Eliminare l'organizzazione

Il titolare può chiudere l'intera organizzazione: contratti, documenti, controparti, comunicazioni, fatture, integrazioni e membership. L'accesso di tutti i membri viene revocato subito, ma per 30 giorni puoi ancora tornare indietro. Prima di confermare devi scaricare e verificare una copia completa dei dati dell'azienda.

Dove si trova

1. Clicca Impostazioni nella barra laterale, poi vai in Zona pericolosa.
2. Sotto la card Elimina il tuo account trovi la card Elimina organizzazione. Compare solo al Titolare: gli altri ruoli non la vedono.

Cosa mostra la card

Prima di chiedere conferma, Accordyx ti dice cosa verrà coinvolto:

• quanti membri perderanno immediatamente l'accesso;
• quanti contratti e documenti verranno eliminati;
• quante controparti, con i relativi fascicoli.

Scegliere cosa fare dei dati

In Cosa vuoi fare dei dati dell'organizzazione? scegli una delle due modalità:

• Chiudi e conserva solo il dovuto (consigliato) — l'organizzazione viene chiusa e non sarà più accessibile. Restano conservati, fuori dall'applicazione, solo i dati per cui esiste un obbligo di conservazione, per il tempo previsto; tutto il resto viene eliminato. Sotto vedi Cosa resterebbe conservato, e fino a quando, categoria per categoria (per esempio contratti e fascicoli, fatture, prove di firma elettronica).
• Elimina tutto definitivamente — vengono eliminati tutti i dati, senza eccezioni e senza possibilità di recupero, compresi quelli soggetti a obblighi di conservazione. Sotto vedi Cosa viene eliminato, senza eccezioni. Oltre al codice serve una conferma in più.

Consegnare i dati dell'azienda

Nel riquadro I dati della tua azienda prepari una copia completa dei dati: tutti i contratti, in qualsiasi stato, raggruppati per controparte, e i dati registrati sull'azienda. Finché non l'hai verificata non puoi ricevere il codice di conferma.

1. Clicca Prepara il pacchetto. La preparazione può richiedere qualche minuto.
2. Quando è pronto vedi nome del file, dimensione, documenti inclusi e Impronta del file (SHA-256). Clicca Scarica il pacchetto e salva il file.
3. Clicca Verifica il file scaricato e scegli il file appena salvato: Accordyx controlla che sia integro. Puoi rinominarlo, ma deve essere lo stesso file.
4. Quando leggi «Verificato: hai una copia integra dei dati.» puoi proseguire.

Richiedere la chiusura

1. Se vuoi, compila Motivo della cancellazione (opzionale).
2. Inserisci la tua password nel campo La tua password (verifica di sicurezza).
3. Clicca Inviami il codice di conferma: ricevi via email un codice valido 10 minuti, utilizzabile una sola volta. Inseriscilo in Codice ricevuto via email. Se cambi modalità dopo averlo chiesto, devi chiederne uno nuovo.
4. Spunta la dichiarazione "Comprendo che tutti i membri perderanno l'accesso e che i dati saranno eliminati definitivamente al termine del periodo di grazia." Con l'eliminazione totale spunta anche la seconda dichiarazione, sui dati soggetti a obblighi di conservazione.
5. Clicca Richiedi la chiusura dell'organizzazione (oppure Richiedi l'eliminazione totale) e conferma nella finestra con Sì, chiudi l'azienda (oppure Sì, elimina tutto).
6. Vedi "Richiesta registrata: l'accesso dei membri è stato revocato. La pagina si ricaricherà."

Da quel momento i membri non possono più entrare nell'organizzazione e ricevono un'email che li avvisa; tu ricevi una ricevuta via email della richiesta.

I 30 giorni di grazia e il ripristino

Per 30 giorni i dati restano conservati. Rientrando in Impostazioni → Zona pericolosa trovi la card Cancellazione organizzazione richiesta, con la data della richiesta, la data dopo la quale scatta l'eliminazione definitiva e la modalità scelta. Con Annulla e ripristina l'organizzazione torni indietro: vedi "Organizzazione ripristinata: l'accesso dei membri è di nuovo attivo." e i membri ricevono l'email che li avvisa del riaccesso.

Solo il titolare che ha chiesto la chiusura può annullarla. Se la chiusura nasce dalla cancellazione dell'account di un titolare, non si annulla da qui: nella card leggi di scrivere all'assistenza entro la data indicata.

Trascorso il periodo di grazia i dati vengono eliminati definitivamente secondo la modalità scelta: con la chiusura con conservazione restano solo i dati soggetti a obblighi di conservazione, per il tempo previsto. Cosa viene eliminato presso i fornitori esterni, e con quali tempi, è descritto nella pagina pubblica Sub-responsabili.

Eliminare l'organizzazione o il tuo account?

Sono due cose diverse. Cancellare il tuo account riguarda solo la tua persona: se sei l'unico titolare di un'azienda in cui lavorano altre persone, puoi proporre a una di loro di diventare titolare oppure chiudere l'azienda insieme al tuo account. Eliminare l'organizzazione chiude l'azienda su Accordyx per tutti i membri, mentre i loro account personali restano.

Problemi comuni

• Non vedo la card «Elimina organizzazione» — compare solo al Titolare: se sei Amministratore o hai un altro ruolo, chiedi al titolare.
• "Prima consegna i dati dell'azienda: poi ti inviamo il codice." — completa la preparazione, il download e la verifica del pacchetto.
• "Il file caricato non corrisponde al pacchetto preparato. Scarica di nuovo il pacchetto e riprova: rinominare il file non e' un problema, ma deve essere lo stesso." — hai scelto un file diverso o modificato: scarica di nuovo il pacchetto e verifica quello.
• "I dati dell'azienda sono troppi per un pacchetto automatico. Non devi fare nulla: l'assistenza e' gia' stata avvisata e ti contattera' per consegnarteli a mano. L'eliminazione resta ferma fino ad allora." — attendi il contatto dell'assistenza.
• "Password non corretta: non è stato modificato nulla. Riprova." — la password inserita non è quella del tuo account: riprova; l'organizzazione resta attiva.
• "Il codice non è valido: non è stato modificato nulla. Controllalo e riprova." / "Il codice è scaduto. Chiedine uno nuovo e riprova." — usa l'ultimo codice ricevuto, entro 10 minuti, o chiedine uno nuovo con Invia di nuovo il codice.
• "Il codice era stato chiesto per un altro tipo di chiusura. Chiedine uno nuovo." — hai cambiato modalità dopo aver chiesto il codice.
• "La chiusura di questa azienda è già stata richiesta." — la richiesta è già registrata: trovi la card Cancellazione organizzazione richiesta.
• "Solo il titolare che ha chiesto la chiusura può annullarla." — chiedi al titolare che ha avviato la chiusura.
• "Errore nella richiesta di cancellazione" / "Errore nel ripristino dell'organizzazione" — riprova; se il problema persiste contatta l'assistenza.