Metadati personalizzati dei contratti

Oltre ai dati che Accordyx estrae da solo, puoi classificare i contratti con campi della tua azienda: un centro di costo, una commessa, una sede, un responsabile interno. I valori si compilano a mano, si usano come filtro nell'archivio e si conservano nelle nuove versioni del contratto.

Creare un campo

1. Apri Impostazioni e, nel gruppo Organizzazione, scegli Metadati personalizzati.
2. Clicca «Aggiungi campo».
3. Compila:
   • Nome del campo — come lo vedranno tutti, per esempio «Centro di costo»;
   • Chiave per importazione — un codice breve in minuscolo (lettere, numeri e trattino basso), proposto in automatico dal nome: serve a riconoscere il campo nelle importazioni da file;
   • Tipo di campo — Elenco controllato (si sceglie tra valori prefissati) oppure Testo (testo libero);
   • Valori consentiti — solo per l'elenco controllato: un valore per riga, fino a 100;
   • Obbligatorio — se lo spunti, un contratto senza questo valore mostra un avviso, ma il caricamento del documento non viene mai bloccato.
4. Clicca Salva: vedi «Metadati salvati».

Puoi avere al massimo 20 campi attivi; il contatore in alto mostra quanti ne stai usando. Se la sezione è vuota, Accordyx ti suggerisce di iniziare da «Centro di costo».

Modificare o archiviare un campo

Con la matita accanto a un campo puoi cambiarne il nome, i valori consentiti e l'obbligatorietà. Chiave per importazione e Tipo di campo restano quelli scelti alla creazione. Un valore già usato su almeno un contratto non si può togliere dall'elenco.

Quando un campo non ti serve più, usa «Archivia campo»: non sarà più compilabile né disponibile nei filtri, ma i valori già salvati restano conservati ed esportabili.

Compilare i metadati su un contratto

1. Apri il contratto e vai nella scheda «Stato & Trattativa».
2. Sotto i dati del contratto trovi la card «Metadati personalizzati», con il valore di ogni campo (o «Non compilato»).
3. Clicca «Modifica metadati», scegli o scrivi i valori e clicca Salva.

Se mancano campi obbligatori, la card mostra «Metadati da completare: …» con i nomi dei campi: puoi comunque continuare a usare il documento. La card compare solo se la tua organizzazione ha almeno un campo configurato.

Filtrare l'archivio per metadato

Nell'Archivio apri il pannello Filtri, scegli il campo in «Metadato personalizzato» e poi il «Valore esatto»: per i campi a elenco lo scegli dalla lista, per i campi di testo lo scrivi. La ricerca è sul valore esatto. Vedi Cercare e filtrare nell'archivio.

Importare i metadati da file

Quando importi contratti da un file Excel o CSV, i metadati attivi compaiono tra i campi a cui collegare le colonne. Una colonna intitolata custom: seguito dalla chiave (per esempio custom:centro_di_costo) viene collegata da sola. Per i campi a elenco i valori devono essere tra quelli consentiti. Vedi Importare da Excel o CSV.

Problemi comuni

• Non vedo la voce «Metadati personalizzati» nelle Impostazioni — ti manca il permesso «Gestisci metadati personalizzati», che tra i ruoli predefiniti hanno Titolare e Amministratore.
• Non vedo il pulsante «Modifica metadati» — ti manca il permesso di modifica su quel contratto.
• «Puoi configurare al massimo 20 campi attivi.» — archivia un campo che non usi più prima di crearne uno nuovo.
• «Questo valore è già utilizzato: non puoi rimuoverlo dall’elenco.» — il valore è in uso su almeno un contratto: puoi aggiungerne di nuovi, ma non togliere questo.
• «Chiave e tipo non possono essere modificati dopo la creazione.» — per cambiarli, archivia il campo e creane uno nuovo.
• «Il valore non appartiene all’elenco consentito.» — scegli uno dei valori previsti, oppure aggiungilo all'elenco del campo.
• «Controlla nome, chiave e valori del campo.» — verifica che il nome non sia vuoto, che la chiave usi solo lettere minuscole, numeri e trattino basso e che l'elenco abbia almeno un valore.
• «Un collega ha modificato questi dati. Ricarica e verifica i valori prima di riprovare.» — qualcun altro ha salvato nel frattempo: ricarica la pagina.
• «Non hai il permesso per questa modifica.» — chiedi a un amministratore.
• «L’azienda è in sola lettura. Verifica l’abbonamento in Fatturazione & Pagamenti.» — l'abbonamento non è attivo: vedi Abbonamento non attivo.
• «Contratto creato, ma metadati non salvati. Verifica i valori consentiti e ripeti l’importazione.» — durante un'importazione il contratto è stato creato senza metadati: correggi i valori nel file oppure compilali a mano dal contratto.