La conservazione dei dati (retention)

Come configurare per quanto tempo la tua organizzazione conserva ogni tipo di dato e cosa succede alla scadenza.

Prima di iniziare: Devi essere amministratore o titolare della tua organizzazione.

Le policy di conservazione stabiliscono per quanto tempo Accordyx conserva ogni tipo di dato della tua organizzazione e cosa succede allo scadere del periodo. Vengono create automaticamente quando nasce l'organizzazione, con valori pensati per gli obblighi di legge.

Chi può configurare la conservazione dati

La sezione è riservata agli amministratori e ai titolari dell'organizzazione. Se non hai il permesso vedi il riquadro "Accesso riservato", con l'indicazione che solo admin e owner possono configurare le retention policies e l'invito a contattare il tuo admin.

Modificare una policy

Vai in Impostazioni → Conservazione dati.
Per ogni tipo di dato puoi attivare o disattivare la policy con la casella Attiva, impostare i giorni di conservazione (il minimo generale è 30 giorni; accanto vedi la conversione "≈ X anni") e scegliere l'Azione dalla tendina.
Se serve, usa Ripristina default per tornare ai valori iniziali.
Clicca Salva sulla riga: compare la conferma "Policy aggiornata ✓".

In fondo a ogni policy vedi quando è stata eseguita l'ultima volta e quanti record ha interessato, oppure l'indicazione "Mai eseguita".

Le azioni disponibili

Cancella — cancellazione fisica e irreversibile del record.
Anonimizza — rimuove i dati personali mantenendo le statistiche aggregate.
Archivia — al momento è solo un segnaposto: marca il dato per l'archiviazione, ma l'operazione effettiva richiede una configurazione operativa dedicata.

Per alcuni tipi di dato, se scegli Cancella il minimo di conservazione è più alto e non abbassabile, per rispettare gli obblighi di legge: 5 anni per l'audit log applicativo, 10 anni per i contratti firmati e per gli eventi di firma. Con Anonimizza o Archivia resta valido il minimo di 30 giorni.

Eseguire la retention manualmente

Normalmente la retention viene eseguita in automatico a intervalli regolari. Se vuoi avviarla subito:

In fondo alla sezione, nel riquadro "Esegui retention manualmente", clicca Esegui retention ora.
Conferma nell'avviso: l'operazione può essere distruttiva, perché applica davvero le azioni configurate.
Al termine vedi la conferma "Retention eseguita. Record processati: N".

Problemi comuni

"Con «Cancella» il minimo è N giorni… Il salvataggio verrà bloccato." — hai impostato un periodo troppo breve per l'azione Cancella: aumenta i giorni oppure scegli Anonimizza o Archivia.
"Nessuna modifica salvata: permessi insufficienti…" — non hai il permesso per configurare la conservazione dati: chiedi a un amministratore o al titolare.
"Errore nel salvataggio della policy" — riprova; se il problema persiste, ricarica la pagina.