Predisporre un atto formale

A differenza del sollecito, che riguarda un solo obbligo, un atto formale può includere in un unico documento tutti gli obblighi aperti dello stesso contratto che scegli di aggiungere.

Scegliere e generare l'atto

1. Nel dettaglio del caso, nella vista «Inadempimenti», seleziona con le checkbox gli obblighi da includere nell'atto — di default sono già selezionati tutti gli obblighi aperti; il contatore mostra «Obblighi inclusi nell'atto (N su M)».
2. In «Che atto vuoi predisporre?» scegli una delle quattro card: diffida, penale, contestazione, risoluzione. L'atto consigliato in base alla gravità del caso porta il badge «Consigliato», ma puoi sempre scegliere un atto diverso.
3. Senza almeno un obbligo selezionato, l'app blocca l'operazione con «Seleziona almeno un obbligo per predisporre l'atto.»
4. Durante la generazione compare l'overlay «Predispongo l'atto…». Accordyx AI redige il testo enumerando tutti gli obblighi selezionati; l'atto risulta sempre intestato e firmato a nome della tua azienda, mai a nome di Accordyx AI.
5. Al termine ricevi il toast «{Atto} predisposto su N obbligo/obblighi» e si apre subito la finestra di invio con il testo editabile e il PDF già allegato.

«Atto predisposto» e «In escalation»

Preparare un atto non fa avanzare l'escalation: la targhetta del caso diventa Atto predisposto (viola), uno stato tutto suo. Il caso passa a In escalation solo quando l'atto viene inviato davvero alla controparte (a meno che non lo fosse già perché l'obbligo è stato mancato più di una volta). Se chiudi la finestra senza inviare, l'atto resta in Bozze in sospeso con Riprendi; se elimini la bozza, l'atto predisposto si annulla e il caso torna esattamente com'era (per esempio Aperto).

Le soglie di escalation (consigliate, sempre scavalcabili)

• Diffida ex art. 1454 c.c.: da 2 mancanze oppure da 15 giorni di ritardo.
• Attivazione penale: da 3 mancanze, solo se il contratto prevede una clausola penale.
• Contestazione: da 4 mancanze oppure da 60 giorni di ritardo.
• Risoluzione: da 5 mancanze oppure da 90 giorni di ritardo.

Il consiglio non torna mai indietro rispetto all'atto più avanzato già emesso in questo ciclo, ma resta sempre una guida: puoi emettere qualunque atto in ogni momento. Se il caso è stato riaperto dopo una risoluzione, l'escalation riparte dal primo passo e la scheda ricorda gli atti già inviati nel ciclo precedente (vedi Risolvere e riaprire).

Inviare l'atto

1. Nella finestra «Invia l'atto alla controparte» rivedi o modifica «Oggetto» e «Messaggio», scegli mittente in «Da» e destinatario in «A», con eventuali indirizzi in «Cc (in copia) — facoltativo».
2. Puoi scaricare l'atto in «PDF» o «DOCX» prima di inviarlo, con «Oppure scarica:».
3. Clicca «Invia»: solo ora il caso avanza a In escalation.

Il PDF allegato segue il testo: se modifichi il messaggio, all'invio Accordyx rigenera il PDF dal testo aggiornato, così la controparte riceve sempre la versione che hai rivisto. Se non vuoi allegare il PDF, toglilo con la crocetta accanto al nome del file.

L'invio via email — anche con «Accordyx — invio diretto» — non ha valore legale di PEC né di raccomandata A/R: se ti serve valore legale certificato, spedisci l'atto anche tramite PEC o raccomandata dal tuo canale certificato. Gli indirizzi marcati come non recapitabili vengono segnalati prima dell'invio.

Allegare altri documenti dall'archivio

Oltre al PDF dell'atto puoi allegare documenti già presenti in Accordyx, per esempio il contratto, una sua versione, il pacchetto di firma o una fattura:

1. Nella finestra di invio clicca «Allega dall’archivio».
2. Scegli il «Tipo di allegato», cerca con «Cerca per nome, oggetto o numero» e clicca «Allega».
3. Il contatore «Allegati: N di 5» conta anche il PDF dell'atto: in tutto puoi inviare al massimo 5 allegati.

Se il messaggio diventa troppo grande, Accordyx ti suggerisce di condividere il contratto con un link del portale, con «Condividi dal portale». Per i dettagli vedi Allegare documenti dall'archivio a un'email.

Problemi comuni

• «Il contratto non prevede una clausola penale.» — la card «Attivazione penale» resta disabilitata se il contratto non ha questa clausola.
• «Servizio AI temporaneamente sovraccarico.» / «Errore servizio AI.» — problema temporaneo lato servizio: riprova tra qualche minuto.
• «Crediti insufficienti — usa il riquadro di ricarica.» — hai esaurito le unità AI; ricarica da Impostazioni → Fatturazione & Pagamenti.
• «Troppe richieste. Riprova tra un minuto.» — hai superato il limite di 5 generazioni di atti al minuto.
• «Errore durante la generazione dell'atto» — la generazione non è riuscita; riprova.
• «Il PDF non corrisponde al testo della bozza. Rigenera l’allegato prima di inviare.» — il PDF allegato non corrisponde più al testo: riapri la bozza da «Bozze in sospeso» e invia di nuovo, così il PDF viene rigenerato.
• «Un collega ha salvato una nuova versione. Confronta i contributi prima di salvare o inviare.» — qualcun altro ha modificato la stessa bozza: confronta le modifiche prima di inviare.
• «Un altro invio di questa bozza è già in corso. Attendi l’esito.» — la bozza è già in invio: attendi prima di riprovare.
• «L’esito dell’invio non è ancora verificato. Controlla la posta inviata prima di tentare un nuovo invio. La bozza rimane protetta.» — controlla nella posta inviata se l'atto è partito, prima di inviarlo di nuovo.
• «Puoi allegare al massimo 5 elementi, incluso il file dal disco.» — togli un allegato prima di aggiungerne un altro.
• Il caso è rimasto «Atto predisposto» per giorni — l'atto non è mai stato inviato: riprendilo da «Bozze in sospeso» e invialo, oppure elimina la bozza per riportare il caso allo stato precedente.