Promemoria, termini e ritardi delle approvazioni

Chi riceve le email e le notifiche delle approvazioni, quando partono i promemoria, cosa succede allo scadere del termine di uno step e perché un avviso può non arrivare.

Prima di iniziare: Nessun permesso particolare per ricevere gli avvisi. Per impostare i termini degli step serve «Configura approvazioni».

Mentre una richiesta di approvazione è in attesa, Accordyx avvisa da solo le persone giuste: gli approvatori quando tocca a loro e se la richiesta resta ferma, titolare e amministratori quando il termine dello step è superato. Nessuna richiesta viene mai approvata da sola.

Chi riceve cosa

Gli avvisi partono in automatico pochi minuti dopo l'evento che li fa scattare.

Quando la richiesta arriva a uno step, chi può approvare quello step riceve un'email «Approvazione richiesta: "titolo del contratto"» e, se ha attivato le notifiche push, la notifica Approvazione richiesta.
Se la richiesta resta ferma, gli stessi approvatori ricevono un promemoria dopo 3 giorni, poi ogni 2 giorni, fino a un massimo di 3 promemoria per step. L'email ha l'oggetto «Promemoria: approvazione ancora in attesa — "titolo del contratto"» e in fondo riporta «Promemoria 1 di 3», «Promemoria 2 di 3» e così via; la notifica push si chiama Promemoria approvazione. I giorni dei promemoria sono giorni di calendario.
Quando la richiesta passa allo step successivo, il conteggio riparte: i nuovi approvatori ricevono la loro email e, se serve, i loro promemoria.
Allo scadere del termine dello step, titolare e amministratori dell'organizzazione ricevono un solo avviso: l'email «Scaduta un'approvazione: "titolo del contratto"» e la notifica push Approvazione scaduta. Gli approvatori non ricevono un messaggio in più allo scadere.

Il termine si imposta per ogni step nei workflow approvativi ed è in giorni lavorativi. Con il termine a 0 lo step non scade: l'avviso di scadenza non parte, ma email e promemoria agli approvatori sì.

Deleghe

Se chi deve ricevere un avviso ha una delega attiva, lo riceve anche il delegato, con l'indicazione di chi rappresenta: per esempio «Da approvare per conto di Mario Rossi: "titolo del contratto"». Vale sia per gli approvatori sia per titolare e amministratori.

Gli indicatori in bacheca

Nella bacheca Approvazioni ogni richiesta in attesa mostra:

In attesa da N giorni (o In attesa da oggi) — da quando la richiesta è stata avviata;
Scade tra… — mancano meno di 48 ore al termine dello step;
In ritardo di… — il termine è superato;
Scadenza tra… — il termine è ancora lontano.

Scadenze e ritardi sono espressi in giorni lavorativi, come il termine che li genera; sotto il giorno lavorativo si passa a ore e minuti.

Perché un avviso non arriva

Lo step non ha termine (valore 0): non c'è avviso di scadenza né cartellino di ritardo.
Hai già ricevuto 3 promemoria per questo step: non ne arrivano altri finché la richiesta non passa allo step successivo.
Il contratto è nel cestino o è un contratto dimostrativo: le sue richieste non generano avvisi.
Il tuo accesso all'organizzazione è scaduto (accesso a tempo): non sei più tra i destinatari.
Non sei tra chi può approvare lo step: per esempio non hai il ruolo richiesto, oppure il contratto è instradato a un team di cui non fai parte.
L'indirizzo email è marcato come non recapitabile: le email non arrivano finché non lo correggi. Vedi Email non recapitabili.
Non hai attivato le notifiche push: arrivano solo le email. Vedi Notifiche push e app installabile.

Problemi comuni

Allo scadere del termine l'approvatore non ha ricevuto nulla — è corretto: l'avviso di scadenza va a titolare e amministratori; gli approvatori ricevono l'email all'ingresso nello step e i promemoria descritti sopra.
La richiesta è in ritardo da giorni e nessuno decide — titolare e amministratori possono decidere loro stessi, se hanno il ruolo richiesto, oppure annullare la richiesta con una motivazione.