Contratti in arrivo dalle email

Come far proporre ad Accordyx i contratti che arrivano in allegato alle email delle caselle collegate, confermarli con «Importa» o scartarli con «Non è un contratto».

Prima di iniziare: Per attivare o disattivare la funzione serve il permesso «Impostazioni organizzazione»; per vedere e confermare le proposte devi avere accesso alla casella email da cui arrivano.

Invece di cercare a mano gli allegati tra le email e premere Importa uno per uno, puoi lasciare che Accordyx guardi le nuove email in arrivo e ti proponga da solo i documenti che sembrano contratti. Tu confermi, e solo allora entrano in Archivio.

Attivare le proposte

Vai in Impostazioni → E-mail e PEC → Contratti in arrivo (in fondo al gruppo Organizzazione): la pagina si intitola Contratti dalle email.
Attiva l'interruttore Proponi automaticamente i contratti ricevuti via email. Vedi il messaggio "Proposte attivate: valgono per le email ricevute da adesso.".
Per spegnere la funzione, disattiva lo stesso interruttore ("Proposte disattivate.").

Solo chi gestisce le impostazioni dell'organizzazione può modificare questa scelta: la voce Contratti in arrivo compare solo a chi ha il permesso «Impostazioni organizzazione», e chi apre la pagina da un link diretto senza quel permesso legge "Non hai il permesso per accedere a questa sezione.".

Cosa viene proposto

Solo la posta in arrivo da controparti già abbinate in anagrafica, ricevuta dopo l'attivazione: lo storico non viene toccato.
Solo gli allegati PDF o DOCX che, dal testo (o, per le scansioni, da oggetto e nome del file), sembrano contratti.
La valutazione automatica non consuma crediti: si paga solo l'import confermato, come per un caricamento manuale.

Confermare o scartare una proposta

Apri la pagina E-mail e PEC e scegli la casella dopo la sincronizzazione: in cima compare la lista Contratti in arrivo dalle email (N).
Ogni proposta mostra il mittente ("Da …"), la controparte proposta e, se nel documento compare un'altra azienda, l'avviso "Nel documento compare …: verifica la controparte prima di importare.". Per le scansioni leggi "Testo non estraibile (scansione): valutato da oggetto e nome file.".
Con Anteprima apri l'allegato; con Importa confermi: da quel momento partono estrazione dei dati e analisi IA, esattamente come per un caricamento manuale, e il contratto compare in Archivio come ricevuto dalla controparte (vedi Caricare contratti).
Con Non è un contratto scarti la proposta: vedi "Proposta scartata: non verrà riproposta.".

Nessun documento entra in Archivio da solo: finché non premi Importa la proposta resta solo una proposta.

Chi vede le proposte

Le proposte le vede solo chi ha accesso alla casella da cui arriva l'email (membro diretto o casella condivisa). Diventano visibili a tutta l'organizzazione solo dopo la conferma, quando il contratto è in Archivio.

Possono decidere (Importa o Non è un contratto) solo i membri della casella: chi la consulta come responsabile, in supervisione, vede le proposte ma non i pulsanti per decidere.

Problemi comuni

Non vedo la lista «Contratti in arrivo dalle email» — non ci sono proposte in attesa, oppure la funzione è spenta: controlla l'interruttore in Impostazioni → E-mail e PEC → Contratti in arrivo. Ricorda che valgono solo le email arrivate dopo l'attivazione, da controparti già abbinate.
Non vedo la voce Contratti in arrivo nelle Impostazioni — ti manca il permesso «Impostazioni organizzazione»: chiedi a un amministratore di attivare la funzione.
Un contratto atteso non è stato proposto — il mittente non è ancora collegato a una controparte: associa l'indirizzo dalla pagina E-mail e PEC (vedi Leggere e organizzare le email) oppure importa l'allegato a mano con Importa in Archivio.
La controparte proposta è sbagliata — non importare: prima correggi l'associazione dell'indirizzo, oppure importa a mano dall'allegato e sistema la controparte dal dettaglio del contratto.
"Operazione non riuscita" — lo scarto o l'import non sono andati a buon fine: riprova tra qualche istante.
"Questa proposta è già stata decisa da un collega: l'abbiamo tolta dall'elenco." — un altro membro della casella ha già importato o scartato il documento.
"Solo chi ha accesso a questa casella può decidere sulle sue proposte: chiedi di essere aggiunto alla casella." — chiedi a un amministratore di aggiungerti alla casella condivisa.
"Questa proposta non esiste più: ricarica l'elenco." — ricarica la pagina.