Deleghe e accessi temporanei

Ci sono due modi per gestire situazioni temporanee: delegare le tue approvazioni quando sei assente e dare a un collaboratore esterno un accesso che si chiude da solo a una certa data.

Delegare le tue approvazioni

Le deleghe si gestiscono da Impostazioni → Delega approvazioni, ed è ciascun utente a gestire le proprie.

1. Nel box Nuova delega, apri il menu Delega a e scegli il collega: compaiono solo i membri che hanno il permesso «Approva / rifiuta». Se nessuno ce l'ha, il menu resta vuoto e un messaggio ti spiega dove assegnarlo (Ruoli e permessi).
2. Imposta il periodo con i campi Dal e Al (giorno, mese, anno e orario completi).
3. Premi Crea delega. Finché manca qualcosa il pulsante resta spento e sotto leggi cosa manca («Scegli il membro a cui delegare…», «Indica quando finisce la delega…», «La fine deve essere successiva all'inizio.»). Alla conferma vedi "Delega creata" e, se l'email è partita, che il collega è stato avvisato.

Chi riceve la delega riceve un'email quando gliela dai e un'altra quando la revochi; in Impostazioni → Delega approvazioni vede la sezione Deleghe ricevute, con chi lo ha delegato, da quando e fino a quando, e lo stato (attiva, programmata, scaduta, revocata). Durante una delega attiva le richieste compaiono nella sua bacheca, ed è avvisato anche dalle notifiche push se l'evento è attivo.

Revocare una delega

Nella lista Le tue deleghe, ogni riga ha un badge di stato: Attiva, Programmata, Scaduta o Revocata. Solo sulle deleghe Attiva o Programmata compare il pulsante Revoca: premendolo, vedi "Delega revocata" e il collega riceve l'email. La revoca non cancella la delega dallo storico: ne interrompe soltanto l'efficacia. Creazione e revoca restano scritte nel registro attività.

Deleghe «Non operativa»

Se il collega delegato perde il permesso di approvare, la delega resta in lista con il badge Non operativa e la spiegazione: quella delega non trasferisce nulla finché non gli assegni «Approva / rifiuta» da Ruoli e permessi, oppure la revochi. Chi non ha il permesso di approvare non può nemmeno «prestarlo» a qualcun altro tramite una delega.

Cosa può fare (e non fare) chi riceve la delega

Il collega delegato può decidere sulle approvazioni al posto tuo, ma entro regole precise:

• eredita la tua idoneità di ruolo ad approvare, non i tuoi limiti: i tetti applicati sono sempre i più restrittivi tra i tuoi e i suoi;
• resta valido il principio dei quattro occhi: chi ha già agito su una pratica non può approvarla di nuovo tramite delega;
• riceve le stesse email di richiesta, sollecito e scadenza che ricevi tu, con scritto per conto di chi decide e fino a quando dura la delega;
• ogni azione svolta per delega viene tracciata.

Dare un accesso a scadenza a un consulente

Per un collaboratore esterno che deve entrare solo per un periodo, puoi impostare una data di scadenza dell'accesso. Da Impostazioni → Staff, accanto al Responsabile del membro, usa il campo Scadenza accesso:

• la data vale fino alla fine della giornata; poi il membro diventa inattivo e non può più accedere;
• un membro con accesso scaduto è escluso anche come possibile delegato;
• il campo non compare per il titolare, il cui accesso non può essere messo a scadenza.

Nel profilo del membro vedrai il badge "Scade il " se la scadenza è futura, oppure "Scaduto" se è già passata. Impostare o togliere una scadenza richiede il permesso di gestire lo staff.

Problemi comuni

• Il menu «Delega a» è vuoto — nessun collega ha il permesso «Approva / rifiuta»: assegnalo da Impostazioni → Ruoli e permessi.
• "Creazione delega non riuscita" / "Revoca non riuscita" — l'operazione non è andata a buon fine: il messaggio spiega il motivo; riprova e, se persiste, contatta l'assistenza.
• "Non è stato possibile inviargli l'email di avviso: avvisalo tu." — la delega è creata (o revocata) ma l'email non è partita: informa il collega direttamente.