Allegare documenti dall'archivio a un'email

Dalla finestra di scrittura delle email puoi allegare direttamente i documenti che sono già in Accordyx: il contratto, una sua versione, il pacchetto di firma, una fattura, un'email o lo storico. Non devi scaricarli sul computer e ricaricarli: li scegli da un elenco e Accordyx li allega al momento dell'invio.

Allegare un documento

1. Apri la finestra di scrittura con Scrivi o Rispondi e scegli la casella nel campo Da: il pulsante dell'archivio si attiva solo con una casella selezionata.
2. Premi Allega dall'archivio: si apre il pannello di scelta.
3. In Tipo di allegato scegli cosa vuoi allegare (vedi l'elenco qui sotto).
4. Nel campo Cerca per nome, oggetto o numero scrivi una parte del titolo del contratto, del nome del file, dell'oggetto dell'email o del numero della fattura.
5. Accanto al documento giusto premi Allega: il pulsante diventa Selezionato e il documento compare nell'elenco degli allegati, con il nome del file che riceverà il destinatario.
6. Se i risultati sono tanti, scorri le pagine con Precedenti e Successivi.
7. Per togliere un allegato premi la crocetta accanto al suo nome.

Quando hai finito, completa l'email e premi Invia come al solito: vedi Inviare email.

Cosa puoi allegare

Il menu Tipo di allegato propone:

• Documento corrente — il documento attuale del contratto;
• Versione del documento — una versione salvata in precedenza;
• File del contratto — un file caricato nel contratto;
• Pacchetto di firma completo — l'archivio ZIP con i documenti firmati e le evidenze disponibili, per i contratti con firma completata;
• Email come testo citato — un'email di una casella a cui hai accesso, allegata come file di testo;
• Fattura emessa · XML originale — il file XML di una fattura già trasmessa;
• Fattura · PDF di cortesia — una copia leggibile della fattura, senza valore fiscale;
• Fattura ricevuta · XML e Fattura ricevuta · PDF disponibile — i file di una fattura ricevuta, quando ci sono;
• Comunicazione · testo — una comunicazione registrata, come file di testo;
• Storico del contratto · CSV — la cronologia del contratto in formato CSV.

Nel pannello leggi anche: "Le email sono testo citato, senza MIME originale o allegati. I pacchetti di firma includono i documenti e le evidenze disponibili. Il PDF fattura è una copia di cortesia non fiscale." In pratica un'email allegata non conserva i suoi allegati né il valore di prova del messaggio originale.

Limiti

• Al massimo 5 allegati per email, contando insieme i documenti dall'archivio e l'eventuale file dal computer. Il pannello mostra il conteggio, per esempio "Allegati: 3 di 5"; raggiunto il limite, i pulsanti Allega si disattivano.
• Dimensione complessiva: il pannello indica "Limite complessivo del messaggio: N MB, inclusi testo e codifica degli allegati." Il limite dipende dalla casella da cui invii.
• Il file dal computer resta limitato a 4 MB.

Documenti sempre aggiornati e controllo dei permessi

Gli allegati scelti restano salvati nella bozza: se chiudi la finestra di scrittura e riprendi la bozza più tardi, li ritrovi. Alcuni allegati vengono preparati al momento dell'invio: "Documento corrente, PDF fattura e storico usano i dati aggiornati all'invio. L'accesso agli allegati viene ricontrollato." Se nel frattempo il contratto è cambiato, il destinatario riceve la versione attuale.

All'invio Accordyx verifica di nuovo che tu possa ancora esportare ogni documento scelto: se un permesso è stato tolto o un documento è stato eliminato, l'email non parte e ti dice quale problema risolvere.

Chi può allegare cosa

• Documento corrente, versioni, file, pacchetto di firma e storico di un contratto: permesso «Esporta / scarica» e accesso al contratto.
• Fatture emesse e ricevute: permesso «Vedi fatture».
• Email: accesso alla casella da cui proviene il messaggio.
• Comunicazioni: accesso al contratto a cui sono collegate; per quelle non collegate a un contratto serve il permesso «Gestisci comunicazioni».

Lo stesso pannello compare anche quando invii un sollecito o un atto di un caso di inadempimento: vedi Inviare un sollecito e Predisporre un atto formale.

Problemi comuni

• Il pulsante «Allega dall'archivio» è disattivato — scegli prima la casella nel campo Da, oppure attendi che finisca il ripristino degli allegati della bozza.
• "Nessun allegato disponibile per questa ricerca." — cambia il testo cercato o il Tipo di allegato; se non trovi nulla in contratti e fatture, verifica di avere i permessi indicati sopra.
• "Puoi allegare al massimo 5 elementi, incluso il file dal disco." — togli un allegato prima di aggiungerne un altro.
• "Il messaggio completo supera il limite della casella. Riduci gli allegati o condividi il contratto dal portale." — togli qualche allegato o premi Condividi dal portale per mandare un link al contratto: vedi Condividere un contratto nel portale.
• "Non hai più il permesso di esportare uno degli allegati o di usare questa bozza con la casella selezionata. Rimuovilo o verifica gli accessi." — rimuovi l'allegato o chiedi a un amministratore di verificare i tuoi permessi.
• "Uno degli allegati non è più disponibile. Rimuovilo e scegli una risorsa disponibile dall'archivio." — il documento è stato eliminato nel frattempo: rimuovilo e scegline un altro.
• "La copia PDF non può rappresentare alcuni caratteri della fattura. Scegli l'XML originale oppure rimuovi il PDF." — allega la fattura come XML.
• "Nome o accesso da verificare: la selezione resta nella bozza." — Accordyx non riesce a mostrare il nome del documento scelto: il controllo definitivo avviene all'invio.
• "Gli allegati salvati non sono leggibili. Riapri la bozza o rimuovili esplicitamente prima di sostituirli o inviare." — riapri la bozza; se il problema resta, premi Rimuovi gli allegati salvati dalla bozza e allegali di nuovo.