Inviare email

Puoi scrivere e inviare email direttamente da Accordyx, usando una delle caselle collegate alla tua organizzazione. La finestra di scrittura si apre dalla pagina E-mail e PEC, dal dettaglio di un contratto o dal dossier di una controparte.

Scrivere una nuova email

1. Clicca Scrivi. Se hai accesso a più caselle, scegli quella da cui inviare nel campo Da; altrimenti l'indirizzo è già impostato.
2. Compila il destinatario nel campo A: puoi digitare l'indirizzo oppure aprire la Rubrica per cercare tra le controparti in anagrafica.
3. Aggiungi eventuali destinatari in copia con + Cc.
4. Compila Oggetto e il testo del messaggio nell'editor.
5. Se vuoi, allega un file dal computer con Allega file (fino a 4 MB) oppure documenti già presenti in Accordyx con Allega dall'archivio: vedi la sezione qui sotto.
6. Clicca Invia. Durante l'invio il pulsante mostra "Invio in corso…"; al termine vedi il messaggio "Email inviata".

Il messaggio si salva come bozza automaticamente man mano che scrivi, così non perdi il lavoro se chiudi la finestra per errore. Anche Annulla salva la bozza prima di chiudere la finestra di scrittura: la ritrovi nella sezione Bozze, vedi Bozze delle email.

Allegare file e documenti

Puoi allegare al massimo 5 elementi per email, contando insieme il file dal computer e i documenti scelti dall'archivio.

• Allega file aggiunge un solo file dal tuo computer, fino a 4 MB.
• Allega dall'archivio aggiunge documenti già presenti in Accordyx: il documento corrente o una versione di un contratto, i suoi file, il pacchetto di firma completo, fatture, email, comunicazioni e lo storico del contratto. Vedi Allegare documenti dall'archivio.

Sotto gli allegati leggi: "Il file dal disco (massimo 4 MB) e le selezioni dall'archivio vengono salvati nella bozza. L'accesso viene ricontrollato all'invio." Se riprendi la bozza più tardi, gli allegati vengono ripristinati da soli.

Se il messaggio completo supera il limite della casella, l'invio si ferma e compare il suggerimento "Per documenti troppo grandi, condividi il contratto con un link del portale. Riduci gli altri allegati prima di inviare." con il pulsante Condividi dal portale: vedi Condividere un contratto nel portale.

Usare la rubrica dei destinatari

Il pannello Rubrica cerca tra le controparti in anagrafica e propone i loro indirizzi email o PEC come chip da aggiungere; in cima trovi anche gli indirizzi della tua organizzazione, sotto "La tua organizzazione". Il pannello resta aperto per aggiungere più destinatari di seguito, comodo per compilare il Cc. Se non trovi la controparte che cerchi, vedi Panoramica: l'anagrafica delle controparti.

Rispondere a un thread

Dal dettaglio di un thread nella pagina E-mail e PEC, il pulsante Rispondi apre la stessa finestra di scrittura con destinatario e oggetto già precompilati (con "Re:" davanti), collegando la risposta al thread originale. Vedi Leggere e organizzare le email.

Lavorare in più persone sulla stessa bozza

In cima alla finestra di scrittura trovi il pannello Revisione interna: mostra la revisione salvata, chi sta consultando o modificando la bozza e, con Proposte e revisione, i commenti dei colleghi. Se un collega salva una nuova versione mentre scrivi, Accordyx te lo segnala e ti fa confrontare i contributi prima di salvare o inviare. Vedi Bozze delle email.

Problemi comuni

• "Nessuna casella disponibile per l'invio. Collega una casella e-mail o PEC in Impostazioni → E-mail e PEC → Caselle collegate." — non hai ancora nessuna casella collegata da cui inviare.
• "Puoi leggere la posta di questa casella ma non inviare o rispondere: ti manca il permesso «Invia email». Chiedi a un amministratore di abilitarlo." — hai accesso in lettura ma non il permesso di invio; i pulsanti Scrivi e Rispondi restano disattivati.
• "Nessuna controparte con email in anagrafica." — la rubrica non trova risultati: verifica che la controparte abbia un indirizzo email salvato nella sua scheda.
• "Impossibile caricare la rubrica." — errore temporaneo nel caricamento: riprova tra poco.
• "Email già inviata" — hai cliccato Invia due volte sullo stesso messaggio: l'email è stata inviata una sola volta.
• "Allegato troppo grande (max 4MB)" — il file dal computer supera i 4 MB: riducilo, oppure se è già in Accordyx allegalo con Allega dall'archivio.
• "Puoi allegare al massimo 5 elementi, incluso il file dal disco." — togli un allegato prima di aggiungerne un altro.
• "Il messaggio completo supera il limite della casella. Riduci gli allegati o condividi il contratto dal portale." — togli qualche allegato o usa Condividi dal portale.
• "Non hai più il permesso di esportare uno degli allegati o di usare questa bozza con la casella selezionata. Rimuovilo o verifica gli accessi." — all'invio Accordyx ricontrolla i permessi: rimuovi l'allegato indicato o chiedi a un amministratore di verificare i tuoi accessi.
• "Uno degli allegati non è più disponibile. Rimuovilo e scegli una risorsa disponibile dall'archivio." — il documento è stato eliminato o spostato nel frattempo.
• "Salvataggio della bozza o degli allegati non riuscito. Riprova prima di inviare." — la bozza non è stata salvata: riprova prima di premere Invia.
• "Invio non riuscito" — sotto l'avviso trovi il motivo; l'email non è partita.
• "L'esito dell'invio non è ancora verificato. Controlla la posta inviata prima di tentare un nuovo invio. La bozza rimane protetta." — l'invio potrebbe essere partito: controlla la cartella della posta inviata della casella prima di riprovare, per non mandare due volte la stessa email.