Obblighi e adempimenti: registrare gli esiti occorrenza per occorrenza

La scheda «Obblighi e adempimenti» di Termini e scadenze raccoglie gli obblighi dei contratti in vigore — pagamenti, consegne o servizi, SLA, adempimenti formali e altri obblighi — sia quelli a carico tuo sia quelli della controparte. Ogni scadenza è un'occorrenza: un obbligo mensile genera un'occorrenza al mese, e per ciascuna registri come è andata.

Gli indicatori in alto

• «In ritardo», «Questo mese», «Prossimo mese» — le occorrenze senza esito chiuso, per urgenza. Clicca un indicatore per vedere solo quelle; il sottotitolo diventa «Filtro attivo · clicca per togliere» e un secondo clic toglie il filtro.
• «Da verificare», «Senza data», «Continuativi» — i termini che non hanno ancora una scadenza calcolabile. Il clic ti porta alla sezione «Senza data».
• «Rilevanti» — i termini segnalati come rilevanti, dall'analisi o da te. Il clic filtra l'elenco.

Cercare e filtrare

Nella casella «Cerca per termine o contratto…» scrivi parte del titolo del termine, del titolo del contratto o del suo codice. Con «Filtri» apri il pannello completo:

• «Tipo di termine» — Pagamento, Consegna o servizio, SLA, Adempimento formale, Altro;
• «Contratto» e «Controparte», con ricerca per nome;
• «Chi deve adempiere» — Dobbiamo noi, La controparte deve, Reciproco, Interno;
• «Tipo di contratto» — Clienti, Fornitori, Altro;
• «Periodo» — i preset «Prossimi 30/90/180/365 giorni» oppure le date «Dal» e «Al»;
• «Esito» — Senza esito, Adempiuto, Adempiuto in ritardo, Parziale, Non adempiuto, Non applicabile;
• «Rilevanza» — Rilevanti oppure Ordinari.

«Azzera i filtri» riporta la vista completa.

Le due sezioni dell'elenco

• «Con scadenza» — le occorrenze datate. In cima trovi quelle ancora da seguire, dalla più vicina; sotto quelle già chiuse, dalla più recente.
• «Senza data» — i termini che non hanno ancora una scadenza calcolabile: non generano alert né ritardi finché la data non è determinata. Il motivo è indicato su ogni voce: «In attesa dell'evento che fissa la data», «Obbligo continuativo, senza scadenza puntuale», «Dato estratto da verificare», «Data non indicata nel contratto».

Ogni sezione si chiude cliccando il suo titolo e ha i pulsanti «Espandi tutti» / «Comprimi tutti». Le voci arrivano a blocchi: in fondo trovi «Carica altri».

Leggere una voce

Compressa, la voce mostra il titolo, la data con «tra N giorni», «scade oggi» o «in ritardo di N giorni», il codice e il titolo del contratto, la controparte e le etichette: tipo, chi deve adempiere, «Rilevante», l'esito, «Promemoria rimandato fino al …», «Caso di inadempimento collegato» e l'importo. Senza il permesso «Vedi i valori economici» gli importi sono mascherati con «•••». Il codice del contratto apre il contratto; il nome della controparte apre il suo dossier.

Aperta con la freccia, la voce mostra la «Clausola» con la citazione e la pagina, il link «Vedi documento», la descrizione, l'eventuale condizione, le prove allegate, le note e la data dell'ultima verifica. Qui sotto trovi le azioni.

Registrare l'esito di un'occorrenza

Sulle occorrenze datate trovi questi pulsanti:

• «Adempiuto» — l'obbligo è stato rispettato.
• «Adempiuto in ritardo» — compare solo quando la data è già passata.
• «Parziale» — apre «Adempimento parziale», dove indichi «Importo dovuto» e «Importo ricevuto»: il residuo si calcola da solo. Se il termine non ha importi, descrivi cosa è stato adempiuto e cosa manca. Conferma con «Registra adempimento parziale».
• «Non adempiuto» — compare solo quando la data è arrivata. Nella finestra scrivi la «Motivazione» (obbligatoria) e, se vuoi, usa «Allega prova». Cosa succede dopo dipende da chi doveva adempiere:
  • se l'obbligo era della controparte, puoi spuntare «Apri subito un caso di inadempimento»;
  • se era a nostro carico, compila la «Gestione interna della mancanza»: «Responsabile interno», «Azione correttiva» e «Da completare entro». Non si apre nessun caso verso la controparte;
  • se l'obbligo è reciproco, indichi prima la «Parte inadempiente»: «La controparte» o «Noi».
• «Non applicabile» — l'occorrenza non si applica; la motivazione è obbligatoria. Conferma con «Conferma non applicabile».
• «Rimanda il promemoria» — scegli 7, 14, 30 o 90 giorni. Si sposta solo il promemoria: la scadenza, l'eventuale ritardo e l'esito non cambiano. Fino a quella data l'occorrenza non entra nel riepilogo via email.

Dopo ogni azione vedi una conferma, per esempio «Esito registrato» o «Promemoria rimandato», e i contatori si aggiornano.

Casi di inadempimento e solleciti

• «Apri caso» compare quando la controparte ha adempiuto in modo parziale o non ha adempiuto e non c'è ancora un caso collegato. L'esito resta com'è e il caso si apre in Inadempimenti.
• «Gestisci caso» porta al caso già collegato.
• «Predisponi sollecito» compare quando c'è un caso collegato e l'obbligo era della controparte. Accordyx AI prepara il testo e si apre la finestra di invio, dove lo rivedi prima di spedirlo: nulla parte da solo. Serve anche il permesso «Usa l'AI» e consuma l'unità «Sollecito» del piano, una volta per caso. Vedi Inviare un sollecito.

Obblighi legati a un evento e obblighi continuativi

• Alcuni termini decorrono da un evento, per esempio «entro 30 giorni dalla fattura»: finché l'evento non è registrato restano «Senza data». Clicca «Registra evento», indica la «Data dell'evento» e, se vuoi, un «Riferimento» (numero di fattura, DDT) e una nota: la finestra ti mostra la «Scadenza che ne risulta». Se l'evento è stato proposto dal documento o da un'email, la voce mostra «Evento proposto: … (da confermare)» e il pulsante diventa «Conferma evento»: verificalo prima di confermare.
• Gli obblighi continuativi, come la riservatezza o un livello di servizio costante, non hanno una scadenza puntuale. Se accade un fatto che li viola, usa «Segnala violazione»: indica la data dell'evento, descrivi cosa è accaduto e allega una prova se ce l'hai. La violazione resta registrata con la sua data e compare nell'elenco; se l'obbligo era della controparte, da lì puoi aprire un caso con «Apri caso».

Rilevanza e dati da verificare

• Con «Cambia rilevanza» segni un termine come «Rilevante» o «Ordinario», con un motivo facoltativo. La rilevanza è un'indicazione per te: non apre atti né casi.
• Un termine «Da verificare» ha un dato estratto non ancora confermato. Con il permesso «Modifica scadenze» trovi «Il dato estratto è corretto: conferma» e «Correggi dato estratto»: vedi Confermare o correggere un termine estratto.

Problemi comuni

• «La motivazione è obbligatoria.» — su «Non adempiuto» e «Non applicabile» scrivi il motivo prima di confermare.
• «Gli importi non sono validi: il ricevuto non può superare il dovuto.» oppure «Indica gli importi oppure descrivi cosa è stato adempiuto.» — nell'adempimento parziale correggi gli importi o aggiungi una descrizione.
• «Indica quale parte non ha adempiuto.» — sugli obblighi reciproci scegli la parte inadempiente.
• «Il caso non è stato aperto e l'esito non è stato registrato: …» — il caso non si è potuto aprire, quindi Accordyx non ha salvato nemmeno l'esito. Riprova, oppure togli la spunta «Apri subito un caso di inadempimento» e salva solo l'esito.
• «Esito salvato, ma il caso non è stato aperto. …» oppure «L'occorrenza non è ancora scaduta.» — l'esito c'è, ma il caso no: riprova «Apri caso» quando la scadenza è passata.
• «Caricamento della prova non riuscito» — l'esito è stato salvato senza la prova: riapri la voce e riprova ad allegarla.
• «Una violazione per questo obbligo è già registrata in questa data.» — esiste già una violazione con quella data.
• «Non hai i permessi per modificare questo termine.» — ti manca «Gestisci adempimenti»: chiedi a un amministratore. Vedi Ruoli e permessi.
• Non vedo i pulsanti degli esiti — compaiono solo con il permesso «Gestisci adempimenti» e solo sulle occorrenze datate; i termini «Senza data» vanno prima completati (evento, conferma o correzione).