Configurare i workflow approvativi

I workflow approvativi stabiliscono quali contratti richiedono un'approvazione, con quali passaggi ed entro quanto tempo. Si configurano dalle impostazioni dell'organizzazione e può modificarli chi ha il permesso «Configura approvazioni»: owner e admin ce l'hanno, e può averlo anche un ruolo personalizzato.

Aprire le impostazioni

1. Apri Impostazioni → Workflow approvativi (gruppo Organizzazione).
2. In alto trovi il pannello Impostazioni approvazioni con le regole generali; sotto ci sono l'elenco dei workflow e il pulsante + Nuovo workflow.

Le impostazioni generali

Nel pannello Impostazioni approvazioni decidi:

• Come revisiona l'incaricato: Clausola per clausola oppure Documento intero.
• Quando richiedere l'approvazione: attiva o disattiva Contratti ricevuti da fornitore, Contratti tornati dal portale e Contratti generati da noi.
• Invio: con Invio differito dietro approvazione attivo (l'impostazione predefinita), un contratto inviato alla controparte mentre aspetta l'approvazione resta in attesa e parte da solo all'approvazione finale (vedi Dopo l'approvazione: l'invio parte da solo). Se lo disattivi, l'invio viene bloccato finché il contratto non è approvato e va ripetuto a mano. Un rifiuto o un annullamento della richiesta cancellano sempre l'invio in attesa.
• Governance: le regole di controllo dell'organizzazione.

Creare un workflow

1. Clicca + Nuovo workflow.
2. Compila Nome workflow e, se vuoi, Descrizione; usa Workflow attivo per renderlo operativo.
3. In Trigger di attivazione scegli quando applicarlo: Valore contratto superiore a, Almeno una clausola critical/high rilevata dall'AI oppure Punteggio rischio totale ≥ (da 0 a 100). Se ne selezioni più di uno, il workflow si attiva solo quando tutti i criteri sono veri.
4. In Step approvativi aggiungi i passaggi con + Step: per ciascuno scegli i ruoli abilitati ad approvare, il numero di Approvazioni necessarie e il Termine per questo step in giorni lavorativi. Tra i ruoli trovi Owner organizzazione, Admin organizzazione e Membro, più i Ruoli dell'organizzazione che avete creato. Gli step si succedono in ordine: il successivo si attiva solo quando il precedente è completato.
5. Clicca Crea workflow (oppure Aggiorna workflow se stai modificando un workflow esistente).

Mentre compili uno step, Accordyx controlla se qualcuno potrà davvero approvarlo. Se nessun membro attivo con i ruoli scelti ha la capacità di approvare, vedi "Nessun membro attivo con questi ruoli ha la capacità di approvare: lo step resterebbe bloccato."; se le approvazioni richieste sono più dei membri che possono darle, vedi "Servono N approvazioni ma i membri eleggibili sono M: lo step non potrebbe completarsi." In entrambi i casi cambia i ruoli o riduci Approvazioni necessarie.

Su una scheda workflow puoi poi usare Modifica, Disattiva/Attiva, Predefinito per gli inbound/Rimuovi predefinito ed Elimina. Il riepilogo degli step mostra il termine accanto ai ruoli (o «senza termine»).

• Predefinito per gli inbound sceglie il workflow da usare per i contratti ricevuti. Se non ne imposti uno, si usa il workflow attivo creato per primo; se non c'è nessun workflow attivo, i contratti ricevuti non richiedono approvazione.
• Elimina chiede conferma: "Eliminare il workflow «nome»? Le approvazioni già esistenti non verranno toccate."

Il termine per ogni step

Ogni step ha un termine in giorni lavorativi (predefinito 5, massimo 120; sabato e domenica non contano). Si conta da quando la richiesta entra in quello step e riparte a ogni passaggio di mano. Superato il termine:

• titolare e amministratori ricevono un solo avviso «Approvazione scaduta», via email e notifica push (e, se hanno una delega attiva, anche il loro delegato);
• sulla richiesta compaiono i cartellini «Scade tra…» e «In ritardo di…».

Chi deve approvare non riceve un sollecito allo scadere: riceve un'email quando la richiesta arriva al suo step e fino a tre promemoria se la richiesta resta ferma, con o senza termine. Vedi Promemoria, termini e ritardi delle approvazioni.

Nessuna richiesta viene mai approvata da sola allo scadere del termine, in nessun caso. Con il termine a 0 lo step non ha scadenza: la richiesta resta in attesa senza cartellini né avvisi di ritardo, ma gli approvatori ricevono comunque l'email e i promemoria. Le richieste già in attesa quando imposti un termine partono da quel momento, non a ritroso.

Note utili

• Le soglie dei trigger valgono solo per i Contratti generati da noi; i contratti ricevuti e i ritorni dal portale sono gestiti dalle tre caselle di Quando richiedere l'approvazione.
• Per richiedere più approvatori sullo stesso passaggio, imposta Approvazioni necessarie a due o più.
• I contratti dichiarati già firmati e conclusi fuori da Accordyx al caricamento non entrano mai in un workflow.

Problemi comuni

• "Nome workflow obbligatorio" / "Ogni step deve avere almeno un ruolo richiesto" / "Seleziona almeno un trigger di attivazione" — completa i campi mancanti prima di salvare.
• "Impossibile eliminare: esistono richieste di approvazione collegate a questo workflow." — non puoi eliminarlo: disattivalo, così lo storico resta intatto e non attiverà più nuove approvazioni.
• "Per configurare i workflow approvativi serve il permesso «Configura approvazioni»." — ti manca il permesso «Configura approvazioni»: chiedi a un owner o admin di concederlo al tuo ruolo.
• Allo scadere del termine l'approvatore non ha ricevuto nulla — è corretto: l'avviso di scadenza va a titolare e amministratori. Gli approvatori ricevono l'email all'ingresso nello step e i promemoria; se mancano anche quelli, controlla che l'indirizzo non sia marcato come non recapitabile.

Per capire come queste regole si traducono in richieste sui contratti, vedi Panoramica: quando serve un'approvazione; per far decidere un collega al posto tuo durante un'assenza, vedi Deleghe e accessi temporanei.