Approvare o rifiutare

Approvare significa dare il via libera a un passaggio del percorso approvativo; rifiutare lo blocca. In entrambi i casi la tua decisione finisce in un audit immutabile con lo snapshot delle clausole.

Approvare

Arrivi alla finestra di approvazione dalla schermata di decisione: con Approva, firma e invia via portale nella revisione clausola per clausola, oppure con Approva e invia nella revisione sull'intero documento (vedi Rivedere e decidere).

1. Si apre la finestra Approva e procedi. Il testo in alto ti ricorda cosa stai approvando, per esempio "Stai approvando il contratto tenendo tutte le 3 clausole segnalate così come sono." oppure "Stai approvando l'intero documento così com'è.", e che la decisione viene registrata in audit immutabile.
2. Se vuoi, scrivi una Motivazione (opzionale), per esempio "Clausole verificate, condizioni accettabili."
3. Se il contratto è ad alto rischio, compila anche Conferma con password (vedi sotto).
4. Clicca Approva (oppure Annulla per tornare indietro). Durante il salvataggio il pulsante mostra Salvataggio….
5. Al termine un messaggio conferma l'approvazione e si apre la scheda del contratto.

Se il workflow ha più passaggi, la tua approvazione chiude solo il tuo passaggio e la richiesta passa al successivo. Con l'ultimo via libera la richiesta risulta approvata; se l'invio era stato messo in attesa dell'approvazione, parte da solo (vedi Dopo l'approvazione: l'invio parte da solo).

Conferma con password (contratti ad alto rischio)

Quando il rischio del contratto è elevato, cioè con un punteggio di rischio pari o superiore a 80, prima di approvare devi digitare la tua password nel campo Conferma con password, indicato con "(soglia rischio ≥ 80)".

1. Inserisci la tua password nel campo. Con l'icona a forma di occhio puoi mostrarla o nasconderla per controllare cosa hai scritto.
2. Conferma l'approvazione: la password viene verificata sul server e non viene mai registrata.

Finché il campo è vuoto, il pulsante Approva resta disattivato. La verifica avviene sempre lato server: non basta un controllo dal tuo dispositivo.

Rifiutare

1. Usa Rifiuta con motivazione (revisione clausola per clausola) oppure Rifiuta (revisione sull'intero documento): si apre la finestra Rifiuta il contratto.
2. Leggi l'avviso "Il rifiuto blocca l'invio: il contratto non potrà procedere finché non viene rinegoziato."
3. Compila la Motivazione, che è obbligatoria, e clicca Rifiuta. Al termine vedi "Rifiutato — il contratto non procede."

Un rifiuto chiude subito la richiesta: il contratto non può procedere finché non viene rinegoziato e non parte una nuova richiesta di approvazione.

Se il contratto è instradato a un team o richiede la doppia approvazione, valgono regole aggiuntive su chi può decidere: vedi Approvazioni per team e La doppia approvazione (4 occhi).

Problemi comuni

• "Motivazione obbligatoria per il rifiuto" — il rifiuto richiede sempre una motivazione: spiega perché il contratto va rinegoziato.
• "Password non valida" / "Password richiesta per soglia di rischio elevata" — per i contratti ad alto rischio serve la tua password corretta per confermare.
• "Verifica password non riuscita. Riprova." — il controllo della password non è andato a buon fine per un problema temporaneo: riprova.
• "Sessione scaduta. Accedi di nuovo per continuare." — la sessione è scaduta: Accordyx ti fa uscire e devi accedere di nuovo prima di decidere.
• "Non sei autorizzato ad approvare questo contratto." — la decisione su questo passaggio non spetta a te: per esempio non hai il ruolo richiesto dallo step, oppure hai già approvato il passaggio precedente e serve un secondo approvatore.
• "Non sei l'incaricato dell'approvazione per questo step: il verdetto è di sua competenza." — compare nella revisione sull'intero documento quando il verdetto spetta a un altro approvatore.
• "Questo contratto supera il tuo limite di approvazione (valore/rischio/categoria)." / "Supera il tuo limite di approvazione: serve un'autorità superiore." — il contratto eccede il tuo tetto: la decisione spetta a un ruolo con limiti adeguati.
• "Non fai parte del team incaricato dell'approvazione di questo contratto." — il contratto è instradato a un team di cui non fai parte.
• "Hai già agito su questo step" — hai già registrato la tua decisione su questo passaggio e non puoi ripeterla.
• "Richiesta non più pendente" — nel frattempo la richiesta è stata decisa, annullata o chiusa dalla firma: torna alla bacheca per vederne lo stato.
• "Non hai il permesso per questa azione." — al tuo ruolo manca il permesso «Approva / rifiuta».
• "La tua membership in questa organizzazione è scaduta" — il tuo accesso temporaneo all'organizzazione è terminato: chiedi a un amministratore di rinnovarlo.
• "Troppe richieste. Riprova tra un minuto." — hai inviato troppe decisioni in poco tempo: attendi un minuto.
• "È presente una bozza interna con modifiche salvate. Crea la versione del contratto dal documento prima di completare l’approvazione." — sul contratto c'è una bozza interna non ancora trasformata in versione: crea la versione, poi approva.
• "Non è stato possibile verificare i limiti di approvazione che ti riguardano: nessuna decisione è stata registrata, riprova fra qualche minuto." / "Non è stato possibile leggere le decisioni già prese su questa richiesta: nessuna decisione è stata registrata, riprova fra qualche minuto." — per sicurezza la decisione non è stata salvata: riprova più tardi.
• "Non è stato possibile completare la richiesta di approvazione. Ricarica per verificarne lo stato." / "La decisione è in sospeso e deve essere verificata. Ricarica la richiesta prima di agire di nuovo." — ricarica la pagina e controlla lo stato della richiesta prima di decidere di nuovo.