Comunicazioni della controparte sui diritti

In fondo alla scheda «Diritti e decisioni» di Termini e scadenze trovi la sezione «Comunicazioni della controparte»: le comunicazioni ricevute che riguardano i diritti dei contratti, come una disdetta, un recesso o una richiesta di rinnovo. Accordyx AI confronta ciascuna con le condizioni del contratto e ti dice se ci sono criticità, per esempio un preavviso non rispettato.

Da dove arrivano

• Dalla posta collegata — quando un'email o una PEC ricevuta in una casella collegata ad Accordyx viene associata a un contratto in vigore, viene analizzata in automatico. Ogni messaggio analizzato consuma l'unità «Email AI» del piano. Vedi Collegare PEC o caselle IMAP.
• Registrate a mano — per una comunicazione arrivata fuori dalla posta collegata (una raccomandata, una lettera, un'email di un'altra casella) usa «Registra comunicazione».

Vedi le comunicazioni collegate ai contratti che puoi consultare; quelle non ancora collegate a un contratto le vede chi ha il permesso «Gestisci comunicazioni» o «Gestisci adempimenti».

Gli indicatori

In cima alla sezione trovi tre numeri: «Da rivedere» (collegamento o dati incerti), «Con criticità» (criticità rilevate) e «Comunicazioni» (il totale ricevute e registrate).

Leggere una comunicazione

Ogni comunicazione mostra:

• il canale — Email, PEC o «Registrata a mano» — la data («Ricevuta il …») e il «Mittente»: Controparte, Noi o Non noto;
• l'esito dell'analisi: «Analisi in corso», «Nessuna criticità rilevata», «Criticità rilevate» oppure «Informazioni insufficienti», con l'etichetta «Da rivedere» se serve un tuo controllo;
• l'oggetto, un riassunto, il «Diritto esercitato» e le «Date rilevanti»;
• il collegamento al contratto.

Con «Mostra motivazioni e citazioni» vedi perché l'analisi è arrivata a quell'esito, con le citazioni «Dal contratto». Le citazioni che non compaiono davvero nel testo del contratto vengono scartate.

Il collegamento al contratto

Accordyx propone il contratto a cui la comunicazione si riferisce, ma il collegamento resta da confermare:

• «Contratto proposto: …» — clicca «Conferma il collegamento» oppure «Non è questo contratto»;
• «Collegata al contratto …» — il collegamento è confermato; «Vedi contratto» apre la scheda «Scadenze» del contratto;
• «Collegamento al contratto rifiutato» oppure «Non collegata a un contratto» — la comunicazione resta senza contratto.

Se la comunicazione è «Da rivedere», il riquadro «Perché va rivista» spiega il motivo, per esempio «Il contratto collegato è incerto: conferma o rifiuta il collegamento.» oppure «Non è stato possibile stabilire chi ha inviato la comunicazione.».

Cosa puoi fare

• «Registra la decisione» — scrivi cosa avete deciso (per esempio «contestiamo il preavviso e rispondiamo entro venerdì») e clicca «Salva». La decisione resta registrata con la data.
• «Prepara la risposta» o «Prepara la contestazione» — Accordyx AI prepara una bozza coerente con le clausole del contratto e la apre nell'editor delle email, dove la rivedi e la invii: nulla parte da solo. Funziona solo con una comunicazione collegata a un contratto e consuma l'unità «Documento generato» del piano. Dopo, il pulsante diventa «Apri la bozza di risposta». Vedi Inviare email.
• «Collega un obbligo» — se la comunicazione riguarda un obbligo della controparte (per esempio una consegna contestata), scegli l'obbligo dall'elenco e clicca «Collega l'obbligo». Poi usa «Registra l'esito sull'obbligo»: ti porta alla voce in «Obblighi e adempimenti», dove registri l'esito ed eventualmente apri il caso. Dalla comunicazione non si apre mai un caso direttamente: vedi Obblighi e adempimenti.

Registrare una comunicazione a mano

1. Nella sezione «Comunicazioni della controparte» clicca «Registra comunicazione».
2. Incolla il «Testo della comunicazione» e, se vuoi, l'«Oggetto».
3. Indica la «Data di ricezione», il «Mittente» e il «Canale» (Registrata a mano, Email, PEC).
4. Se sai a quale contratto si riferisce, sceglilo in «Contratto» (facoltativo).
5. Clicca «Registra e analizza»: la comunicazione viene salvata e analizzata come le altre. Nella finestra compare l'«Esito dell'analisi»; chiudi con «Chiudi».

Ogni analisi consuma l'unità «Email AI» del piano.

Problemi comuni

• «Inserisci il testo della comunicazione.» oppure «Indica la data di ricezione.» — completa i campi obbligatori.
• «La comunicazione è stata registrata, ma l'analisi non è riuscita.» — la comunicazione è salvata e la trovi nell'elenco, ma senza esito. Accanto al messaggio trovi il motivo, per esempio «L'analisi è temporaneamente non disponibile. Riprova più tardi.».
• I pulsanti «Prepara la risposta» e «Prepara la contestazione» sono spenti — passando il mouse vedi «Collega prima la comunicazione a un contratto.»: conferma il collegamento proposto.
• «Nessun obbligo della controparte con scadenza su questo contratto.» — il contratto collegato non ha obblighi datati della controparte da collegare.
• «Registra comunicazione» non va a buon fine — serve il permesso «Gestisci comunicazioni»: il pulsante è visibile a tutti, ma senza permesso il salvataggio viene rifiutato. Chiedi a un amministratore.