Configurare i workflow approvativi

Come impostare quando serve un'approvazione, creare workflow con trigger e passaggi, e definire il workflow predefinito per i contratti ricevuti.

Prima di iniziare: Serve un ruolo con il permesso «Configura approvazioni» (di norma owner o admin).

I workflow approvativi stabiliscono quali contratti richiedono un'approvazione e con quali passaggi. Si configurano dalle impostazioni dell'organizzazione e possono modificarli solo gli owner e gli admin.

Aprire le impostazioni

Apri le impostazioni dell'organizzazione e scegli Workflow approvativi.
In alto trovi il pannello Impostazioni approvazioni con le regole generali; sotto ci sono l'elenco dei workflow e il pulsante + Nuovo workflow.

Le impostazioni generali

Nel pannello Impostazioni approvazioni decidi:

Come revisiona l'incaricato: Clausola per clausola oppure Documento intero.
Quando richiedere l'approvazione: attiva o disattiva Contratti ricevuti da fornitore, Contratti tornati dal portale e Contratti generati da noi.
Invio: con Invio differito dietro approvazione l'invio parte da solo dopo l'approvazione finale.
Governance: le regole di controllo dell'organizzazione.

Creare un workflow

Clicca + Nuovo workflow.
Compila Nome workflow e, se vuoi, Descrizione; usa Workflow attivo per renderlo operativo.
In Trigger di attivazione scegli quando applicarlo: Valore contratto superiore a, Almeno una clausola critical/high rilevata dall'AI oppure Risk score totale ≥.
In Step approvativi aggiungi i passaggi con + Step: per ciascuno scegli i ruoli e il numero di Approvazioni necessarie.
Salva.

Su una scheda workflow puoi poi usare Modifica, Disattiva/Attiva, Predefinito per gli inbound/Rimuovi predefinito ed Elimina.

Note utili

Le soglie dei trigger valgono solo per i Contratti generati da noi; i contratti ricevuti e i ritorni dal portale sono gestiti dalle tre caselle di Quando richiedere l'approvazione.
Per richiedere più approvatori sullo stesso passaggio, imposta Approvazioni necessarie a due o più.

Problemi comuni

"Nome workflow obbligatorio" / "Ogni step deve avere almeno un ruolo richiesto" / "Seleziona almeno un trigger di attivazione" — completa i campi mancanti prima di salvare.
"Impossibile eliminare: esistono richieste di approvazione collegate a questo workflow." — non puoi eliminarlo: disattivalo, così lo storico resta intatto e non attiverà più nuove approvazioni.
"Solo gli owner e gli admin dell'organizzazione possono configurare i workflow approvativi." — serve il permesso di configurazione: chiedi a un owner o admin.

Per capire come queste regole si traducono in richieste sui contratti, vedi Panoramica: quando serve un'approvazione.