Creare e modificare una controparte

Le controparti nascono di solito da sole dai contratti caricati, ma puoi anche crearle a mano o completarne i dati in qualsiasi momento.

Creare una controparte a mano

1. Nella lista Controparti, clicca Nuova controparte.
2. Scegli il tipo con il toggle in cima: Azienda, Libero professionista o Persona.
3. Per un'azienda compila Denominazione, Nazione, Partita IVA (validata in base al paese), Sede legale e almeno uno tra PEC ed Email.
4. Per un libero professionista compila Nome e Cognome e la Partita IVA: è ciò che lo distingue dalla persona fisica. Tiene nome e cognome come una persona e la partita IVA come un'azienda.
5. Per una persona fisica compila Nome e Cognome (unici campi obbligatori); Codice Fiscale, Email, Telefono e i dati per la fattura sono facoltativi.
6. Clicca Crea. Ricevi la conferma «Controparte creata».

Se inserisci una Partita IVA, una VAT estera o un Codice Fiscale già presenti in anagrafica, Accordyx riusa automaticamente la scheda esistente invece di crearne una doppia. La stessa finestra si apre anche quando scegli una controparte durante la generazione di un contratto.

Modificare l'anagrafica

Apri il dossier della controparte e vai alla scheda Panoramica, riquadro «Anagrafica». Da qui puoi modificare ragione sociale (o nome e cognome), email, PEC, Codice Destinatario SDI, telefoni, il recapito predefinito per gli invii, la nazione (scelta dall'elenco, così le fatture riportano il codice paese corretto), indirizzo e note. Clicca Salva per confermare: ricevi la conferma «Anagrafica salvata».

Alcuni campi in dettaglio:

• Telefoni — puoi averne più di uno: aggiungili con «+ Aggiungi telefono» e indica per ciascuno il tipo (Fisso, Cellulare, Fax, Altro).
• Recapito predefinito per gli invii — Email o PEC: è l'indirizzo precompilato nei solleciti e negli atti.
• Lingua delle email — la lingua dei link al portale, dei codici di verifica, delle richieste di firma e dei solleciti inviati ai referenti di questa controparte: Automatica (dal paese della controparte; se il paese manca, la lingua di chi invia), Italiano o Inglese.

La ragione sociale (aziende) o nome e cognome (persone) restano sempre obbligatori. P.IVA e VAT non si modificano da qui: sono gestite dal riconoscimento automatico sui contratti e dalla coda «Da rivedere». Il Codice Fiscale, invece, si può aggiungere o correggere dal riquadro Identificativi fiscali.

Gli identificativi fiscali

Nella scheda Panoramica il riquadro Identificativi fiscali mostra P.IVA, Codice Fiscale e VAT della controparte. Con il permesso di modifica trovi anche:

• «Aggiungi codice fiscale», se il codice fiscale manca;
• «Correggi codice fiscale», se c'è già: Accordyx ti chiede conferma, perché il codice fiscale collega i documenti a questa controparte.

Scrivi il codice (11 cifre per una società, 16 caratteri per una persona) e clicca «Salva codice fiscale». Serve soprattutto alle società che partecipano a un Gruppo IVA: hanno una P.IVA di gruppo e un codice fiscale proprio, e senza quest'ultimo la fattura elettronica verso di loro viene scartata.

I dati fiscali

Per le controparti con P.IVA, nella scheda Panoramica trovi il blocco Dati fiscali: Regime fiscale, Ritenuta di default con aliquota e causale, e la cassa previdenziale. Servono a precompilare correttamente le bozze di fattura generate da un contratto (per esempio regime forfettario → IVA 0% con la natura giusta): vedi Emettere una fattura.

Aggiornare i dati dal documento

Se un contratto più recente contiene informazioni che mancano in anagrafica, clicca Aggiorna anagrafica dal documento: Accordyx rilegge il documento più recente della controparte e completa solo i campi ancora vuoti, senza mai sovrascrivere quelli già compilati.

Completare i recapiti dal sito web

Nella card Arricchimento dal sito web (scheda Panoramica) incolla l'indirizzo di una pagina del sito della controparte — meglio la pagina Contatti — e premi Leggi il sito e completa: Accordyx legge la pagina una volta sola e compila i campi vuoti dell'anagrafica (email, PEC, telefoni). I dati già presenti non vengono toccati; il messaggio finale elenca cosa è stato trovato («Anagrafica completata dal sito: …»). Non è una sorveglianza continua del sito: è un aiuto una tantum.

Problemi comuni

• «Nessun dato nuovo dal documento» — i campi sono già compilati oppure i valori estratti non hanno superato i controlli di validità.
• «Nessun documento con testo estratto per questa controparte» — carica un contratto e attendi la fine dell'elaborazione prima di riprovare.
• «Nessun dato nuovo dalla pagina: i campi sono già compilati o la pagina non contiene recapiti. Prova con la pagina Contatti del sito.» — la pagina indicata non aveva recapiti nuovi: prova con l'indirizzo della pagina Contatti.
• «Lettura non riuscita: controlla l'indirizzo della pagina e riprova.» — la pagina non è raggiungibile o non è leggibile: controlla l'indirizzo e riprova.
• «La pagina non contiene testo leggibile: prova con la pagina Contatti del sito.» — la pagina indicata non ha testo da leggere: usa l'indirizzo della pagina Contatti.
• «La lettura dei siti non è disponibile al momento: riprova più tardi o scrivi all'assistenza.» — la funzione è temporaneamente non disponibile.
• «Questo codice fiscale è già di «…»: unisci le due controparti invece di duplicare la chiave.» — esiste già un'altra anagrafica con quel codice fiscale: è un doppione, uniscile (vedi Unire due anagrafiche).
• «Codice fiscale non valido: controlla le cifre (11 per una società, 16 per una persona).» — correggi il valore.
• «Questo è il codice fiscale della tua attività, non della controparte.» — hai inserito il codice fiscale della tua organizzazione: usa quello della controparte.
• «La ragione sociale è obbligatoria» / «Nome e Cognome sono obbligatori» — compila il campo mancante prima di salvare.
• «Permesso mancante: chiedi a un amministratore» — non hai (più) il permesso Modifica controparti.