Versioni e documenti del contratto

Come allegare o riallegare un file a un contratto, come funzionano le versioni e cosa vedi quando ci sono più parti coinvolte.

Prima di iniziare: «Modifica i propri contratti» — permesso per allegare, riallegare o gestire i file di un contratto («Modifica contratti altrui» per quelli creati da altri membri). Per scaricare i file serve «Esporta / scarica».

Ogni contratto ha una scheda «Documento» che raccoglie il documento principale, gli eventuali documenti collegati (allegati, capitolati, listini) e le loro versioni. Da qui consulti il testo, lo scarichi, lo modifichi e aggiungi nuovi file.

Consultare il documento

In cima alla scheda trovi il nome del documento che stai guardando, per esempio «Documento 1 · Principale · Versione 2»: cliccalo per passare a un altro documento collegato o a una versione precedente dello stesso documento. Accanto puoi scegliere la vista:

Originale — l'anteprima del file così com'è stato caricato, con i comandi per cambiare pagina e zoom nei PDF;
Testo estratto — il testo che Accordyx ha letto dal file, quello usato da analisi, scadenze e modifiche.

Il pulsante Scarica salva il file sul tuo computer: compare solo a chi ha il permesso «Esporta / scarica».

Per cambiare il nome di un file, clicca la matita «Rinomina il file» accanto al nome del documento, scrivi il nuovo nome e clicca Salva: l'estensione resta quella originale. Cambia solo il nome mostrato, non il contenuto.

Allegare un documento

Se il contratto non ha ancora un file (per esempio è stato creato senza documento), la scheda «Documento» mostra «Nessun documento allegato» con il pulsante «Allega documento». Carica un PDF, DOCX o TXT: Accordyx lo salva, ne estrae il testo (con OCR automatico se serve) e aggiorna l'elaborazione a completata. Non viene creato un nuovo contratto: resta lo stesso record.

Aggiungere documenti collegati

Un contratto può avere più documenti: il Documento principale (il contratto vero e proprio) e i documenti collegati, come allegati tecnici, capitolati o listini.

Nella scheda Documento, clicca «Aggiungi documento collegato».
Scegli un file PDF, DOCX o TXT (fino a 20 MB).
Accordyx lo registra come «Documento N» e ne estrae il testo: alla fine vedi «Documento N aggiunto».

Se il contratto ha più file caricati in passato e nessuno è ancora indicato come principale, prima di aggiungere un documento collegato scegli quale è il contratto: compare il campo «Documento principale» con «Seleziona il documento principale». Il numero accanto alla scheda Documento conta tutti i documenti del contratto.

Non puoi aggiungere documenti a una versione sostituita, a un contratto nel cestino o a un contratto dimostrativo.

Riallegare un documento o caricarne una nuova versione

Se l'elaborazione di un file è fallita o si è interrotta, vedi il banner «Elaborazione del documento fallita» o «Elaborazione interrotta» (quando il documento risulta in elaborazione da oltre 10 minuti) con il pulsante «Riallega documento»: ricarica il file per far ripartire l'elaborazione da capo. Dopo un allegato o un riallegato riuscito puoi usare Correggere e completare i dati estratti per rileggere i dati dal nuovo file.

Per sostituire il file di un documento con uno aggiornato, apri il menu «Altre azioni» sopra il documento e scegli «Riallega documento»: il nuovo file diventa la versione successiva di quel documento («Nuova versione del documento salvata»), mentre la versione precedente resta consultabile dal selettore. Nello stesso menu trovi «OCR» (o «Riprova OCR») per le scansioni e «Aggiorna dati dal documento».

Lo stato dell'estrazione del testo

Sotto il nome del documento Accordyx ti dice a che punto è la lettura del testo: «Elaborazione del testo in background. Puoi lasciare questa pagina.», poi «Testo completo disponibile.». Per le scansioni vedi anche «Pagine scansionate: X di Y», le pagine lette e quelle da riprovare: finché tutte le pagine non sono complete, la modifica del testo e l'analisi restano sospese. Se l'elaborazione si interrompe compare «Riprova elaborazione» (per riprovare l'OCR serve anche il permesso «Usa l'AI»).

Possono comparire anche questi avvisi:

«Il testo estratto è molto breve e potrebbe non coprire il documento…» — probabilmente è una scansione: avvia l'OCR da «Altre azioni».
«Documento lungo — l'estrazione automatica dei dati considera passaggi iniziali e finali…» — i dati estratti in automatico potrebbero non coprire le parti centrali: controllali.
«Testo salvato incompleto…» — il testo salvato si ferma prima della fine del documento. Il file originale è intatto e l'anteprima lo mostra per intero, ma da questo testo non si crea una nuova versione: per cambiarlo, modifica il file originale con il programma con cui è stato scritto e caricalo con «Riallega documento».

Modificare il testo

Con «Modifica testo» apri il testo del documento in un editor: puoi salvare una bozza condivisa con i colleghi, vedere chi è presente, confrontare le Differenze con il documento pubblicato e infine creare la nuova versione. Sul documento principale si crea una nuova versione del contratto; su un documento collegato si pubblica una nuova versione di quel solo documento, e il contratto principale resta invariato. Tutti i passaggi sono in Modificare il testo di un contratto.

Il testo non si può modificare quando il contratto è attivo, è firmato o ha una firma in corso, quando il testo salvato è incompleto, quando la versione è stata sostituita o il contratto è nel cestino.

Le versioni del contratto

Un contratto può avere più versioni collegate tra loro: succede quando archivi un duplicato «come nuova versione» in fase di caricamento, quando registri una controproposta allegando il documento della controparte, oppure quando crei una nuova versione con «Modifica testo». Le versioni create da Accordyx prendono il titolo del contratto seguito da «- v.N» (per esempio «Fornitura servizi - v.3»). Quando un contratto viene sostituito da una versione più recente, sparisce dall'elenco principale dell'archivio ma resta consultabile dalla Cronologia versioni del contratto attuale, un pannello richiudibile nella scheda «Stato & Trattativa».

Nella scheda Documento, il selettore «Versione» (presente quando la catena ha più versioni) ti porta al documento di un'altra versione del contratto, restando sulla stessa scheda. Le intestazioni del contratto ti dicono dove ti trovi: «Nuova versione», «Ultima versione» o «Sostituito».

Non confondere le versioni del contratto con le versioni di un singolo documento: un nuovo file caricato con «Riallega documento» crea una nuova versione di quel documento, ma il contratto resta lo stesso.

I documenti firmati non si cancellano

Dal momento in cui un documento entra nel giro della firma (inviato in firma o già firmato) non si può più eliminare dai file del contratto: è una prova e resta. Le bozze restano modificabili e cancellabili come sempre.

Più parti nello stesso contratto

Quando un contratto coinvolge più di due parti, il dettaglio mostra un elenco dedicato con tutte le parti individuate: lo trovi sotto la striscia in cima al contratto, con il titolo «Parti del contratto», e da ogni nome apri il dossier della controparte. Oggi la maggior parte dei contratti gestiti su Accordyx è a due parti (te e una controparte), quindi in genere non vedrai questo elenco.

Problemi comuni

"OCR non ha prodotto testo leggibile" — la scansione non è abbastanza chiara: prova con una scansione di qualità migliore.
"Documento allegato" (senza «ed elaborato») — il file è stato caricato ma il testo non è stato estratto: controlla lo stato di elaborazione nella scheda Documento.
«Il documento deve essere un file PDF, DOCX o TXT non vuoto, fino a 20 MB.» — scegli un file valido e riprova.
«Scegli quale dei file esistenti è il contratto principale prima di aggiungere un documento collegato.» — indica il documento principale nel campo «Documento principale».
«Il documento è stato aggiunto, ma l’estrazione del testo non è stata completata. Il file resta disponibile.» — il file è salvato; per leggerne il testo prova l'OCR da «Altre azioni».
«L’aggiunta di … non è ancora confermata…» o «Il salvataggio della nuova versione di … non è ancora confermato…» — la connessione si è interrotta durante il salvataggio: clicca «Verifica aggiunta» (o «Verifica versione») prima di caricare di nuovo il file, per non creare un doppione.
«Il nome del file non è stato aggiornato. Riprova.» — la rinomina non è riuscita: riprova.
«Non è stato possibile caricare tutte le versioni del documento. I file attuali rimangono consultabili.» — clicca «Riprova storico».
«Questo contratto non può ricevere documenti: verifica che sia la versione attuale e che non sia nel cestino o dimostrativo.» — apri l'ultima versione del contratto, o ripristinalo dal cestino.
Non vedo «Scarica» — ti manca il permesso «Esporta / scarica».