Caselle condivise e supervisione

Una casella collegata può restare personale o diventare condivisa con più colleghi. Separatamente, chi ha il permesso «Supervisione email» può attivare una supervisione manageriale che permette ai responsabili di consultare in sola lettura le caselle di lavoro dei propri riporti.

Rendere condivisa una casella personale

Su una casella ancora personale (non più in attesa di conferma), amministratori e titolare trovano il pulsante Rendi condivisa. Diventerà una casella di team: potrai gestirne i membri e concedere l'accesso ad altri; chi la usa ora manterrà l'accesso finché non lo rimuovi. L'operazione non è automaticamente reversibile. A conferma vedi il messaggio "Casella resa condivisa".

Gestire chi accede a una casella

In Impostazioni → E-mail e PEC → Caselle collegate, su ogni casella trovi il pulsante Chi vede (N), che elenca chi può leggerla: i membri diretti e, se la supervisione è attiva, i responsabili con accesso in sola lettura. Se nessuno può vedere la casella, compare l'avviso "Nessuno può vedere questa casella."

Su una casella condivisa, amministratori e titolare possono:

• aggiungere un membro scegliendolo da un elenco e cliccando Aggiungi — esito "Accesso concesso" (o "Il membro aveva già accesso");
• rimuovere un membro col pulsante Rimuovi, dopo conferma — esito "Accesso rimosso".

Con la supervisione email attiva, anche i responsabili dei membri vedono la casella in sola lettura, anche se non sono stati aggiunti esplicitamente come membri. Sulle caselle condivise il pannello lo ricorda: "Su una casella condivisa la supervisione è a livello di casella: chi supervisiona un membro ne legge l'intera corrispondenza. Per una casella sensibile, escludila dalla supervisione qui sotto."

Escludere una casella dalla supervisione

Se la supervisione dell'organizzazione è attiva, nel pannello "Chi vede" trovi anche Escludi dalla supervisione (o Reincludi nella supervisione se già esclusa) — visibile solo a chi ha il permesso «Supervisione email». Escludendo una casella, i responsabili non potranno più consultarla, mentre i membri diretti continueranno ad accedervi normalmente. La supervisione è sempre a livello di intera casella, non di singolo thread: per le caselle particolarmente sensibili (ad esempio quelle dell'area risorse umane) usa questa esclusione.

Attivare o disattivare la supervisione (art. 4)

La funzione si trova in Impostazioni → E-mail e PEC → Supervisione (la pagina si intitola «Supervisione email»). La voce compare solo a chi ha il permesso «Supervisione email», che di default hanno Titolare e Amministratore; il titolare può toglierlo al ruolo Amministratore dal pannello dei ruoli. La pagina ricorda che la funzione è soggetta agli adempimenti dell'art. 4 dello Statuto dei Lavoratori.

In cima alla pagina un riquadro avvisa: "Testo informativo da finalizzare. Il testo dell'informativa ex art. 4 è una bozza: fallo validare dal tuo legale prima di attivare la supervisione in produzione. Attivando, il titolare se ne assume la responsabilità." Prima di attivare, fai quindi verificare l'informativa dal tuo consulente legale.

1. Clicca Attiva supervisione…: si apre l'informativa da presentare ai collaboratori e una casella di conferma obbligatoria, con cui dichiari che l'azienda ha adempiuto agli obblighi informativi ex art. 4 e ti assumi la responsabilità della liceità del trattamento.
2. Conferma con Attiva supervisione — vedi il messaggio "Supervisione email attivata".
3. Per disattivarla, usa Disattiva: i responsabili non potranno più consultare le caselle dei riporti — esito "Supervisione email disattivata".

La supervisione resta sempre di sola lettura: un responsabile non può mai inviare o eliminare email per conto di un riporto.

Trasparenza per chi viene supervisionato

Se un tuo responsabile può leggere le tue caselle, nella pagina E-mail e PEC vedi un avviso che te lo segnala, con l'elenco espandibile "Accessi alle mie caselle" e chi ha consultato cosa. Quando è il responsabile a consultare, vede a sua volta un avviso che lo ricorda: ogni apertura è registrata e visibile al titolare della casella.

Problemi comuni

• Rendere una casella condivisa non è automaticamente reversibile: valuta bene prima di confermare, perché chi la usa ora manterrà l'accesso finché non lo rimuovi.
• Se non vedi il pulsante Escludi dalla supervisione, probabilmente non hai il permesso «Supervisione email»: chiedilo a un amministratore.
• Non vedo la voce Supervisione nelle Impostazioni — ti manca il permesso «Supervisione email»: solo chi lo ha può attivare o disattivare la supervisione per l'organizzazione.
• "Non è stato possibile caricare gli accessi alle tue caselle: riprova tra poco." — l'elenco "Accessi alle mie caselle" non si è caricato: riprova più tardi.