Cercare e filtrare nell'archivio

Con molti contratti in archivio, la ricerca e i filtri ti aiutano a trovare in pochi secondi quello che ti serve, e le azioni in blocco a lavorare su più contratti insieme.

Cercare un contratto

Usa la barra di ricerca in cima all'archivio (placeholder «Cerca per titolo, controparte, ID…»): cerca contemporaneamente su titolo, nome della controparte e codice del contratto. Dalla barra in alto puoi anche usare la ricerca globale (Ctrl+K / ⌘K), che trova contratti, controparti, scadenze e clausole da qualsiasi pagina: vedi Trovare tutto con la ricerca globale.

Filtrare per stato

I filtri si trovano nel pannello Filtri, che apri dal pulsante accanto alla ricerca: quando ci sono filtri attivi, il pulsante ne mostra il numero.

Il menu Stato raggruppa i contratti in cinque gruppi, ciascuno con un contatore: «Tutti», «Bozze», «Inviati e in attesa», «Da firmare», «Attivi». Ogni gruppo è più ampio del vero stato del contratto: per esempio «Bozze» include sia le vere bozze — comprese quelle generate con Genera Contratto — sia i contratti caricati «in stand-by» in attesa di una tua decisione, mentre «Attivi» include anche quelli in scadenza o già scaduti. Nello stesso menu trovi l'opzione «Da analizzare (AI)», anche lei con il suo contatore: mostra solo i contratti che Accordyx AI non ha ancora analizzato, da selezionare e mandare in analisi in blocco. Scegliendola, il filtro per gruppo di stato si azzera: le due scelte non si sommano.

Altri filtri e l'ordinamento

• Direzione: «Tutti» · «Cliente» · «Fornitore» · «Altro».
• Categoria: «Tutte» oppure una delle categorie di contratto (per esempio «Fornitura», «Servizi / Consulenza», «Riservatezza (NDA)»), ciascuna con il suo contatore. La categoria si corregge da «Modifica dati»: vedi Correggere e completare i dati estratti.
• Metadato personalizzato: compare solo se la tua organizzazione ha configurato dei metadati. Scegli il campo e poi il «Valore esatto» da cercare (per i campi a elenco lo scegli dalla lista). Vedi Metadati personalizzati dei contratti.
• Azzera filtri riporta la vista completa.

Per cambiare l'ordine dell'elenco usa «Ordina per», sopra la tabella: puoi ordinare per ID, Contratto, Stipulante, Controparte, Valore, Scadenza, Stato e Origine, e il pulsante con la freccia accanto passa da crescente a decrescente. «Predefinito» torna all'ordine di partenza, con i contratti più recenti in cima. Sugli schermi larghi puoi anche cliccare l'intestazione di una colonna: ogni clic passa da crescente a decrescente e poi di nuovo all'ordine predefinito. L'ordinamento per Valore è disponibile solo a chi vede i valori economici.

Se arrivi in archivio da un link diretto (per esempio dalla Dashboard), vedi un banner «Mostrando solo: …» con l'azione «Mostra tutti» per tornare alla vista completa. Se non hai il permesso per vedere i valori economici, la colonna Valore appare mascherata con «•••».

Le azioni in blocco

Seleziona più contratti con le caselle sulle righe: in basso compare la barra Azioni sulla selezione, con il conteggio dei selezionati e Annulla selezione. Da qui puoi:

• Analizza con AI — lancia l'analisi sui contratti selezionati (vedi Analizzare più contratti in blocco); serve il permesso «Usa l'AI»;
• Compara — crea un confronto tra due o più contratti fornitori già analizzati (vedi Confrontare più contratti fornitori);
• Assegna a team ▾ — riserva i contratti a un team, o li riporta a tutta l'organizzazione (compare solo se la tua organizzazione ha almeno un team);
• Forza stato ▾ — imposta manualmente il gruppo di stato: si apre una finestra in cui scrivere la Motivazione, obbligatoria, che resta su ogni contratto e nel registro attività. I contratti firmati in Accordyx vengono lasciati come sono, perché il loro stato lo decide la firma (vedi Trattative in corso: la pipeline di trattativa);
• Sposta nel cestino — operazione reversibile dal Cestino; serve il permesso «Elimina contratti».

Chi vede cosa

Il permesso «Consulta l'archivio contratti» dà accesso all'Archivio completo dell'organizzazione; chi non ce l'ha vede soltanto i contratti che ha creato lui, con le relative scadenze e documenti. Il permesso è incluso in tutti i ruoli predefiniti (anche «Sola lettura») e nei ruoli che esistevano già quando è stato introdotto; un ruolo personalizzato creato dopo nasce senza, finché non glielo assegni. È l'amministratore a decidere se aggiungerlo o toglierlo da Impostazioni → Ruoli e permessi. I contratti riservati a un team restano visibili solo ai suoi membri, a chi li ha creati e a chi ha «Vedi tutti i contratti».

Aprendo un contratto dall'Archivio atterri sulla prima scheda, Stato & Trattativa.

Problemi comuni

• Non trovo un contratto che so di aver caricato — controlla se è stato sostituito da una versione più recente: i contratti sostituiti spariscono dall'elenco principale e restano visibili solo nella cronologia versioni del contratto attuale. Verifica anche di non averlo spostato per errore nel cestino, e che non sia riservato a un team di cui non fai parte. Se il caricamento non è riuscito, il documento non compare in archivio: lo trovi segnalato nel pannello Attività in corso come «Caricamento non riuscito: ricarica il file.».
• Vedo solo i miei contratti — il tuo ruolo non ha «Consulta l'archivio contratti»: chiedi a un amministratore.
• Non vedo il filtro «Metadato personalizzato» — la tua organizzazione non ha ancora configurato metadati personalizzati.
• «Ordina per» non offre il Valore — ti manca il permesso «Vedi i valori economici».
• «Non hai il permesso per forzare lo stato» o «Non hai il permesso per eliminare contratti» al passaggio del mouse — il pulsante è disattivato perché ti manca il permesso corrispondente: chiedi a un amministratore.
• La Dashboard e l'Archivio contano numeri diversi — non dovrebbe più succedere: Dashboard e Archivio usano la stessa regola (niente cestinati, niente consensi, niente versioni sostituite). Se noti una differenza, ricarica la pagina.