Aprire e gestire un caso

Un caso si apre sempre a partire da un obbligo scaduto e non rispettato, mai dalla vista Inadempimenti stessa. Una volta aperto, puoi assegnarlo, seguirne lo storico e registrare le risposte della controparte.

Aprire un caso

I casi si aprono da Termini e scadenze, scheda «Obblighi e adempimenti», sulle occorrenze di un obbligo che la controparte doveva rispettare.

1. Sull'occorrenza scaduta clicca «Non adempiuto». Si apre la finestra «Segnalare come non adempiuto?».
2. Scrivi la «Motivazione» (obbligatoria) e, se vuoi, allega una «Prova». Se l'obbligo è reciproco, indica la «Parte inadempiente»: «La controparte» o «Noi».
3. Per aprire subito il caso spunta «Apri subito un caso di inadempimento»: la casella è spenta di partenza. Poi clicca «Conferma non adempiuto».
4. Se non hai spuntato la casella, oppure l'esito registrato è «Parziale», sulla voce compare «Apri caso»: un clic apre il caso in qualsiasi momento.
5. Ricevi il messaggio «Caso di inadempimento aperto» se è il primo obbligo mancato, oppure «Caso di inadempimento aggiornato» se il caso esisteva già ed è stato aggravato.
6. Un solo caso resta aperto per ogni obbligo: segnalarlo di nuovo come non adempiuto non crea un doppione, ma aumenta il conteggio delle mancanze del caso esistente.

Quando il caso esiste, la voce in Termini e scadenze mostra «Caso di inadempimento collegato» e il pulsante «Gestisci caso», che ti porta al caso nella vista «Inadempimenti». Per tutti gli esiti possibili vedi Obblighi e adempimenti.

Assegnare il caso a te

1. Nel dettaglio del caso, se ci sono obblighi aperti, clicca «Assegna a me»: tutti gli obblighi aperti del contratto vengono assegnati a te.
2. Una volta assegnato vedi «Assegnato a te» e puoi rimuovere l'assegnazione con «Rimuovi assegnazione».
3. Ricevi il toast «Casi assegnati a te» oppure «Assegnazione rimossa».
4. Il toggle «I miei casi», nella vista principale, filtra l'elenco sui contratti assegnati a te.

Registrare una risposta della controparte

Le risposte ricevute via casella email collegata compaiono automaticamente nello «Storico inadempimento». Puoi anche registrarne una a mano:

1. Clicca «+ Registra risposta» (attivo solo se il contratto ha una controparte e un'organizzazione associate).
2. Nel dialog «Registra una risposta ricevuta» compila Data, Canale (Email / PEC / Telefono / Altro) e «Nota / contenuto».
3. Conferma con «Registra»: ricevi il toast «Risposta registrata».

Ogni azione — apertura, escalation, sollecito, atto, esito, assegnazione — resta tracciata nello storico come prova, insieme al corpo integrale delle comunicazioni inviate.

Problemi comuni

• «Il caso non è stato aperto e l'esito non è stato registrato: puoi riprovare o salvare l'esito senza aprire il caso.» — il caso non si è potuto aprire mentre registravi «Non adempiuto», quindi non è stato salvato nemmeno l'esito. Riprova, oppure togli la spunta e salva solo l'esito: potrai aprire il caso dopo con «Apri caso».
• «Esito salvato, ma il caso non è stato aperto.» — l'esito c'è, il caso no. Accanto trovi il motivo, per esempio:
  • «La scadenza selezionata non è ancora maturata. Attendi la data prevista prima di aprire un inadempimento.» — non puoi aprire un caso su una scadenza futura;
  • «Registra «Non adempiuto» sulla scadenza interessata, quindi riprova ad aprire il caso.» — prima registra l'esito sull'occorrenza;
  • «Questa data non corrisponde a una scadenza prevista per l'obbligo. Aggiorna la pagina e seleziona una scadenza disponibile.» — l'occorrenza non è più tra quelle previste: aggiorna la pagina.
• «L'obbligo non è più disponibile. Aggiorna la pagina e scegli un altro obbligo.» / «Il contratto non è più disponibile. Aggiorna la pagina e scegli un altro contratto.» — l'obbligo o il contratto è stato modificato o eliminato nel frattempo.
• «Hai effettuato troppe richieste in poco tempo. Attendi un minuto e riprova.» — hai superato il limite di operazioni al minuto.
• «Seleziona una persona valida oppure rimuovi esplicitamente l'assegnazione.» / «La persona selezionata non appartiene più al gruppo di lavoro attivo. Aggiorna la pagina e scegli un altro assegnatario.» — l'assegnazione non è valida: aggiorna la pagina e riprova.
• «Non è stato possibile verificare l'assegnazione. Riprova; se il problema continua, contatta l'assistenza.» — errore temporaneo durante l'assegnazione.
• Non vedo «Apri caso» — compare solo con il permesso «Gestisci adempimenti», solo per gli obblighi della controparte e solo dopo un esito «Non adempiuto» o «Parziale». Per gli obblighi a tuo carico si registra una gestione interna, senza caso verso la controparte.