Panoramica: quando serve un'approvazione

In Accordyx un'approvazione è il via libera interno che alcuni contratti devono ottenere prima di poter essere inviati alla controparte. Le richieste si raccolgono nella bacheca Approvazioni, descritta come "Contratti che aspettano una tua decisione prima di andare alla controparte."

Aprire la bacheca Approvazioni

1. Apri Approvazioni dal menu laterale.
2. In alto trovi tre riquadri cliccabili: Da approvare per te, Totale pendenti e Decise (storico). All'apertura vedi già filtrate le richieste che aspettano una tua decisione.
3. Ogni contratto in attesa compare come una scheda, con un badge d'origine Generato da noi oppure Ricevuto da fornitore.
4. Le schede si aprono compresse: per vedere lo stato e i comandi clicca la freccia della scheda (Espandi dettagli / Comprimi dettagli).
5. Sopra le schede c'è un unico pulsante che alterna Espandi tutto e Comprimi tutto: agisce solo sulle schede del riquadro che stai guardando.

Le schede che hai aperto restano aperte anche quando torni sulla bacheca in un secondo momento, perché il browser ricorda la tua scelta.

Cosa trovi su ogni scheda

Da compressa, la scheda ti dice già di quale richiesta si tratta:

• il titolo del contratto, il badge d'origine e, se il contratto ha più versioni, N versioni;
• Da approvare, se la decisione spetta a te;
• Contratto nel cestino, se il contratto è stato spostato nel cestino;
• la controparte, il valore (mascherato con «•••» se non hai il permesso di vedere i valori economici) e Rischio N/100;
• da quanto tempo aspetta, per esempio In attesa da 3 giorni o In attesa da oggi;
• se il passaggio ha un termine, Scade tra… (ultime 48 ore), In ritardo di… oppure, quando la scadenza è lontana, Scadenza tra….

Espandendola vedi lo stato della richiesta — N clausole da decidere, Documento da approvare, Approvato, Rifiutato, Chiuso dalla firma o Chiuso — e i comandi: Rivedi e decidi (o Apri richiesta per quelle già decise), Vai al contratto e, per le richieste in attesa, Annulla richiesta.

Chiuso dalla firma indica una richiesta rimasta in attesa e chiusa perché il contratto nel frattempo è stato firmato: non l'ha decisa nessuno.

Per una richiesta già decisa, Apri richiesta mostra il dettaglio in sola lettura, con le schede Clausole da approvare e Storico azioni: chi ha deciso, a quale step, quando e con quale motivazione.

Quando nasce una richiesta

Una richiesta di approvazione non si crea a mano: viene generata automaticamente subito dopo l'analisi AI del contratto. Quali contratti la richiedono dipende dalle impostazioni della tua organizzazione:

• Contratti ricevuti da fornitore (caricati da te o arrivati dalla controparte): richiedono un'approvazione se l'organizzazione ha attivato la relativa impostazione, che è attiva per impostazione predefinita, e se esiste almeno un workflow attivo.
• Contratti generati da noi: richiedono un'approvazione solo se l'impostazione è attiva e se le soglie di un workflow corrispondono al contratto, ad esempio un certo valore o un rischio elevato.

La valutazione parte anche in altri due momenti: quando invii alla controparte un contratto ricevuto che non è ancora stato valutato, e quando ripristini lo stato automatico di un contratto scegliendo Ripristina e richiedi approvazione (vedi Lo stato dell'approvazione nella scheda contratto).

Se per lo stesso contratto esiste già una richiesta in attesa, Accordyx non ne crea un'altra: ritrovi sempre quella esistente. Un contratto già concluso — firmato su Accordyx o dichiarato «già firmato e concluso fuori da Accordyx» al caricamento — resta attivo e non entra mai nel giro approvazioni.

Una richiesta in attesa esce dalla bacheca se il suo contratto va nel cestino o entra in vigore, e ricompare se il contratto viene ripristinato. Le richieste già decise restano nello storico.

Ogni passaggio può avere un termine in giorni lavorativi: sulle schede compaiono i cartellini «Scade tra…» e «In ritardo di…». Chi deve decidere riceve un'email quando la richiesta arriva al suo passaggio e qualche promemoria se la richiesta resta ferma; allo scadere del termine l'avviso va a titolare e amministratori. Una richiesta non viene mai approvata da sola. I dettagli sono in Promemoria, termini e ritardi delle approvazioni. Chi ha attivato le notifiche push riceve anche un avviso per le nuove richieste e i promemoria.

Le modifiche chieste dalla controparte

Se è attiva l'impostazione Contratti tornati dal portale (attiva per impostazione predefinita), in bacheca compaiono anche le schede dei contratti su cui la controparte ha chiesto modifiche dal portale, con i badge Tornato dal portale e Da rispondere. Vedi Le modifiche chieste dalla controparte nella bacheca.

Chi vede le richieste

Solo chi ha il permesso di decidere sulle approvazioni vede le richieste su cui può agire; la campanella e il contatore sono mirati, così chi non è coinvolto non viene disturbato. Se il riquadro Da approvare per te è vuoto ma esistono richieste in attesa di un altro approvatore, trovi il suggerimento "Ci sono N richieste in attesa di un altro approvatore." con il link Vedi le pendenti →.

Se la bacheca non riesce a leggere le decisioni già prese o i limiti di approvazione dei ruoli, lo dice con un avviso in alto e, per sicurezza, blocca le approvazioni finché non ricarichi la pagina.

Passi successivi

• Per esaminare un contratto e decidere, vedi Rivedere e decidere.
• Per impostare quali contratti richiedono un'approvazione e con quali passaggi, vedi Configurare i workflow approvativi.
• Per capire cosa mostra la scheda del contratto mentre l'approvazione è in corso, vedi Lo stato dell'approvazione nella scheda contratto.