Accordo di riservatezza (NDA): clausole, durata e penali

L'accordo di riservatezza è il contratto con cui una o entrambe le parti si impegnano a non divulgare, e a non usare per scopi diversi da quelli concordati, le informazioni che ricevono dall'altra. Nel linguaggio d'impresa si chiama spesso NDA, dall'inglese non-disclosure agreement. Si firma prima di una trattativa, di una due diligence, di un progetto con un fornitore o di una collaborazione tecnica. In questo articolo vediamo quali clausole servono davvero, come impostare durata e penali e cosa controllare in un modello prima di usarlo.

A cosa serve un accordo di riservatezza

Senza un contratto, chi riceve un'informazione riservata durante una trattativa non è del tutto libero di farne ciò che vuole: esistono doveri generali di correttezza e, per alcune informazioni, una tutela di legge specifica. Il problema è che queste regole sono generiche, e dimostrarne la violazione è difficile. L'NDA serve a rendere esplicito ciò che è riservato, chi può vederlo, per quale scopo e cosa succede se l'impegno non viene rispettato.

C'è anche una ragione meno evidente. Il Codice della proprietà industriale, come modificato dal d.lgs. 11 maggio 2018, n. 63 che ha recepito la direttiva (UE) 2016/943, tutela come segreti commerciali le informazioni che sono segrete, hanno valore economico in quanto segrete e sono sottoposte a misure ragionevolmente adeguate a mantenerle tali. Gli accordi di non divulgazione sono tra gli strumenti che le aziende usano per dimostrare di aver adottato quelle misure, come spiega questo approfondimento sulla tutela dei segreti commerciali. Un NDA ben scritto, in altre parole, protegge due volte: come contratto e come prova di diligenza.

NDA unilaterale o reciproco

La prima scelta riguarda la direzione del flusso di informazioni.

• Unilaterale: solo una parte comunica informazioni riservate, l'altra si obbliga a proteggerle. È il caso tipico del fornitore che deve vedere processi o dati del cliente per formulare un'offerta.
• Reciproco (o bilaterale): entrambe le parti si scambiano informazioni e assumono gli stessi obblighi. È la forma più comune nelle trattative tra pari, nelle partnership e nei progetti di sviluppo congiunto.

Usare un modello unilaterale quando lo scambio è in realtà reciproco lascia scoperta una delle due parti: è uno degli errori più frequenti quando si riutilizza un documento nato per un'altra situazione.

Le clausole essenziali di un accordo di riservatezza

Un NDA non deve essere lungo, ma alcune clausole non possono mancare. Sono quelle che, in caso di contestazione, permettono di capire cosa è stato promesso.

Definizione di informazioni riservate

È il cuore dell'accordo. Una definizione troppo vaga («tutte le informazioni») è difficile da far valere; una troppo stretta lascia fuori ciò che conta. Le soluzioni più solide combinano una definizione generale con un elenco di categorie (dati tecnici, commerciali, finanziari, listini, elenchi clienti, codice sorgente) e indicano come si marcano i documenti riservati, incluse le informazioni comunicate a voce.

Esclusioni

Vanno indicate le informazioni che non sono coperte, anche se ricevute nel corso del rapporto: quelle già pubbliche, quelle già note a chi le riceve prima della comunicazione, quelle sviluppate in modo indipendente e quelle che devono essere rivelate per ordine di un'autorità. Senza esclusioni chiare, l'accordo rischia di vincolare anche ciò che la controparte sapeva già.

Scopo e uso consentito

L'NDA dovrebbe dire per che cosa le informazioni possono essere usate: valutare un'offerta, eseguire un progetto, condurre una trattativa. Qualunque uso diverso è una violazione, anche se l'informazione non viene divulgata a terzi.

Chi può accedere alle informazioni

Dipendenti, consulenti, società del gruppo: chi riceve le informazioni deve poterle condividere con chi ne ha bisogno per lo scopo concordato, ma deve anche rispondere del loro comportamento. Una clausola tipica limita l'accesso a chi «ha necessità di conoscere» e impone obblighi equivalenti a chi lo ottiene.

Restituzione o distruzione

Alla fine del rapporto, o su richiesta, le informazioni vanno restituite o distrutte, con eventuale dichiarazione scritta. Conviene prevedere come trattare le copie che restano nei backup o negli archivi imposti dalla legge.

Durata dell'accordo di riservatezza

La durata la decidono le parti, ma va distinta su due piani: il periodo in cui le informazioni vengono scambiate e la durata dell'obbligo di riservatezza, che di solito prosegue per un tempo definito dopo la fine della collaborazione. Un NDA che scade insieme al progetto lascia libere le informazioni proprio quando la controparte non ha più alcun interesse a proteggerle.

Per alcune informazioni, come i segreti commerciali veri e propri, ha senso un obbligo che dura finché l'informazione resta segreta. Per altre, come le condizioni economiche di un'offerta, può bastare un periodo più breve. Quale scelta sia ragionevole dipende dal tipo di informazione e dal settore: è un punto da valutare con il proprio consulente, non da copiare da un modello.

Penali: come renderle utili

Dimostrare il danno causato dalla divulgazione di un'informazione è spesso molto difficile. Per questo molti NDA prevedono una clausola penale, cioè una somma predeterminata dovuta in caso di violazione.

Secondo l'art. 1382 c.c., la penale limita il risarcimento alla prestazione promessa, salvo che sia stato convenuto il risarcimento del danno ulteriore, ed è dovuta indipendentemente dalla prova del danno. Ne derivano due indicazioni pratiche: se si vuole conservare la possibilità di chiedere di più, va scritto espressamente; e la penale va scelta pensando a un importo che abbia senso rispetto al valore delle informazioni.

L'art. 1384 c.c. consente infatti al giudice di ridurre equamente la penale se l'obbligazione è stata eseguita in parte o se l'importo è manifestamente eccessivo, avuto riguardo all'interesse del creditore all'adempimento. Una penale sproporzionata, quindi, non garantisce più tutela: rischia di essere ridimensionata proprio quando serve.

Accanto alla penale, alcuni accordi prevedono il diritto di chiedere provvedimenti urgenti per fermare la divulgazione, oltre alla risoluzione del contratto principale a cui l'NDA è collegato. Cosa sia ottenibile, e in che tempi, dipende dal caso concreto.

Accordo di riservatezza fac simile: cosa verificare

Cercare un accordo di riservatezza fac simile è il modo più rapido per partire, ed è legittimo usarlo come traccia. Prima di firmarlo, però, conviene controllare che il modello:

1. sia del tipo giusto: unilaterale o reciproco, in base a chi comunica cosa;
2. identifichi le parti con dati completi, compresi i poteri di firma di chi sottoscrive per una società;
3. definisca le informazioni riservate in modo adatto al proprio caso, non generico;
4. contenga le esclusioni e lo scopo per cui le informazioni possono essere usate;
5. distingua la durata del rapporto da quella dell'obbligo di riservatezza;
6. preveda una penale ragionata, con l'eventuale clausola sul danno ulteriore;
7. indichi legge applicabile e foro competente, soprattutto se una parte è estera.

Se il modello arriva dalla controparte, vale la pena leggere con attenzione anche le clausole che limitano la responsabilità di chi lo ha predisposto: nei contratti su moduli standard alcune pattuizioni richiedono una specifica approvazione per iscritto, come spiegato nella guida alle clausole vessatorie.

Domande frequenti

Cos'è un accordo di riservatezza? È il contratto con cui una o entrambe le parti si impegnano a non divulgare e a non usare per scopi diversi da quelli concordati le informazioni ricevute dall'altra. In inglese si chiama NDA, non-disclosure agreement.

Quanto dura un accordo di riservatezza? La durata la stabiliscono le parti. Conviene distinguere il periodo in cui le informazioni vengono scambiate dalla durata dell'obbligo di riservatezza, che di solito prosegue per un tempo definito dopo la fine del rapporto.

La penale di un NDA può essere ridotta dal giudice? Sì: il codice civile consente al giudice di ridurre equamente la penale se è manifestamente eccessiva o se l'obbligazione è stata eseguita in parte, tenendo conto dell'interesse del creditore all'adempimento.

Basta scaricare un fac simile di accordo di riservatezza? Un fac simile è un punto di partenza utile per la struttura, ma va adattato alle informazioni da proteggere, allo scopo della collaborazione e alle parti coinvolte. Per i casi rilevanti conviene farlo rivedere dal proprio consulente.

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