Configurare i workflow approvativi

I workflow approvativi stabiliscono quali contratti richiedono un'approvazione, con quali passaggi ed entro quanto tempo. Si configurano dalle impostazioni dell'organizzazione e possono modificarli solo gli owner e gli admin.

Aprire le impostazioni

1. Apri Impostazioni → Workflow approvativi (gruppo Organizzazione).
2. In alto trovi il pannello Impostazioni approvazioni con le regole generali; sotto ci sono l'elenco dei workflow e il pulsante + Nuovo workflow.

Le impostazioni generali

Nel pannello Impostazioni approvazioni decidi:

• Come revisiona l'incaricato: Clausola per clausola oppure Documento intero.
• Quando richiedere l'approvazione: attiva o disattiva Contratti ricevuti da fornitore, Contratti tornati dal portale e Contratti generati da noi.
• Invio: con Invio differito dietro approvazione l'invio parte da solo dopo l'approvazione finale.
• Governance: le regole di controllo dell'organizzazione.

Creare un workflow

1. Clicca + Nuovo workflow.
2. Compila Nome workflow e, se vuoi, Descrizione; usa Workflow attivo per renderlo operativo.
3. In Trigger di attivazione scegli quando applicarlo: Valore contratto superiore a, Almeno una clausola critical/high rilevata dall'AI oppure Risk score totale ≥.
4. In Step approvativi aggiungi i passaggi con + Step: per ciascuno scegli i ruoli abilitati ad approvare, il numero di Approvazioni necessarie e il Termine per questo step in giorni lavorativi.
5. Salva.

Su una scheda workflow puoi poi usare Modifica, Disattiva/Attiva, Predefinito per gli inbound/Rimuovi predefinito ed Elimina. Il riepilogo degli step mostra il termine accanto ai ruoli (o «senza termine»).

Il termine per ogni step

Ogni step ha un termine in giorni lavorativi (predefinito 5; sabato e domenica non contano). Si conta da quando la richiesta entra in quello step e riparte a ogni passaggio di mano. Superato il termine:

• parte un solo sollecito via email a chi deve approvare (e, se c'è una delega attiva, anche al delegato, con l'indicazione per conto di chi decide);
• titolare e amministratori ricevono un avviso;
• sulla richiesta compaiono i cartellini «Scade tra…» e «In ritardo di…».

Nessuna richiesta viene mai approvata da sola allo scadere del termine, in nessun caso. Con il termine a 0 lo step non ha scadenza: la richiesta resta in attesa senza avvisi di ritardo. Le richieste già in attesa quando imposti un termine partono da quel momento, non a ritroso.

Note utili

• Le soglie dei trigger valgono solo per i Contratti generati da noi; i contratti ricevuti e i ritorni dal portale sono gestiti dalle tre caselle di Quando richiedere l'approvazione.
• Per richiedere più approvatori sullo stesso passaggio, imposta Approvazioni necessarie a due o più.
• I contratti dichiarati già firmati e conclusi fuori da Accordyx al caricamento non entrano mai in un workflow.

Problemi comuni

• "Nome workflow obbligatorio" / "Ogni step deve avere almeno un ruolo richiesto" / "Seleziona almeno un trigger di attivazione" — completa i campi mancanti prima di salvare.
• "Impossibile eliminare: esistono richieste di approvazione collegate a questo workflow." — non puoi eliminarlo: disattivalo, così lo storico resta intatto e non attiverà più nuove approvazioni.
• "Solo gli owner e gli admin dell'organizzazione possono configurare i workflow approvativi." — serve il permesso di configurazione: chiedi a un owner o admin.
• Nessun sollecito è partito — controlla che lo step abbia un termine maggiore di 0 e che il destinatario non sia un indirizzo marcato come non recapitabile.

Per capire come queste regole si traducono in richieste sui contratti, vedi Panoramica: quando serve un'approvazione; per far decidere un collega al posto tuo durante un'assenza, vedi Deleghe e accessi temporanei.