Gestione fornitori: contratti, scadenze e performance

La gestione fornitori è l'insieme delle attività con cui un'azienda governa i rapporti con chi le vende beni e servizi: non solo chi sono i fornitori, ma con quali contratti ci si lavora, quando quei contratti scadono e come i fornitori stanno rispettando gli impegni. Molte PMI si fermano all'anagrafica del gestionale, che basta per emettere ordini e pagare fatture ma non per decidere. In questo articolo vediamo cosa significa gestire i fornitori oltre l'anagrafica, come si collega alla gestione degli acquisti e quali informazioni tenere sotto controllo.

Gestione fornitori: perché l'anagrafica non basta

L'anagrafica fornitori risponde a domande amministrative: ragione sociale, partita IVA, coordinate bancarie, condizioni di pagamento. Sono dati indispensabili, ma descrivono il fornitore come un soggetto da pagare, non come un rapporto da governare.

Le domande che contano per chi decide sono altre:

• con questo fornitore, quali contratti sono in essere e a quali condizioni?
• quando scadono, e quali si rinnovano da soli se nessuno interviene?
• il fornitore sta rispettando tempi, qualità e livelli di servizio pattuiti?
• quanto dipendiamo da lui, e cosa succede se smette di fornire?

Se le risposte stanno in posti diversi (il contratto firmato in una cartella condivisa, le scadenze in un foglio di calcolo, le contestazioni nelle email di chi ha seguito la fornitura), ognuna richiede una ricerca e nessuna è affidabile nel momento in cui serve. Gestire i fornitori significa portare queste informazioni nello stesso posto e collegarle al fornitore a cui si riferiscono.

Le fasi del rapporto con un fornitore

Un rapporto di fornitura ha una vita, e ogni fase produce informazioni che servono a quella successiva.

1. Selezione e qualifica. Si verifica che il fornitore abbia i requisiti per la categoria di acquisto. È il tema della qualifica fornitori: criteri, documenti, soglie di esito.
2. Contrattualizzazione. Si fissano le condizioni: oggetto, prezzi, tempi, livelli di servizio, penali, durata, rinnovo e recesso. Per le forniture continuative il riferimento è il contratto di fornitura, spesso inserito in un accordo quadro.
3. Esecuzione. Il fornitore consegna o eroga il servizio; l'azienda ordina, riceve, controlla e paga.
4. Controllo delle prestazioni. Si confronta quello che succede con quello che il contratto prevede.
5. Rinnovo o chiusura. A scadenza si decide se rinnovare, rinegoziare o cambiare fornitore.

Il punto debole è quasi sempre il passaggio tra le fasi: la qualifica non parla con il contratto, il contratto non parla con chi controlla le consegne, e la decisione di rinnovo arriva quando il rinnovo è già avvenuto.

Contratti fornitori: il cuore della gestione

Il contratto è il documento che trasforma un fornitore in un rapporto con regole. Per ogni contratto con un fornitore conviene avere sempre a portata di mano un nucleo di informazioni:

• parti e oggetto, con il riferimento al fornitore in anagrafica;
• durata, data di decorrenza e data di scadenza;
• meccanismo di rinnovo: rinnovo espresso, rinnovo tacito o nessun rinnovo, e il termine entro cui comunicare la disdetta;
• condizioni economiche: prezzi, eventuali revisioni, condizioni di pagamento;
• obblighi di servizio: tempi, livelli di servizio, penali, garanzie;
• clausole di uscita: recesso, risoluzione, obblighi alla cessazione.

Queste informazioni stanno nel testo del contratto, ma estrarle a ogni domanda è lavoro ripetuto. Riportarle una volta in forma strutturata, collegate al fornitore, permette di rispondere in pochi secondi a domande come «quali contratti con questo fornitore si rinnovano nei prossimi mesi» o «quali fornitori hanno penali previste per i ritardi».

Scadenze: dove la gestione fornitori si rompe

La maggior parte dei problemi nella gestione dei fornitori ha una data. Un contratto si rinnova in automatico perché la finestra di disdetta è passata senza che nessuno se ne accorgesse. Un prezzo resta quello vecchio perché la clausola di revisione non è stata esercitata. Un documento del fornitore scade e la qualifica continua a risultare valida.

Le scadenze da presidiare non sono solo quella finale del contratto:

• il termine di disdetta, che cade prima della scadenza e che è quello che decide davvero;
• le date di revisione dei prezzi o delle condizioni;
• la scadenza dei documenti del fornitore richiesti dalla qualifica;
• le verifiche periodiche concordate, come incontri di revisione o rendicontazioni.

Per ciascuna serve un responsabile e un avviso con anticipo sufficiente a decidere, non a prendere atto. È la logica dello scadenzario contratti applicata ai fornitori: la data in sé conta meno del tempo che lascia per agire.

Performance: misurare il fornitore contro il contratto

Valutare un fornitore «a sensazione» porta a decisioni difficili da difendere, in un senso o nell'altro. Il controllo delle prestazioni funziona quando gli indicatori discendono da quello che il contratto prevede.

Gli indicatori più comuni si ricavano da dati che l'azienda già produce:

• puntualità rispetto ai tempi concordati;
• qualità: non conformità, resi, interventi da ripetere;
• aderenza alle condizioni: prezzi fatturati coerenti con quelli pattuiti, livelli di servizio rispettati;
• reattività: tempi di risposta e gestione dei problemi.

Due accorgimenti rendono questi dati utili. Il primo è registrarli in modo datato e collegato al contratto: una contestazione annotata e riferita a una clausola sostiene una richiesta di penale o una rinegoziazione molto meglio di un ricordo. Il secondo è guardarli prima delle decisioni di rinnovo, non dopo: un fornitore con prestazioni in calo è il caso tipico in cui conviene disdire o rinegoziare entro il termine.

Gestione acquisti aziendali e gestione fornitori: come si collegano

La gestione acquisti aziendali riguarda il singolo acquisto: nasce un fabbisogno, si fa una richiesta, la si approva, si emette l'ordine, si riceve la merce o il servizio, si controlla la fattura e si paga. La gestione fornitori riguarda invece il rapporto che sta dietro a molti acquisti. Sono due livelli dello stesso processo, e funzionano bene solo se si parlano.

In pratica, il collegamento passa da alcuni controlli semplici al momento dell'ordine:

• l'ordine fa riferimento a un contratto attivo, e ne rispetta prezzi e condizioni?
• il fornitore risulta qualificato per quella categoria, o è sospeso?
• l'acquisto rientra nei limiti del contratto, per importo o per durata?

Senza questo collegamento si creano gli acquisti fuori contratto: ordini fatti a condizioni peggiori di quelle già negoziate, o a fornitori che l'azienda aveva deciso di non usare più. Di solito non nascono da cattiva volontà, ma dalla difficoltà di trovare il contratto giusto nel momento in cui si ordina.

Da dove cominciare in una PMI

Non serve un progetto lungo per migliorare la gestione dei fornitori. Un percorso ragionevole procede per passi:

1. Censire i fornitori che contano: quelli con contratti continuativi, quelli critici per l'attività e quelli con la spesa più alta.
2. Raccogliere i contratti in essere con quei fornitori, in un unico archivio, e associarli al fornitore.
3. Estrarre le scadenze di ciascun contratto, a partire dal termine di disdetta, e assegnare un responsabile.
4. Definire pochi indicatori di prestazione per i fornitori critici e iniziare a registrarli.
5. Fissare un momento di revisione prima di ogni scadenza, in cui scadenze e prestazioni si guardano insieme.

Per le decisioni con conseguenze legali, come l'esercizio di un recesso o la contestazione di un inadempimento, è comunque opportuno confrontarsi con il proprio consulente.

Domande frequenti

Cosa si intende per gestione fornitori? È l'insieme delle attività con cui un'azienda governa i rapporti con i propri fornitori lungo tutta la loro durata: scelta e qualifica, contratti, scadenze, controllo delle prestazioni, rinnovi e chiusura.

Che differenza c'è tra gestione fornitori e gestione acquisti aziendali? La gestione acquisti riguarda il singolo acquisto: fabbisogno, richiesta, ordine, ricevimento, fattura. La gestione fornitori riguarda il rapporto che sta dietro a molti acquisti: condizioni, contratti, prestazioni e rischi nel tempo.

Basta un'anagrafica fornitori nel gestionale? L'anagrafica serve per ordinare e pagare, ma non dice quali contratti sono attivi, quando scadono, se si rinnovano da soli e come sta lavorando il fornitore. Per questo va collegata ai contratti e ai dati sulle prestazioni.

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