Modificare il testo di un contratto

Puoi correggere a mano il testo di un contratto direttamente in Accordyx, senza riscaricarlo e ricaricarlo. Le modifiche restano una bozza condivisa, che i colleghi possono commentare, finché non crei la nuova versione: fino a quel momento il documento attuale non cambia.

Aprire l'editor

1. Apri il contratto e vai sulla scheda Documento.
2. Se il contratto ha più documenti, scegli dal selettore in alto quello da modificare: il documento principale o un documento collegato.
3. Premi «Modifica testo» (su smartphone «Modifica»). Il testo estratto si apre nell'editor dei documenti, nella vista Modifica.

Sopra il documento compare la barra «Revisione interna»: indica la revisione salvata, lo stato (per esempio «Modifiche da salvare» o «Salvato») e chi è presente sulla bozza (vedi Revisione interna, proposte e commenti).

Modificare e salvare la bozza

1. Correggi il testo e la formattazione come in un normale programma di videoscrittura.
2. Apri la vista «Differenze» per vedere cosa cambia rispetto al documento pubblicato: le parti tolte e quelle aggiunte sono evidenziate. Se non hai cambiato nulla leggi «Nessuna differenza rispetto al documento pubblicato.».
3. Premi «Salva bozza»: le modifiche diventano una bozza condivisa, con autore e storico, e i colleghi la vedono, la commentano e propongono modifiche. Il documento pubblicato resta invariato.

Puoi chiudere l'editor con «Annulla»: se ci sono modifiche non salvate ti viene chiesto «Le modifiche al testo andranno perse. Vuoi chiudere l'editor?». La bozza già salvata resta disponibile.

Quando riapri il contratto, se esiste una bozza salvata la barra «Revisione interna» mostra la riga «È presente una bozza interna condivisa.» con tre pulsanti: «Crea nuova versione» e «Riprendi bozza» riaprono l'editor sulla bozza, «Scarta modifiche» torna al testo pubblicato.

Creare la nuova versione

1. Gestisci prima tutte le proposte di modifica dei colleghi: approvale, rifiutale o eliminale. Finché ce n'è una in sospeso la creazione è bloccata e leggi «Gestisci tutte le proposte (approva, rifiuta o elimina) prima di creare una nuova versione.».
2. Premi «Crea nuova versione». Accordyx salva la bozza e crea la nuova versione del contratto, con il titolo seguito dal numero di versione (per esempio «Fornitura imballaggi - v.2»), e la apre sulla scheda Documento. Compare il messaggio «Nuova versione creata».
3. La versione precedente resta consultabile nella Cronologia versioni (vedi Versioni e documenti del contratto). Il PDF della nuova versione è un documento pulito: logo della tua organizzazione, tutto il testo e numeri di pagina.

Se stai modificando un documento collegato (per esempio un allegato), il pulsante si chiama «Pubblica versione del documento»: salva una nuova versione di quel documento, con il messaggio «Nuova versione del documento salvata», e il contratto principale resta invariato.

Dopo la creazione Accordyx valuta le regole di approvazione della tua organizzazione sulla nuova versione, come per ogni nuova versione del contratto.

Scartare le modifiche salvate

Con l'editor aperto, «Scarta modifiche salvate» riporta la bozza al testo pubblicato. Prima ti viene chiesta conferma: viene creata una nuova revisione nello storico, le modifiche salvate e l'eventuale testo non salvato vengono scartati, le revisioni precedenti restano consultabili.

Quando il testo non si può modificare

Il pulsante «Modifica testo» non compare, oppure la barra «Revisione interna» spiega il motivo, in questi casi:

• non hai il permesso di modifica del contratto: «Il tuo profilo può consultare gli interventi, ma non aggiungerli né modificare il documento.»;
• il contratto è attivo: «Il contratto è attivo: il testo del documento non può essere modificato.»;
• il documento è firmato o c'è una firma in corso: «Il documento è firmato: il testo resta invariato.» oppure «È in corso una procedura di firma: il testo del documento non può essere modificato.»;
• la versione è stata sostituita da una più recente, il contratto è nel cestino o è il contratto dimostrativo del percorso guidato;
• il testo del documento non è ancora disponibile, perché l'estrazione non è conclusa.

Sui contratti attivi e firmati, se hai il permesso di modifica, puoi comunque lasciare commenti e proposte: inviarli non cambia il testo del documento.

Problemi comuni

• «Questo testo non si può salvare come nuova versione» — il testo estratto del file si ferma prima della fine del documento e una nuova versione perderebbe la parte mancante; accanto al pulsante leggi «Salvataggio non disponibile: il testo salvato di «…» è incompleto…». Il file originale è intatto: modificalo con il programma con cui è stato scritto e caricalo con «Riallega documento».
• «Non è stato possibile creare la nuova versione. Riprova tra poco.» — errore temporaneo: riprova.
• «Un collega ha salvato una revisione più recente. Confronta le versioni prima di proseguire.» — confronta le versioni dalla barra «Revisione interna» e scegli quale tenere.
• «Il documento di origine è cambiato. Ricarica e confronta la bozza prima di proseguire.» — nel frattempo il documento è stato sostituito o aggiornato: ricarica la pagina.
• «Un'altra bozza sullo stesso contratto contiene lavoro salvato. Rivedila e pubblicala oppure scartala prima di creare questa nuova versione.» — su un altro documento dello stesso contratto c'è una bozza salvata: chiudila prima.
• «Il contratto è già stato sostituito da una nuova versione. Riapri il documento attuale prima di proseguire.» — apri la versione più recente dalla Cronologia versioni.
• «L'esito del salvataggio non è ancora confermato. Verifica il salvataggio prima di modificare nuovamente il testo.» — la connessione si è interrotta durante il salvataggio: premi «Verifica salvataggio» prima di continuare.
• «Valutazione del workflow approvativo non riuscita: verifica dal dettaglio prima dell'invio in firma» — la versione è stata creata, ma la verifica delle regole di approvazione non è riuscita: controlla le approvazioni dal dettaglio del contratto prima di inviarlo in firma.