Caricare contratti (anche scansionati)

Come caricare uno o più contratti in Accordyx, seguire e annullare il caricamento dal pannello Attività in corso, gestire i duplicati e le scansioni.

Prima di iniziare: «Crea contratti» — permesso per caricare o generare nuovi contratti.

Puoi caricare uno o più contratti insieme, anche se sono scansioni senza testo selezionabile: Accordyx li elabora da solo, estrae i dati principali e li porta in archivio. I contratti che arrivano via email possono anche esserti proposti in automatico: vedi Contratti in arrivo dalle email.

Caricare uno o più contratti

Dall'Archivio contratti, clicca «+ Nuovo contratto».
(Facoltativo) Scegli l'Origine documenti: «Caricati da noi» (l'opzione predefinita) oppure «Ricevuti da controparte».
(Facoltativo) Se i contratti sono già firmati e conclusi fuori da Accordyx, spunta la casella dedicata: lo stato passerà ad «Attivo (dichiarato)», alimentano subito alert e scadenze e non entrano mai nel giro delle approvazioni, senza simulare una firma tracciata dalla piattaforma. Senza la spunta, il documento va sempre in Bozze, qualunque cosa dica l'AI sul suo contenuto.
(Facoltativo) Nel riquadro Tipo di controparte (Cliente/Fornitore) usa «Imposta tutti:» per scegliere Cliente, Fornitore o Altro (NDA) per tutti i file in coda; per un singolo file puoi usare il selettore Tipo sulla sua riga. Se non imposti nulla decide Accordyx AI. Potrai correggerlo dopo dal riquadro Rapporto di «Modifica dati contratto».
(Facoltativo) Se la tua organizzazione ha dei team, scegli il Team di destinazione.
Trascina i file nella zona di caricamento o clicca per selezionarli. Formati accettati: PDF, DOCX, TXT — massimo 20MB per file, selezione multipla. Un PDF può avere al massimo 200 pagine.
Il caricamento parte da solo, senza bisogno di confermare: ogni file passa dagli stati In coda, In caricamento, Verifica duplicati, Elaborazione, Salvataggio e analisi AI, fino a Completato.

Ogni file diventa un contratto indipendente, anche quando carichi più documenti insieme.

Se in Impostazioni → Organizzazione → Dati aziendali manca la P.IVA o il Codice Fiscale della tua azienda, la schermata te lo segnala: senza questi dati l'AI non riesce a capire quale parte sei tu e tende a classificare i contratti come «Altro».

La controparte di ogni file

Mentre elabora un file, Accordyx cerca la controparte citata nel documento e te lo mostra sulla riga:

«Collegato a …» — il documento è stato agganciato a una controparte già presente in anagrafica;
«Nuova anagrafica creata: …» — è stata creata una nuova scheda, eventualmente segnata «da completare» o «da rivedere» (vedi La coda «Da rivedere»);
«Possibile controparte:» — Accordyx ha un candidato ma non è certo: clicca Conferma per accettarlo, oppure Cambia per scegliere un altro identificativo (P.IVA o Codice Fiscale) tra quelli trovati nel documento.

Gli identificativi della tua organizzazione non vengono mai proposti come controparte. Se una P.IVA trovata nel documento ha la cifra di controllo sbagliata, la riga te lo segnala: verifica il documento.

Se la tua azienda non risulta tra le parti del documento, la riga lo dice («La tua azienda non risulta tra le parti di questo contratto»): il contratto viene salvato ma l'analisi AI non parte finché non confermi che ti riguarda dal dettaglio del contratto. Se invece il documento non ti riguarda, clicca «Scarta — non mi riguarda»: il contratto finisce nel cestino.

Seguire e annullare il caricamento

Puoi lasciare la schermata e passare ad altre sezioni di Accordyx in qualsiasi momento; durante l'elaborazione, però, non chiudere e non ricaricare la scheda del browser. Il caricamento compare nel pannello Attività in corso in alto, con il file e il passo in lavorazione (In coda, Caricamento del file, Estrazione del testo, Analisi del contratto), raggiungibile da qualsiasi pagina. Da lì il pulsante Annulla ferma i file non ancora elaborati: il documento già in lavorazione viene comunque portato a termine, i successivi vengono scartati senza lasciare righe in archivio, e il Report caricamento documenti finale dice quanti sono stati caricati, annullati o non riusciti.

Se un caricamento si interrompe davvero (scheda chiusa, computer spento, connessione caduta), Accordyx se ne accorge: dopo un'ora senza progressi il file viene segnato come non riuscito. Se il documento era già arrivato in archivio, lo apri e lo riallega dalla scheda Documento (vedi Versioni e documenti del contratto); altrimenti non compare in archivio e lo trovi in Attività in corso con la scritta «Caricamento non riuscito: ricarica il file.».

Se il documento è una scansione

Se un PDF non ha testo selezionabile (è un'immagine), Accordyx avvia in automatico il riconoscimento del testo (OCR). Nella scheda Documento del contratto vedi l'avanzamento pagina per pagina: «Pagine scansionate: X di Y», le pagine già lette e quelle da riprovare. Finché tutte le pagine non sono complete, la modifica del testo e l'analisi restano sospese; se alcune pagine non riescono, usa «Riprova elaborazione».

Se l'OCR non riesce a leggere nulla, il contratto resta comunque salvato con i dati vuoti: puoi rilanciare il riconoscimento a mano dalla scheda Documento, nel menu «Altre azioni», con «OCR» (poi «Riprova OCR» in caso di nuovo tentativo).

Documenti lunghi

Sulla riga di un file possono comparire due avvisi:

«primi ~30k» — il documento è lungo e l'estrazione automatica dei dati ha considerato solo una parte del testo (circa 30.000 caratteri): controlla i dati estratti;
«testo incompleto» — il testo salvato si ferma prima della fine del documento. Il file originale resta intatto, ma da questo testo non si potrà creare una nuova versione con «Modifica testo».

Se Accordyx trova un possibile duplicato

Quando un file coincide con un contratto già in archivio (o con un altro file dello stesso caricamento), la riga passa a «Duplicato rilevato» e ti mostra un confronto. Puoi scegliere:

«Mantieni entrambi» — salva il nuovo file come contratto indipendente.
«Archivia come nuova versione» — lo collega come versione più recente del contratto esistente.
«Sostituisci il precedente» — sposta il contratto precedente nel cestino e lo collega come sostituito.
«Elimina il nuovo caricamento» — annulla il file appena caricato.

Finché non scegli, il file resta «in attesa di una tua scelta» nel report del caricamento e non entra nell'Archivio. Se provi a lasciare la schermata con dei duplicati ancora da decidere, Accordyx te lo ricorda: «Resta e decidi» ti riporta alla scelta, «Scarta ed esci» li scarta e non entrano nell'Archivio.

Problemi comuni

"Formato non supportato (usa PDF, DOCX o TXT)" — il file ha un'estensione diversa da quelle accettate.
"Il file supera i 20MB" — riduci la dimensione del file prima di ricaricarlo.
«Estensione .pdf ma il contenuto non è un PDF valido (file rinominato?).» — il file ha l'estensione .pdf ma non è un PDF: esportalo di nuovo in PDF dal programma originale.
«Documento troppo lungo: il PDF supera il limite di 200 pagine. Riducilo o caricalo in più parti.» — dividi il PDF e carica le parti separatamente.
«PDF non elaborabile: il documento è troppo complesso ed è stato bloccato per sicurezza.» — prova a ristampare il documento in PDF o a caricarne una versione DOCX.
«Il documento supera il limite di testo supportato. Nessun testo parziale è stato salvato.» — il testo è troppo lungo per essere elaborato: carica il documento in più parti.
«Nessun testo contrattuale estraibile: verifica il file e riprova.» — il file non contiene testo leggibile: controlla di aver scelto il documento giusto.
«Controllo duplicati non riuscito: il file non è stato salvato. Riprova.» — ricarica il file.
«Il caricamento di questo documento non ha ricevuto risposta: riprova a caricarlo.» — il file non è stato elaborato in tempo: caricalo di nuovo.
"Non hai il permesso per creare contratti." — ti manca il permesso «Crea contratti»: chiedi a un amministratore della tua organizzazione.
"La tua azienda non risulta tra le parti di questo contratto" — il contratto viene comunque salvato, ma l'analisi resta sospesa finché non confermi che ti riguarda dal dettaglio del contratto, oppure lo sposti nel cestino.
Il contratto è finito in «Da firmare» invece che in «Bozze» — «Da firmare» contiene solo ciò che la controparte ha già firmato e aspetta la tua firma: i documenti caricati senza la spunta «già firmati» vanno sempre in Bozze. Se vedi diversamente, correggi lo stato con Forza stato.
Un file del gruppo è andato in errore — non blocca gli altri: ognuno ha il proprio esito nel report.

Ogni contratto caricato consuma un'unità «Contratto in ingresso» del piano (scansione, estrazione dati e prima analisi con Accordyx AI inclusi). I costi sono indicativi e puoi verificarli in Impostazioni → Fatturazione & Pagamenti.