Promemoria automatici ai referenti inattivi

Quando Accordyx manda da solo un promemoria ai referenti della controparte che non aprono il portale, quanti ne manda, in quali casi non partono e perché ogni promemoria contiene un link nuovo.

Prima di iniziare: Nessun permesso: i promemoria partono da soli. Per reinviare la condivisione a mano serve «Invia alla controparte».

Se un referente della controparte non dà segni di vita sul portale, Accordyx gli ricorda il documento con un'email, senza che tu debba fare nulla. Ecco quando succede e cosa cambia per il suo link.

Quando parte un promemoria

Una volta al giorno Accordyx controlla le condivisioni attive. Un referente riceve un promemoria quando:

la sua condivisione è attiva e non scaduta;
non apre il portale da almeno 7 giorni (o non l'ha mai aperto, a 7 giorni dall'invio).

Ogni condivisione riceve al massimo 2 promemoria, ad almeno 7 giorni di distanza l'uno dall'altro. Dopo il secondo non ne partono altri.

Quando non parte

Il promemoria non viene inviato se:

la firma del contratto è stata avviata o è già completata;
il contratto è nel cestino;
il referente ha già accettato la versione corrente;
il referente ha inviato richieste di modifica che aspettano ancora una tua risposta;
l'indirizzo del referente risulta non recapitabile.

Cosa riceve il referente

Un'email con oggetto «Promemoria: … attende un tuo riscontro su …», il pulsante Apri il documento e l'indicazione del numero di promemoria («Promemoria 1 di 2»). Aprendo il documento gli viene chiesto, come sempre, il codice di verifica inviato alla sua email.

Ogni promemoria contiene un link nuovo: quando l'email parte, il link precedente smette di funzionare. Se l'email non parte, il link già in mano al referente resta valido. La scadenza della condivisione non cambia.

Nel registro attività del contratto ogni promemoria compare come «Promemoria inviato al referente».

Se la controparte dice che il link non funziona

Se il referente apre un'email vecchia, vede "Questo collegamento non è valido." Chiedigli di usare il link dell'email più recente, che sia un promemoria, un reinvio o l'email della copia firmata. Se non la trova, reinviagli la condivisione dal pannello Condivisioni portale con Reinvia condivisione: riceverà subito un link nuovo. Vedi Gestire le condivisioni.

Problemi comuni

Il referente non ha ricevuto nessun promemoria — forse ha aperto il portale negli ultimi 7 giorni, ha già accettato la versione, ha richieste in attesa di una tua risposta, la firma è avviata, oppure ha già ricevuto i 2 promemoria previsti. Puoi sempre sollecitarlo con Reinvia condivisione.
Il referente risulta «Email non recapitabile» — i promemoria non partono verso quell'indirizzo: correggi il contatto, vedi Indirizzi email non recapitabili.