Invitare e gestire i membri

I membri della tua organizzazione si gestiscono da Impostazioni → Staff. La sezione compare solo a chi ha il permesso di gestire lo staff.

Invitare un nuovo membro

1. Nel box Invita un nuovo membro, scrivi l'indirizzo nel campo con segnaposto email@azienda.it.
2. Scegli il ruolo di partenza nel menu Ruolo iniziale invitato (elenca i ruoli assegnabili della tua organizzazione, mai il Titolare).
3. Premi Invita.
4. Se l'email è configurata, l'invito parte e vedi "Invito inviato via email". Se non lo è, vedi "Invito creato": il link viene copiato negli appunti e potrai inviarlo tu manualmente.

Il link dell'invito vale 7 giorni. All'accettazione, l'invitato entra direttamente con il ruolo scelto; potrai comunque cambiarlo in seguito. Chi ha inviato l'invito riceve un avviso «Invito accettato» nella campanella e via email. Per il punto di vista di chi riceve l'invito vedi Entrare in un'organizzazione con un invito.

Approvare le richieste di accesso

Un collega che si registra con l'email del dominio della tua azienda può chiedere di entrare senza invito (vedi Entrare nello spazio della tua azienda). Chi ha il permesso «Gestisci staff» riceve un'email e, nel centro notifiche, la notifica Richiesta di accesso.

Le richieste in attesa compaiono in Impostazioni → Staff, nel riquadro Richieste di accesso, con nome, email e data della richiesta:

• Approva fa entrare la persona con il ruolo Operatore: vedi "Richiesta approvata: … è ora nel team". Il ruolo si può cambiare subito dopo, come per ogni membro. Serve un posto libero nel piano: se i posti sono esauriti la richiesta resta in attesa.
• Rifiuta chiede conferma, poi la persona non entra e riceve un'email con l'esito, senza il nome di chi ha deciso.

Nessuno entra nella tua azienda solo perché ha un'email del suo dominio: senza la tua approvazione resta fuori.

Gestire gli inviti in sospeso

Sotto il box trovi la lista Inviti in sospeso, con email, ruolo e data di scadenza di ciascun invito; l'intestazione indica anche quanti sono già scaduti, segnati con Scaduto.

• Reinvia rinnova l'invito e lo manda di nuovo: vedi "Invito reinviato via email" (oppure "Invito rinnovato", con il nuovo link copiato negli appunti se l'email non è configurata). Usalo anche per un invito scaduto.
• Revoca annulla l'invito prima che venga accettato: vedi "Invito revocato".

Cambiare il ruolo di un membro

Nella riga del membro, apri il menu dei ruoli e scegline uno nuovo. La modifica si applica subito e vedi "Ruolo aggiornato". Per capire cosa comporta ogni ruolo vedi Ruoli e permessi.

Nel menu compare anche Titolare: solo un Titolare può assegnarlo o toglierlo, e l'ultimo Titolare dell'organizzazione non può essere declassato. Vedi Titolari e passaggio della titolarità.

Assegnare un responsabile diretto

Sotto ogni membro, il campo Responsabile ti permette di indicare a chi risponde, scegliendo tra gli altri membri (o Nessuno). Il responsabile diretto è usato, tra l'altro, per instradare le approvazioni. Vedi "Responsabile assegnato" o "Responsabile rimosso".

Accanto trovi anche il campo Scadenza accesso, per dare a un collaboratore un accesso che si chiude da solo: vedi Deleghe e accessi temporanei.

Rimuovere un membro

1. Premi Rimuovi sulla riga del membro: si apre la finestra Rimuovere ?.
2. Se vuoi, riassegna i suoi contratti, bozze e file a un altro membro con il menu Riassegna contratti e bozze a (oppure lascia Non riassegnare).
3. Premi Rimuovi membro: vedi "Membro rimosso".

I documenti allegati restano collegati ai contratti e accessibili secondo i permessi aziendali. Se non riassegni nulla, contratti e bozze mantengono l'autore attuale e potranno essere modificati solo da chi ha il permesso di modificare i contratti altrui. Con la rimozione il membro perde anche l'accesso alle caselle email dell'organizzazione. Non puoi rimuovere te stesso.

Problemi comuni

• "Questo utente è già membro dell'organizzazione" — l'indirizzo appartiene a un membro già presente: nessun invito necessario.
• "Solo owner/admin possono invitare membri" — non hai il permesso di gestire lo staff: chiedi a un amministratore o al titolare.
• "Invito non riuscito" — l'indirizzo manca o l'operazione è fallita: controlla l'email e riprova. Se l'invito non parte, il messaggio spiega il motivo reale (per esempio abbonamento non attivo o limite utenti del piano).
• "Non è stato possibile verificare se l'indirizzo ha già un account, quindi l'invito non è stato inviato. Riprova tra qualche istante." — il controllo non è riuscito: riprova dopo poco.
• Invito bloccato dal limite del piano — se hai raggiunto il numero massimo di utenti previsto dal tuo piano, l'invito viene bloccato con il messaggio del piano: serve un upgrade per aggiungere altri membri.
• "Cambio ruolo non riuscito" con "Solo un Titolare può assegnare o cambiare il ruolo Titolare." — chiedi a un Titolare di fare la modifica.
• "Cambio ruolo non riuscito" con "Non puoi cambiare il ruolo dell'ultimo Titolare." — assegna prima il ruolo Titolare a un'altra persona.