Gestire le condivisioni

Da qui tieni sotto controllo tutti i referenti a cui hai condiviso il contratto: puoi vederne lo stato, reinviare il link dopo una modifica, aggiungere altri referenti e revocare l'accesso.

Vedere lo stato delle condivisioni

1. Apri il pannello Condivisioni portale, nella scheda Stato & Trattativa del contratto.
2. Per ogni referente vedi lo stato — Attiva, Revocata o Scaduta — la scadenza del link (90 giorni dalla creazione o dall'ultimo reinvio) e l'ultimo accesso.
3. Finché il referente non completa la verifica del codice, l'ultimo accesso resta "Ultimo accesso: mai", anche se ha già aperto l'email.

Quando il contratto viene firmato, ogni referente con una condivisione attiva riceve un'email con un link nuovo alla copia firmata, valido fino a 30 giorni dalla firma (meno, se la condivisione scadeva già prima).

Reinviare il link

Su una condivisione attiva clicca Reinvia condivisione. Ogni reinvio manda al referente un'email con un link nuovo, rinnova la scadenza a 90 giorni e fa smettere di funzionare il link precedente. Il messaggio di conferma ti dice cosa ha ricevuto il referente:

• "Condivisione reinviata: nuovo link inviato (documento invariato)" — il documento non è cambiato dall'ultimo invio;
• "Condivisione reinviata: email di nuova versione inviata" — hai caricato una nuova versione: il referente viene avvisato dell'aggiornamento e le richieste di modifica dei giri precedenti restano archiviate come superate dalla nuova versione;
• "Condivisione reinviata: nuovo link alla copia firmata inviato" — il contratto è firmato: il link porta alla copia firmata.

Aggiungere un referente

Clicca Condividi con un altro referente in fondo al pannello: si apre la finestra Condividi con la controparte, con l'elenco dei referenti attivi e il pulsante Aggiungi referente. Vedi Condividere un contratto nel portale.

Revocare una condivisione

1. Nel pannello Condivisioni portale, trova il referente e clicca Revoca.
2. Conferma cliccando Conferma revoca, oppure Annulla per tornare indietro.
3. Ricevi la conferma che la condivisione è stata revocata: da questo momento il referente non può più aprire il documento con quel link.

La revoca è definitiva: non puoi riattivare lo stesso link con un re-invio. Per ridare accesso alla controparte devi creare una nuova condivisione, come descritto in Condividere un contratto nel portale. Lo stesso vale per una condivisione Scaduta.

Sollecitare un referente inattivo

Se un referente non ha ancora aperto il documento, il modo più diretto per sollecitarlo è reinviargli il link dalla condivisione attiva. Se il suo indirizzo è marcato Email non recapitabile, correggi prima il contatto: il reinvio non riesce.

Accordyx manda anche promemoria automatici ai referenti inattivi da almeno 7 giorni: al massimo due per condivisione, ad almeno una settimana di distanza, ognuno con un link nuovo. Non partono se la firma è avviata o completata, se il referente ha già accettato la versione o ha richieste in attesa di una tua risposta. Dettagli in Promemoria automatici ai referenti.

Problemi comuni

• "Errore reinvio condivisione" — il reinvio non è riuscito, per esempio perché l'indirizzo del referente non è recapitabile o il contratto è nel cestino: controlla il contatto e lo stato del contratto, poi riprova.
• "Condivisione reinviata: link rinnovato (email non recapitata, condividilo manualmente)" — l'email non è partita: in questo caso il link non viene cambiato e il referente può continuare a usare quello che ha già ricevuto. Riprova il reinvio più tardi, oppure contatta tu il referente.
• "Impossibile caricare le condivisioni." — il pannello non è riuscito a caricare l'elenco: clicca Riprova.
• Non vedo il pannello Condivisioni portale — compare solo dopo la prima condivisione con la controparte.
• Non vedo «Reinvia condivisione» — il pulsante c'è solo sulle condivisioni attive e solo con il permesso «Invia alla controparte».