Attivare Accordyx: verifica dell'azienda, firma e pagamento

Ogni contratto, documento e utente vive dentro un'organizzazione. Per un'azienda che inizia a usare Accordyx, l'organizzazione nasce dalla procedura «Attiva il tuo spazio Accordyx»: verifichi i dati della tua azienda e la PEC, firmi i documenti contrattuali e completi il pagamento previsto dal piano. Al termine lo spazio di lavoro viene creato e tu ne diventi il Titolare.

Se un collega ti ha invitato in un'organizzazione che usa già Accordyx, questa procedura non ti serve: segui Entrare in un'organizzazione con un invito. Se la tua azienda usa già Accordyx ma non hai ricevuto un invito, prima della scelta del piano Accordyx ti propone di chiedere di entrare (con l'email aziendale); in alternativa chiedi un invito a chi gestisce lo staff invece di attivare un nuovo spazio: vedi Entrare nello spazio della tua azienda.

Quando compare

Dopo la registrazione e la conferma dell'email, al primo accesso Accordyx ti porta sulla pagina «Attiva il tuo spazio Accordyx» se il tuo account non fa parte di nessuna organizzazione. In alto vedi le otto fasi della procedura, con quella in corso evidenziata.

I progressi sono salvati man mano: puoi uscire in qualsiasi momento con Esci (in alto a destra) e al prossimo accesso riprendi dalla fase in cui eri.

Scegliere il piano

1. Nel riquadro Scegli il piano seleziona il Piano e la Periodicità (Mensile o Annuale). Sotto compare il prezzo, IVA esclusa.
2. Controlla il piano selezionato: la pagina propone il primo piano dell'elenco, anche se ne avevi scelto un altro sul sito.
3. Clicca Inizia la verifica. Questo passaggio apre la pratica di verifica: non effettua pagamenti e non conclude ancora il contratto.

Per confrontare i piani vedi Panoramica: i piani di Accordyx.

1. Dati e identità

1. Inserisci la Partita IVA oppure il Codice fiscale del soggetto che sottoscrive il contratto (la tua azienda, o te stesso se sei un professionista), la Denominazione e il Paese (codice di due lettere), ad esempio IT. I dati inseriti in registrazione non vengono ripresi: vanno scritti di nuovo qui.
2. Clicca Verifica i dati: Accordyx cerca il soggetto e ti mostra i risultati trovati.
3. Sul risultato corretto clicca Confermo che questi sono i miei dati. Vedrai «Identità confermata» con il nome del soggetto.

Se sotto un risultato leggi «Questi dati richiedono un approfondimento prima della conferma.», quel risultato non si può confermare: controlla i dati e ripeti la ricerca. Se la verifica del codice fiscale è ancora in corso, usa Aggiorna verifica fiscale invece di ripetere la richiesta.

2. Sede e firmatario

Nel riquadro Sede, recapiti e firmatario compili:

• i dati della sede: Indirizzo della sede, CAP, Comune, Provincia, Paese (codice di due lettere);
• CCIAA e Numero REA; se il soggetto non è iscritto al Registro delle imprese, spunta «Il soggetto non è iscritto al Registro delle imprese»;
• la PEC contrattuale, l'indirizzo PEC a cui arriveranno le comunicazioni contrattuali;
• il firmatario: Nome del firmatario, Cognome del firmatario, Qualifica del firmatario ed E-mail del firmatario. L'email del firmatario deve essere esattamente l'email verificata del tuo account: lì riceverai il codice di conferma durante la firma;
• Per chi firmi il contratto?: Per conto di altri se il contratto è intestato alla società, all'ente o alla persona che rappresenti (anche se la società è tua), oppure Per me stesso se firmi personalmente, ad esempio come libero professionista o titolare di una ditta individuale;
• il Recapito per la fattura elettronica: Usa la PEC contrattuale verificata, Codice destinatario SDI oppure Altra PEC di fatturazione.

Clicca Salva e continua. Se la verifica dell'impresa ha trovato l'indirizzo della sede ma non è riuscita a dividerlo nei campi, lo vedi in un riquadro con il pulsante Copia indirizzo: copialo e completa i campi a mano.

3. Verifica PEC

1. Controlla la PEC e il riepilogo del firmatario. Se c'è un errore, prima dell'invio puoi usare Correggi i dati prima dell'invio.
2. Clicca Invia la PEC di verifica: Accordyx manda un messaggio PEC tecnico all'indirizzo indicato per verificarne il funzionamento.
3. Dopo qualche minuto clicca Aggiorna ricevute. Quando leggi «PEC verificata con ricevuta di consegna.» la fase è completata.

Se ti viene chiesto, spunta la dichiarazione che la PEC è riferibile al soggetto contraente e clicca Conferma riferibilità della PEC. Non serve richiedere un secondo invio mentre aspetti le ricevute.

4. Potere di firma

Indica su quale base firmi per il soggetto contraente. La verifica si basa sui dati camerali già acquisiti: non ti vengono chiesti documenti d'identità.

1. Scegli una delle tre basi: Rappresentante legale del soggetto contraente, Professionista che firma per la propria attività oppure Firmatario munito di procura.
2. Inserisci il Codice fiscale del firmatario (i sedici caratteri del tuo codice fiscale personale).
3. Spunta la dichiarazione di responsabilità e clicca Dichiara il potere di firma.

Con Firmatario munito di procura la procura viene esaminata da una persona prima di proseguire, perché non si può verificare in automatico: un incaricato ti ricontatta. Per sollecitare o aggiungere informazioni scrivi a assistenza@accordyx.it.

5. Pacchetto da firmare

Clicca Prepara il pacchetto da firmare. Vedi l'elenco dei documenti che sottoscriverai, ciascuno con la sua impronta digitale (SHA-256): Modulo d'ordine, Termini e condizioni di sottoscrizione, Accordo sul trattamento dei dati e registro dei responsabili, Allegato su intelligenza artificiale e firma e Informativa privacy. La tua firma si lega a queste impronte: una versione diversa dei documenti avrebbe un'impronta diversa.

6. Sottoscrizione

La sottoscrizione avviene in due atti separati.

Primo atto: sottoscrizione dei Termini e dell'Ordine

1. Clicca Apri la firma del primo atto, poi Firma ora (oppure Apri la firma in una nuova scheda).
2. Traccia la tua firma e conferma con il codice che ricevi dal servizio di firma.
3. Al termine torni su Accordyx. Se l'esito non risulta ancora, clicca Ho firmato, aggiorna dopo qualche istante.

Secondo atto: approvazione specifica delle clausole

Si abilita quando il primo atto risulta completato.

1. Clicca Invia il codice: ricevi un codice di sei cifre all'email verificata del tuo account.
2. Inserisci il codice nel campo Codice ricevuto via e-mail (sei cifre).
3. Spunta «Approvo specificamente le clausole elencate qui sopra.» e clicca Conferma l'approvazione.

Quando entrambi gli atti sono ricevuti compare il riquadro Contratto perfezionato, con la data entro cui completare il pagamento e i giorni rimanenti.

7. Pagamento

Hai 7 giorni di calendario dal perfezionamento del contratto (fino alla fine del settimo giorno, ora italiana) per completare la condizione di pagamento.

• Se il piano include un periodo di prova, registri il metodo di pagamento e autorizzi il rinnovo: non ricevi addebiti prima della fine della prova.
• Se il piano non prevede la prova, completi il primo pagamento previsto dall'ordine.

1. Clicca Inserisci il metodo di pagamento e compila il modulo che compare nella pagina.
2. Clicca Conferma il metodo di pagamento oppure Paga e attiva, secondo il caso.
3. Se l'esito è ancora in verifica, clicca Aggiorna l'esito dopo qualche minuto: non ripetere il pagamento.

Se il termine scade senza pagamento, l'ordine non può più essere completato: con Avvia una nuova sottoscrizione ne apri uno nuovo. Per la prova gratuita e il pagamento in dettaglio vedi Scegliere piano e pagamento all'attivazione.

8. Attivazione e fascicolo

Quando leggi «Il tuo spazio Accordyx è attivo.» clicca Entra in Accordyx: l'organizzazione è pronta e tu ne sei il Titolare.

Nella stessa pagina trovi il Fascicolo di sottoscrizione: raccoglie in un unico archivio l'ordine, le verifiche, i due atti di firma con le relative prove, i pagamenti e i documenti contrattuali. Viene inviato per PEC alle parti e resta scaricabile con Scarica il fascicolo. Se non è ancora pronto, compare qui appena viene composto, subito dopo l'attivazione.

Se Accordyx ti ha assegnato un piano

Se Accordyx ti ha assegnato un piano, leggi «Accordyx ti ha assegnato il piano … : il pagamento non è richiesto.» e la fase Pagamento risulta non richiesto. Clicca Completa l'attivazione per creare lo spazio di lavoro. Se le verifiche del contratto firmato non sono ancora concluse, aggiorna la pratica dopo qualche minuto. Vedi anche Piano assegnato da Accordyx e prezzo concordato.

Dopo l'attivazione

Sulla Dashboard ti viene proposto il percorso guidato, il tutorial su dati di prova che ti fa provare l'app senza consumare nulla. Durante l'attivazione non ti viene chiesto il ruolo aziendale: puoi indicarlo in Dati personali. Poi puoi invitare i colleghi: vedi Invitare e gestire i membri.

Organizzazioni create prima della sottoscrizione contrattuale

Se la tua organizzazione è stata creata con la procedura precedente e il suo abbonamento non è ancora attivo, all'accesso vedi ancora la finestra «Scegli il tuo piano», dove scegli il piano e inserisci la carta senza uscire dalla pagina, seguita da «Qual è il tuo ruolo?» e dal pulsante Inizia a usare Accordyx. Se non hai il permesso di gestire la fatturazione vedi invece «Abbonamento da attivare»: clicca Avvisa l'amministratore perché completi lui il pagamento. Per il dettaglio vedi Abbonamento non attivo: la sola lettura.

Problemi comuni

• "Completa i campi richiesti, controlla la PEC e inserisci la stessa e-mail verificata del tuo account." — manca un dato obbligatorio della sede o del firmatario (servono anche CCIAA o REA, oppure la spunta «non iscritto»), la PEC non è valida o l'email del firmatario non è quella del tuo account.
• "Conferma prima l'indirizzo e-mail del tuo account." — l'email dell'account non è ancora confermata: aprila dal messaggio di conferma ricevuto in registrazione.
• "Inserisci l'e-mail verificata del tuo account come e-mail del firmatario." — nel campo E-mail del firmatario scrivi lo stesso indirizzo con cui accedi.
• "Attendi la ricevuta di avvenuta consegna: aggiorna le ricevute tra qualche minuto." — la PEC è partita ma la ricevuta non è ancora arrivata: aspetta e usa Aggiorna ricevute, senza reinviare.
• "Il codice non è corretto. Controlla le sei cifre ricevute per ultime." / "Il codice è scaduto. Richiedine uno nuovo e inseriscilo entro il tempo indicato." — nel secondo atto usa l'ultimo codice ricevuto, oppure chiedine uno nuovo con Invia il codice.
• "Questa carta ha già attivato un periodo di prova. Usa un altro metodo di pagamento oppure scegli un piano senza periodo di prova." — ogni carta può attivare una sola prova.
• "L'esito del pagamento non è ancora certo. Attendi qualche minuto e aggiorna lo stato: non ripetere il pagamento." — il pagamento è in verifica: usa Aggiorna l'esito più tardi.
• "Il pagamento è andato a buon fine e l'attivazione è in corso. Aggiorna lo stato tra qualche minuto: non ripetere il pagamento." — lo spazio sta per essere creato: attendi e aggiorna.
• "L'ordine è scaduto perché la condizione prevista non è stata completata entro il termine." — sono passati i 7 giorni: clicca Avvia una nuova sottoscrizione.
• "Operazione non confermata. Aggiorna lo stato della pratica prima di riprovare." — clicca Aggiorna stato e controlla a che punto è la pratica prima di ripetere l'azione.