Supervisione email del responsabile

La supervisione email permette a un responsabile di consultare, in sola lettura, le caselle di posta dei collaboratori che gli rispondono. È una funzione delicata sul piano della privacy e del diritto del lavoro, quindi è disattivata di default e la sua attivazione richiede una conferma esplicita. Si gestisce da Impostazioni, nel sottogruppo E-mail e PEC, alla voce Supervisione. La voce compare solo a chi ha il permesso «Supervisione email».

Che cos'è la supervisione email

Quando è attiva, un responsabile può leggere le email dei propri riporti diretti, ma:

• è una sola lettura: non può inviare né eliminare messaggi per conto del collaboratore;
• ogni accesso viene tracciato ed è visibile al dipendente interessato;
• resta valida solo finché l'organizzazione mantiene i presupposti di liceità del trattamento.

Attivare la supervisione

In cima alla pagina il riquadro «Testo informativo da finalizzare.» ricorda che il testo dell'informativa è una bozza: fallo validare dal tuo legale prima di attivare la supervisione.

1. Premi Attiva supervisione…: si apre la finestra Attiva la supervisione email, con il testo informativo relativo agli obblighi di legge.
2. Leggi l'informativa e spunta la casella di conferma: "Confermo che l'azienda ha adempiuto agli obblighi informativi ex art. 4 Statuto dei Lavoratori e mi assumo la responsabilità della liceità del trattamento."
3. Premi Attiva supervisione (il pulsante resta disattivato finché non spunti la casella): vedi "Supervisione email attivata".

La spunta non è una formalità: con essa ti assumi la responsabilità che l'azienda abbia già informato i lavoratori come previsto dalla normativa. Accordyx non sostituisce questo adempimento.

Disattivare la supervisione

1. Premi Disattiva.
2. Conferma alla richiesta: "Disattivare la supervisione delle caselle email? I responsabili non potranno più consultare le caselle dei riporti."
3. Vedi "Supervisione email disattivata".

Dopo la disattivazione, i responsabili perdono immediatamente l'accesso alle caselle dei collaboratori.

In pratica

La supervisione riguarda le caselle collegate dai collaboratori e si combina con la logica delle caselle condivise. Per il funzionamento lato posta e per le esclusioni, vedi Caselle condivise e supervisione.

Problemi comuni

• Non vedo la voce «Supervisione» nelle Impostazioni — ti manca il permesso «Supervisione email»: chiedilo al Titolare.
• "Solo chi ha il permesso «Supervisione email» può attivare o disattivare la supervisione." — vedi lo stato della supervisione ma non puoi cambiarlo: chiedi a chi ha quel permesso.
• Il pulsante «Attiva supervisione» resta disattivato — spunta prima la casella di conferma degli obblighi informativi.
• "Attivazione non riuscita" o "Disattivazione non riuscita" — la modifica non è stata salvata: riprova tra qualche istante.