Caselle condivise e supervisione

Una casella collegata può restare personale o diventare condivisa con più colleghi. Separatamente, il titolare dell'organizzazione può attivare una supervisione manageriale che permette ai responsabili di consultare in sola lettura le caselle di lavoro dei propri riporti.

Rendere condivisa una casella personale

Su una casella ancora personale (non più in attesa di conferma), amministratori e titolare trovano il pulsante Rendi condivisa. Diventerà una casella di team: potrai gestirne i membri e concedere l'accesso ad altri; chi la usa ora manterrà l'accesso finché non lo rimuovi. L'operazione non è automaticamente reversibile. A conferma vedi il messaggio "Casella resa condivisa".

Gestire chi accede a una casella

Su ogni casella trovi il pulsante Chi vede (N), che elenca chi può leggerla: i membri diretti e, se la supervisione è attiva, i responsabili con accesso in sola lettura. Se nessuno può vedere la casella, compare l'avviso "Nessuno può vedere questa casella."

Su una casella condivisa, amministratori e titolare possono:

• aggiungere un membro scegliendolo da un elenco e cliccando Aggiungi — esito "Accesso concesso" (o "Il membro aveva già accesso");
• rimuovere un membro col pulsante Rimuovi, dopo conferma — esito "Accesso rimosso".

Con la supervisione email attiva, anche i responsabili dei membri vedono la casella in sola lettura, anche se non sono stati aggiunti esplicitamente come membri.

Escludere una casella dalla supervisione

Se la supervisione dell'organizzazione è attiva, nel pannello "Chi vede" trovi anche Escludi dalla supervisione (o Reincludi nella supervisione se già esclusa) — visibile solo a chi ha il permesso «Supervisione email». Escludendo una casella, i responsabili non potranno più consultarla, mentre i membri diretti continueranno ad accedervi normalmente. La supervisione è sempre a livello di intera casella, non di singolo thread: per le caselle particolarmente sensibili (ad esempio quelle dell'area risorse umane) usa questa esclusione.

Attivare o disattivare la supervisione (art. 4)

In Impostazioni → Supervisione email, solo il titolare dell'organizzazione può attivare o disattivare la funzione: "Consenti ai responsabili diretti di consultare, in sola lettura, le caselle email di lavoro dei propri riporti. Funzione soggetta agli adempimenti dell'art. 4 dello Statuto dei Lavoratori: attivabile solo dal titolare."

1. Clicca Attiva supervisione…: si apre l'informativa da presentare ai collaboratori e una casella di conferma obbligatoria, con cui dichiari che l'azienda ha adempiuto agli obblighi informativi ex art. 4 e ti assumi la responsabilità della liceità del trattamento.
2. Conferma con Attiva supervisione — vedi il messaggio "Supervisione email attivata".
3. Per disattivarla, usa Disattiva: i responsabili non potranno più consultare le caselle dei riporti — esito "Supervisione email disattivata".

La supervisione resta sempre di sola lettura: un responsabile non può mai inviare o eliminare email per conto di un riporto.

Trasparenza per chi viene supervisionato

Se un tuo responsabile può leggere le tue caselle, nella vista Email vedi un avviso che te lo segnala, con l'elenco espandibile "Accessi alle mie caselle" e chi ha consultato cosa. Quando è il responsabile a consultare, vede a sua volta un avviso che lo ricorda: ogni apertura è registrata e visibile al titolare della casella.

Problemi comuni

• Rendere una casella condivisa non è automaticamente reversibile: valuta bene prima di confermare, perché chi la usa ora manterrà l'accesso finché non lo rimuovi.
• Se non vedi il pulsante Escludi dalla supervisione, probabilmente non hai il permesso «Supervisione email»: chiedilo a un amministratore.
• Solo il titolare può attivare o disattivare la supervisione a livello di organizzazione; agli altri ruoli compare l'avviso "Solo il titolare dell'organizzazione può attivare o disattivare la supervisione."