La conservazione dei dati (retention)

Come configurare per quanto tempo la tua organizzazione conserva ogni tipo di dato e cosa succede alla scadenza.

Prima di iniziare: Devi essere amministratore o titolare della tua organizzazione.

Le policy di conservazione stabiliscono per quanto tempo Accordyx conserva ogni tipo di dato della tua organizzazione e cosa succede allo scadere del periodo. Vengono create automaticamente quando nasce l'organizzazione, con valori pensati per gli obblighi di legge.

Chi può configurare la conservazione dati

La sezione è riservata agli amministratori e ai titolari dell'organizzazione. Se non hai il permesso vedi il riquadro "Accesso riservato", con l'indicazione che solo admin e owner possono configurare le retention policies e l'invito a contattare il tuo admin.

Modificare una policy

Vai in Impostazioni → Conservazione dati.
Per ogni tipo di dato puoi attivare o disattivare la policy con la casella Attiva, impostare i giorni di conservazione (il minimo generale è 30 giorni; accanto vedi la conversione "≈ X anni") e scegliere l'Azione dalla tendina.
Se serve, usa Ripristina default per tornare ai valori iniziali.
Clicca Salva sulla riga: compare la conferma "Policy aggiornata ✓".

In fondo a ogni policy vedi quando è stata eseguita l'ultima volta e quanti record ha interessato, oppure l'indicazione "Mai eseguita".

Le azioni disponibili

Cancella — cancellazione fisica e irreversibile del record.
Anonimizza — rimuove i dati personali mantenendo le statistiche aggregate.
Archivia — al momento è solo un segnaposto: marca il dato per l'archiviazione, ma l'operazione effettiva richiede una configurazione operativa dedicata.

Per alcuni tipi di dato, se scegli Cancella il minimo di conservazione è più alto e non abbassabile, per rispettare gli obblighi di legge: 5 anni per l'audit log applicativo, 10 anni per i contratti firmati e per gli eventi di firma. Con Anonimizza o Archivia resta valido il minimo di 30 giorni. La regola Movimenti bancari (10 anni, non distruttiva finché non la cambi) compare solo quando il modulo Pagamenti sarà attivo.

Eseguire la retention manualmente

Normalmente la retention viene eseguita in automatico a intervalli regolari. Se vuoi avviarla subito:

In fondo alla sezione, nel riquadro "Esegui retention manualmente", clicca Esegui retention ora.
Conferma nell'avviso: l'operazione può essere distruttiva, perché applica davvero le azioni configurate.
Al termine vedi la conferma "Retention eseguita. Record processati: N".

Problemi comuni

"Con «Cancella» il minimo è N giorni… Il salvataggio verrà bloccato." — hai impostato un periodo troppo breve per l'azione Cancella: aumenta i giorni oppure scegli Anonimizza o Archivia.
"Nessuna modifica salvata: permessi insufficienti…" — non hai il permesso per configurare la conservazione dati: chiedi a un amministratore o al titolare.
"Errore nel salvataggio della policy" — riprova; se il problema persiste, ricarica la pagina.