L'archivio storico dei consensi

L'Archivio storico Consensi raccoglie, in sola lettura, i consensi raccolti prima della dismissione del modulo Consensi (vedi Il modulo Consensi è in dismissione): elenco, dettaglio, documento firmato da scaricare e stato dell'eventuale revoca. Non permette di emettere né modificare nulla.

Dove si trova

L'archivio non ha una voce di menu: si apre dentro il modulo Compliance, che oggi non è disponibile nell'app (vedi Il modulo Compliance). Per questo compare solo nelle organizzazioni per cui Accordyx l'ha attivato: lì si trova nella sezione Documenti ed evidenze, sotto il titolo Archivio storico Consensi, e il vecchio collegamento alla vista Consensi porta automaticamente qui. Anche così lo vedono solo gli utenti con il permesso Vedi consensi, e solo se l'organizzazione ha davvero consensi storici. Nelle altre organizzazioni il vecchio collegamento apre la pagina informativa del modulo Compliance: se ti servono i consensi storici, scrivi all'assistenza.

Consultare l'archivio

1. In cima trovi i totali: quanti consensi, quanti firmati e quanti revocati (per esempio «12 consensi · 9 firmati · 1 revocato»).
2. Ogni riga mostra la persona, il modulo, la data e un badge di stato: Firmato, In attesa di firma, Rifiutato, Scaduto, Bozza o Revocato. Un consenso revocato riporta anche la data della revoca.
3. Premi Dettagli su una riga per aprire il consenso, Chiudi dettagli per richiuderlo. Nel dettaglio trovi Documento, Modulo, Emesso il, Firmato il e Revoca (data, origine e motivo, oppure «Nessuna revoca registrata»).

Scaricare un consenso

Su ogni riga, Scarica scarica il documento del consenso. Ogni download viene tracciato, perché i consensi possono contenere dati sensibili.

Registrare una revoca

Una persona può ritirare in qualsiasi momento il consenso che aveva dato: è un suo diritto (art. 7.3 GDPR). Chi ha il permesso Gestisci consensi trova nel dettaglio di un consenso non ancora revocato il comando Revoca:

1. Si apre la finestra Revoca il consenso. In Da chi parte la revoca scegli tra Richiesta dell'interessato, Decisione dello studio e Altro.
2. Scrivi il Motivo della revoca: è obbligatorio e resta agli atti; indica da dove arriva la richiesta e quando è stata ricevuta (massimo 2.000 caratteri). Il pulsante di conferma resta spento finché il campo è vuoto.
3. Conferma con Revoca il consenso: vedi "Consenso revocato", la riga passa a Revocato con la data, il comando Revoca sparisce.

La revoca è definitiva: viene registrata con autore, data e motivo e dall'applicazione non si annulla. Il documento firmato non viene cancellato: la prova che il consenso era stato dato resta conservata. Se la persona non aveva ancora firmato, il suo link di firma viene disattivato.

Riservatezza

I consensi possono contenere dati sensibili: l'accesso è limitato ai ruoli autorizzati e viene tracciato, e nulla viene mai inviato all'intelligenza artificiale.

Problemi comuni

• Non vedo l'Archivio storico Consensi — l'archivio non è stato attivato da Accordyx per la tua organizzazione, la tua organizzazione non ha consensi storici, oppure non hai il permesso Vedi consensi.
• Non vedo il comando «Revoca» — serve il permesso Gestisci consensi (con solo Vedi consensi il comando non compare), oppure il consenso è già revocato.
• "Revoca registrata, ma non è stato possibile disattivare il link di firma. Non consegnarlo." — la revoca è valida, ma il link di firma della persona potrebbe ancora funzionare: non consegnarlo e segnala il caso all'assistenza.
• "Revoca non riuscita" — la revoca non è stata registrata: riprova.
• "Download non riuscito" — riprova; se l'errore si ripete, scrivi all'assistenza.
• "Caricamento dell'archivio consensi non riuscito" — l'elenco non si è caricato: ricarica la pagina.