Deleghe e accessi temporanei

Come delegare le tue approvazioni a un collega per un periodo definito e come dare a un consulente esterno un accesso con scadenza automatica.

Prima di iniziare: Le deleghe le imposta ogni utente per sé (con un piano che include i workflow approvativi); assegnare una scadenza d'accesso a un altro membro richiede il permesso «Gestisci staff».

Ci sono due modi per gestire situazioni temporanee: delegare le tue approvazioni quando sei assente e dare a un collaboratore esterno un accesso che si chiude da solo a una certa data.

Delegare le tue approvazioni

Le deleghe si gestiscono da Impostazioni → Delega approvazioni, ed è ciascun utente a gestire le proprie.

Nel box Nuova delega, apri il menu Delega a e scegli il collega (compaiono solo i membri attivi diversi da te).
Imposta il periodo con i campi Dal e Al.
Premi Crea delega: vedi "Delega creata" con l'indicazione che quella persona potrà approvare al posto tuo nel periodo scelto.

Revocare una delega

Nella lista Le tue deleghe, ogni riga ha un badge di stato: Attiva, Programmata, Scaduta o Revocata. Solo sulle deleghe Attiva o Programmata compare il pulsante Revoca: premendolo, vedi "Delega revocata". La revoca non cancella la delega dallo storico: ne interrompe soltanto l'efficacia.

Cosa può fare (e non fare) chi riceve la delega

Il collega delegato può decidere sulle approvazioni al posto tuo, ma entro regole precise:

eredita la tua idoneità di ruolo ad approvare, non i tuoi limiti: i tetti applicati sono sempre i più restrittivi tra i tuoi e i suoi;
resta valido il principio dei quattro occhi: chi ha già agito su una pratica non può approvarla di nuovo tramite delega;
ogni azione svolta per delega viene tracciata.

Dare un accesso a scadenza a un consulente

Per un collaboratore esterno che deve entrare solo per un periodo, puoi impostare una data di scadenza dell'accesso. Da Impostazioni → Staff, accanto al Responsabile del membro, usa il campo Scadenza accesso:

la data vale fino alla fine della giornata; poi il membro diventa inattivo e non può più accedere;
un membro con accesso scaduto è escluso anche come possibile delegato;
il campo non compare per il titolare, il cui accesso non può essere messo a scadenza.

Nel profilo del membro vedrai il badge "Scade il " se la scadenza è futura, oppure "Scaduto" se è già passata. Impostare o togliere una scadenza richiede il permesso di gestire lo staff.

Problemi comuni

"Intervallo non valido" — la data di fine della delega deve essere successiva a quella di inizio.
"Creazione delega non riuscita" / "Revoca non riuscita" — l'operazione non è andata a buon fine: riprova; se persiste, contatta l'assistenza.