Bozze delle email: riprendere, eliminare, lavorare in più persone

Ogni email che scrivi in Accordyx si salva da sola come bozza finché non la invii. Le bozze restano a disposizione per riprenderle più tardi, e più colleghi possono lavorare sulla stessa bozza senza sovrascriversi a vicenda.

Dove trovi le bozze

• Nella pagina E-mail e PEC, sopra la lista dei messaggi, la sezione Bozze con il numero delle bozze tra parentesi.
• Nel dossier di una controparte, scheda Comunicazioni, la sezione Bozze in sospeso con le bozze indirizzate a quella controparte.
• Nel caso di inadempimento, le bozze dei solleciti e degli atti preparati per quel caso.

La sezione è chiusa di default: clicca sul titolo per aprirla. Se non ci sono bozze, la sezione non compare. Accordyx ricorda se l'hai lasciata aperta o chiusa.

Ogni bozza mostra un'etichetta con il tipo (Email oppure il tipo di atto), l'oggetto, il destinatario e l'eventuale allegato. Se mancano, leggi "(senza oggetto)" o "(nessun destinatario)".

Come si crea una bozza

Non devi fare nulla: mentre scrivi il messaggio viene salvato in automatico, allegati compresi. Anche Annulla salva la bozza prima di chiudere la finestra di scrittura, quindi puoi interrompere il lavoro e riprenderlo quando vuoi. Per scrivere un'email vedi Inviare email.

Riprendere una bozza

1. Apri la sezione Bozze.
2. Premi Riprendi sulla bozza: si riapre la finestra di scrittura con destinatari, oggetto, testo e allegati. Mentre gli allegati vengono ripristinati leggi "Ripristino degli allegati della bozza…".
3. Completa il messaggio e premi Invia. Dopo l'invio la bozza sparisce dall'elenco.

Eliminare una bozza

1. Premi Elimina sulla bozza.
2. Conferma nella finestra "Eliminare la bozza?": "L'operazione non è reversibile.".
3. Vedi il messaggio "Bozza eliminata".

Se la bozza è quella di un atto già predisposto in un caso di inadempimento, la finestra ti avvisa: "L'atto predisposto verrà annullato e il caso di inadempimento tornerà allo stato precedente. L'operazione non è reversibile." In questo caso il messaggio finale è "Bozza eliminata e atto predisposto annullato". Vedi Predisporre un atto formale.

Lavorare in più persone sulla stessa bozza

Una bozza scritta da una casella condivisa la possono aprire tutti i membri di quella casella. Per lavorarci insieme, in cima alla finestra di scrittura trovi il pannello Revisione interna:

• un'etichetta con il numero della revisione salvata (per esempio "Revisione 3") e lo stato: "Versione salvata", "Modifiche da salvare", "Salvataggio in corso" o "Salvato";
• chi è presente: "1 persona presente", "2 persone presenti" oppure "Nessun altro intervento rilevato". Aprendo il dettaglio vedi chi sta consultando e chi sta modificando, e l'ultimo salvataggio con autore e data;
• il pulsante Proposte e revisione, con i commenti dei colleghi: puoi aggiungere un commento, rispondere e segnarlo come visto.

Come spiega il pannello, le modifiche diventano condivise solo dopo il salvataggio. Per il funzionamento generale della revisione interna e dei commenti vedi Revisione interna e commenti.

Se un collega salva mentre scrivi

Se un collega salva una revisione più recente mentre stai scrivendo, leggi "È disponibile una revisione più recente. Le tue modifiche restano nell'editor; al salvataggio potrai confrontarle."

Al salvataggio compare il riquadro "Un collega ha salvato una nuova revisione": le tue modifiche sono conservate e puoi confrontare tre testi, Versione di partenza, Le tue modifiche e Versione attuale. Poi scegli come proseguire:

• Scarica le mie modifiche — salva il tuo testo in un file, per non perderlo;
• Usa la versione attuale — sostituisce il tuo testo con quello del collega;
• Salva la proposta confrontata — dopo aver sistemato il Testo da salvare dopo il confronto e spuntato la conferma, salva la tua proposta sulla revisione attuale.

Finché il confronto non è risolto, Invia resta disattivato.

Dopo l'invio

Una bozza inviata non è più modificabile: se la riapri leggi "Questa bozza è stata inviata ed è in sola lettura.". Durante l'invio la bozza è temporaneamente in sola lettura, così nessun collega può inviarla una seconda volta.

Problemi comuni

• "Un collega ha salvato una nuova versione. Confronta i contributi prima di salvare o inviare." — usa il confronto descritto sopra.
• "Un altro invio di questa bozza è già in corso. Attendi l'esito." — un collega sta inviando la stessa bozza: attendi e ricarica la sezione.
• "L'esito dell'invio non è ancora verificato. Controlla la posta inviata prima di tentare un nuovo invio. La bozza rimane protetta." — l'email potrebbe essere partita: controlla la posta inviata della casella prima di riprovare.
• "L'invio potrebbe essere riuscito ma la registrazione è incompleta. Controlla la posta inviata: la bozza resta protetta da altri invii." — come sopra: verifica la posta inviata prima di qualunque nuovo tentativo.
• "Questa bozza è stata inviata o annullata e non può più essere modificata." — la bozza è già stata chiusa da te o da un collega.
• "Riapri la bozza per caricare la revisione corrente prima di inviare." — chiudi la finestra di scrittura e riprendi la bozza dalla sezione Bozze.
• "Non hai più i permessi per modificare questa bozza." — non hai più accesso alla casella o al contratto: chiedi a un amministratore.
• "Non riusciamo a verificare la bozza. Il tuo contributo rimane nell'editor." — problema temporaneo: verifica la connessione e riprova.
• "Eliminazione non riuscita" — riprova tra qualche istante.