching e uscita

Il Cliente può ottenere dati e asset esportabili in formato strutturato e di uso comune. Può chiedere switching verso altro provider, infrastruttura propria o cancellazione. Il preavviso non supera due mesi; la transizione standard non supera 30 giorni, salvo impossibilità tecnica motivata entro 14 giorni lavorativi e periodo alternativo non superiore a sette mesi.

Dopo la transizione i dati restano recuperabili almeno 30 giorni e sono poi cancellati secondo il DPA. Gli eventuali costi rispettano l’art. 29 del Regolamento (UE) 2023/2854 e cessano dal 12 gennaio 2027.

17. Sospensione e risoluzione

Accordyx può sospendere la parte necessaria per mancato pagamento, rischio di sicurezza, uso illecito o violazione materiale, con preavviso e possibilità di rimedio quando praticabile. In urgenza informa appena possibile. Ciascuna Parte può risolvere per inadempimento materiale non sanato entro 15 giorni.

Accordyx può avvalersi dell’art. 1456 c.c. per violazioni essenziali relative ad account, uso vietato, pagamenti, proprietà intellettuale e protezione dati, previa dichiarazione espressa.

18. Garanzie e responsabilità

Salvo garanzie inderogabili e SLA, Accordyx non garantisce l’esito economico o giuridico di contratti, negoziazioni, firme, invii, pagamenti, fonti terze o output AI.

La responsabilità complessiva di ciascuna Parte per danni diretti non supera i corrispettivi pagati o dovuti nei dodici mesi precedenti l’evento. Sono esclusi lucro cessante, perdita di opportunità e danni indiretti. I limiti non si applicano a dolo o colpa grave, morte o lesioni, responsabilità inderogabile, obblighi di pagamento, violazioni imputabili di riservatezza o proprietà intellettuale, diritti degli interessati e riparto ex art. 82 GDPR.

19. Manleva

Il Cliente tiene indenne Accordyx da pretese di terzi derivanti da Contenuti Cliente, istruzioni illecite, assenza di diritti o uso vietato, nella misura imputabile al Cliente. Accordyx tiene indenne il Cliente da pretese secondo cui il servizio, usato come autorizzato, viola diritti IP di terzi, potendo modificare, sostituire o cessare la funzione e rimborsare pro-rata.

20. Modifiche, legge e comunicazioni

Le modifiche materiali sono comunicate almeno 30 giorni prima, salvo urgenza, e non hanno effetto retroattivo. Se peggiorano materialmente il contratto, il Cliente può cessare il servizio interessato prima dell’efficacia con rimborso pro-rata del periodo non fruito.

Si applica il diritto italiano. Foro esclusivo di Treviso nei rapporti B2B, salvo competenza inderogabile. Le comunicazioni formali avvengono via PEC o al recapito dell’Ordine.

21. Approvazione specifica

Ai sensi degli artt. 1341-1342 c.c., il Cliente approva specificamente le clausole su: limiti di moduli e roadmap; responsabilità degli utenti e dell’owner; servizi terzi; corrispettivi, rinnovo e rimborsi; SLA e responsabilità condivisa; switching e tempi; sospensione e risoluzione; garanzie, esclusioni e limite di responsabilità; manleve; modifiche, legge e foro.

Le clausole sono riportate in modo specifico affinché il Cliente possa valutarle e approvarle nel documento o nel procedimento di accettazione applicabile. Versione applicabile: 4.0 del 29 agosto 2026.