Caricare contratti (anche scansionati)

Puoi caricare uno o più contratti insieme, anche se sono scansioni senza testo selezionabile: Accordyx li elabora da solo, estrae i dati principali e li porta in archivio. I contratti che arrivano via email possono anche esserti proposti in automatico: vedi Contratti in arrivo dalle email.

Caricare uno o più contratti

1. Dall'Archivio contratti, clicca «+ Nuovo contratto».
2. (Facoltativo) Scegli l'Origine documenti: «Caricati dalla mia PMI» (l'opzione predefinita) oppure «Ricevuti da controparte».
3. (Facoltativo) Se i contratti sono già firmati e conclusi fuori da Accordyx, spunta la casella dedicata: lo stato passerà ad «Attivo (dichiarato)», alimentano subito alert e scadenze e non entrano mai nel giro delle approvazioni, senza simulare una firma tracciata dalla piattaforma. Senza la spunta, il documento va sempre in Bozze, qualunque cosa dica l'AI sul suo contenuto.
4. (Facoltativo) Imposta il tipo di controparte (Cliente/Fornitore/Altro) per tutti i file, oppure lascia decidere ad Accordyx AI. Potrai correggerlo dopo dal riquadro Rapporto di «Modifica dati contratto».
5. (Facoltativo) Se la tua organizzazione ha dei team, scegli il Team di destinazione.
6. Trascina i file nella zona di caricamento o clicca per selezionarli. Formati accettati: PDF, DOCX, TXT — massimo 20MB per file, selezione multipla.
7. Il caricamento parte da solo, senza bisogno di confermare: ogni file passa dagli stati In coda, In caricamento, Verifica duplicati, Elaborazione, Salvataggio e analisi IA, fino a Completato.

Ogni file diventa un contratto indipendente, anche quando carichi più documenti insieme.

Seguire e annullare il caricamento

Puoi chiudere la schermata in qualsiasi momento: il caricamento compare nel pannello Attività in corso in alto, con il file e il passo in lavorazione (In coda, Caricamento del file, Estrazione del testo, Analisi del contratto), raggiungibile da qualsiasi pagina. Da lì il pulsante Annulla ferma i file non ancora elaborati: il documento già in lavorazione viene comunque portato a termine, i successivi vengono scartati senza lasciare righe in archivio, e il Report caricamento documenti finale dice quanti sono stati caricati, annullati o non riusciti.

Se un caricamento si interrompe davvero (computer spento, connessione caduta), il server se ne accorge: dopo un'ora senza progressi la riga viene segnata «Elaborazione del documento fallita» e puoi riallegare il file dalla scheda Documento (vedi Versioni e documenti del contratto).

Se il documento è una scansione

Se un PDF non ha testo selezionabile (è un'immagine), Accordyx avvia in automatico il riconoscimento del testo (OCR). Se l'OCR non riesce a leggere nulla, il contratto resta comunque salvato con i dati vuoti: puoi rilanciare il riconoscimento a mano dalla scheda Documento del contratto, col pulsante «OCR» (poi «Riprova OCR» in caso di nuovo tentativo).

Se Accordyx trova un possibile duplicato

Quando un file coincide con un contratto già in archivio (o con un altro file dello stesso caricamento), la riga passa a «Duplicato rilevato» e ti mostra un confronto. Puoi scegliere:

• «Mantieni entrambi» — salva il nuovo file come contratto indipendente.
• «Archivia come nuova versione» — lo collega come versione più recente del contratto esistente.
• «Sostituisci il precedente» — sposta il contratto precedente nel cestino e lo collega come sostituito.
• «Elimina il nuovo caricamento» — annulla il file appena caricato.

Finché non scegli, il file resta «in attesa di una tua scelta» nel report del caricamento.

Problemi comuni

• "Formato non supportato (usa PDF, DOCX o TXT)" — il file ha un'estensione diversa da quelle accettate.
• "Il file supera i 20MB" — riduci la dimensione del file prima di ricaricarlo.
• "Non hai il permesso per creare contratti." — ti manca il permesso «Crea contratti»: chiedi a un amministratore della tua organizzazione.
• "La tua azienda non risulta tra le parti di questo contratto" — il contratto viene comunque salvato, ma l'analisi resta sospesa finché non confermi che ti riguarda dal dettaglio del contratto, oppure lo sposti nel cestino.
• Il contratto è finito in «Da firmare» invece che in «Bozze» — «Da firmare» contiene solo ciò che la controparte ha già firmato e aspetta la tua firma: i documenti caricati senza la spunta «già firmati» vanno sempre in Bozze. Se vedi diversamente, correggi lo stato con Forza stato.
• Un file del gruppo è andato in errore — non blocca gli altri: ognuno ha il proprio esito nel report.

Ogni contratto caricato consuma un'unità «Contratto in ingresso» del piano (scansione, estrazione dati e prima analisi con Accordyx AI inclusi). I costi sono indicativi e puoi verificarli in Impostazioni → Fatturazione & Pagamenti.