La conservazione dei dati (retention)

Come configurare per quanto tempo la tua organizzazione conserva ogni tipo di dato e cosa succede alla scadenza.

Prima di iniziare: «Conservazione dati» — configurare ed eseguire le policy di retention.

Le policy di conservazione stabiliscono per quanto tempo Accordyx conserva ogni tipo di dato della tua organizzazione e cosa succede allo scadere del periodo. Vengono create automaticamente quando nasce l'organizzazione, con valori pensati per gli obblighi di legge.

Chi può configurare la conservazione dati

Serve il permesso Conservazione dati, che di norma hanno titolari e amministratori. Se il tuo ruolo non ce l'ha, la sezione non compare nelle Impostazioni: chiedi a un amministratore.

I tipi di dato

Trovi una policy per ciascuno di questi tipi di dato: Contratti firmati, Audit log applicativo, Output AI tracciati, Eventi firma elettronica, Azioni approvazione, Comunicazioni, Anagrafica controparti, Posta sincronizzata (email/PEC), Condivisioni portale controparte, Consensi e Fatture. Sotto ogni nome una breve descrizione spiega cosa comprende e qual è il periodo predefinito.

Modificare una policy

Vai in Impostazioni → Conservazione dati.
Per ogni tipo di dato puoi attivare o disattivare la policy con la casella Attiva, impostare i giorni di conservazione (il minimo generale è 30 giorni; accanto vedi la conversione "≈ X anni") e scegliere l'Azione dalla tendina.
Se serve, usa Ripristina default per tornare ai valori iniziali.
Clicca Salva sulla riga: compare la conferma "Policy aggiornata".

In fondo a ogni policy vedi quando è stata eseguita l'ultima volta e quanti record ha interessato, oppure l'indicazione "Mai eseguita".

Le azioni disponibili

Cancella — cancellazione fisica e irreversibile del record.
Anonimizza — rimuove i dati personali mantenendo le statistiche aggregate.
Archivia — al momento è solo un segnaposto: marca il dato per l'archiviazione, ma l'operazione effettiva richiede una configurazione operativa dedicata.

Per alcuni tipi di dato, se scegli Cancella il minimo di conservazione è più alto e non abbassabile, per rispettare gli obblighi di legge: 5 anni per l'audit log applicativo, 10 anni per i contratti firmati e per gli eventi di firma. Con Anonimizza o Archivia resta valido il minimo di 30 giorni.

Applicare le policy: Esegui retention ora

Le policy si applicano quando le esegui tu con Esegui retention ora: finché non lo fai, sotto ogni policy resta l'indicazione "Mai eseguita". Esegui la retention dopo aver modificato le policy e ripetila quando vuoi applicarle di nuovo ai dati che nel frattempo hanno superato la soglia.

In fondo alla sezione, nel riquadro "Esegui retention manualmente", clicca Esegui retention ora.
Conferma nell'avviso: l'operazione può essere distruttiva, perché applica davvero le azioni configurate.
Al termine vedi la conferma "Retention eseguita. Record processati: N".

Problemi comuni

"Con «Cancella» il minimo è N giorni… Il salvataggio verrà bloccato." — hai impostato un periodo troppo breve per l'azione Cancella: aumenta i giorni oppure scegli Anonimizza o Archivia.
"Nessuna modifica salvata: serve il permesso «Conservazione dati»." — non hai il permesso per configurare la conservazione dati: chiedi a un amministratore o al titolare.
"Errore nel salvataggio della policy" — riprova; se il problema persiste, ricarica la pagina.
"Esecuzione delle regole di conservazione non riuscita." — l'esecuzione non è andata a buon fine: riprova più tardi; se l'errore si ripete, scrivi all'assistenza.
Le policy risultano «Mai eseguita» — le policy non partono da sole: applicale con Esegui retention ora.